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今まで使っていたBluetoothのハンズフリーが壊れてしまったので新しいのを買い換えました。運転することが多い私にとって、悩みの種なのが携帯電話。運転中に話すことはいけないことと重々承知しているのですが、急ぎの電話の時に、つい取ってしまって・・・・というわけで過去に2度切符も切られてます(^_^;)ハンズフリーも何台も試したのですが、聞こえづらかったり、マイクがうまくこちらの声を拾ってくれなかったりで、なかなかいいのがありませんでした。ですが、昨年秋からBluetoothのハンズフリーを試しに使ってみたら、これはいい!相手の声もよく聞こえるし、こちらの声もよく伝わっているみたいです。値段は、普通のハンズフリーより3倍以上しますが、これだけ聞こえればコストパフォーマンスは十分。切符を切られて反則金を支払うことや、事故の危険性を考えれば安いものです。しかし1000円程度に値段が下がれば、もっと普及すると思うのですが。
2011年01月05日
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年末は、テレビ東京(こちらではTVQ)の東急ジルベスターコンサートを見ながらの年越しでした。演奏の終了と新年の0時00分をピタッと合わせるというこのコンサート。1分前から画面には時計のアニメが出て、秒針が秒を刻んでいくので、他人事ながら少しハラハラしながら見ていましたが、見事に終わりをピタッと合わせる様は、まさに芸術的でした。カウントダウンの曲はマーラーの「復活」でしたが、他の曲も新年らしくにぎやかな曲で、こういうコンサートを年越しで見られる東京の人は羨ましいですね。それにしても、テレビ東京のアナウンサーは、他の民法の局アナと違って、日本語の使い方もアクセントもきれいなので、いつも感心します。他の民放局のアナウンサーは、時々若者が使うような妙なアクセントを平気で使ったりしてますからね。
2011年01月01日
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昨日のこと。お客様にお渡しする菓子折を、市内のとある有名洋菓子店で買いました。短冊熨斗をつけてもらったのですが、いざお客様にその菓子折をお渡しするときに、ハッと気付きました。「包装紙の合わせ目側に熨斗が貼られている!」包装紙の合わせ目は、どう考えたって下側(裏側)になるはず。そちら側に熨斗が貼られていると言うことは、下側を上にして先方にお渡しすることに。一瞬迷ったのですが、まさか熨斗を下側にすることもできないので、そのままお渡ししました。しかしどうにも分からない。有名菓子店ともあろうところが、まさか表裏を間違えて熨斗を貼るわけもないだろうし。ひょっとしてこれが正式?そこで電話をかけて尋ねてみると、表に熨斗を貼ると包装紙を取る際に菓子折をひっくり返さないといけないので、そうすると菓子折の中身が乱れてしまう可能性があるから、という回答でした。なるほど!そういう気配りが!さすが有名店ならではの配慮、と感心しました。でも、それは言われてみないと分からない。ましてや事前に伝えてもらわないと、先方にしてみれば、裏返して渡されて失礼、と思うかも知れないし。気配りは、相手が押しつけがましく感じないことがスマートでカッコイイのは間違いないことでしょうけど、勘違いと紙一重の部分もあるので、難しい面もあります。しかし、マナーと気配りは、相手の気持ちを思いやることが一番の基本でえすから、勘違いされそうだと事前に察知することも、気配りとマナーの一つでしょうね。
2010年01月30日
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日経新聞の毎週土曜日、本紙と共に届くのが「日経PLUS1」。ここには、ビジネスで非常に役立つ記事がいつも満載で、私はお客さんへ出す封筒の裏面を使って、ここの記事を抜粋していくつか印刷しています、。4月11日のトップ記事は「食事のこんな場面、どうする?」。食事の際のマナーについてのアンケート結果が掲載してあります。一番誤解が多いのが「ライスをフォークで食べるときは?」。1030人中384人が「背側にのせる」との回答。正しいのは「すくうように使うのがマナー」。これは私も常々疑問に思ってました。第一食べにくいだろう、と。記事には、見た目も美しくないと書いてあります。次に誤解が多いのが、大皿料理を取り分け用の箸がないときどうするか?42%が「箸の持ち手側でつかむ」と答えたそうですが、これも「取り箸を頼む」のが最善とのこと。理由は、手に触れた部分でつかむのは不衛生だし、両側が汚れ見た目に美しくないから。その他にもいろいろ書いてあるのですが、勝手な思い込みで「これがマナー」と信じられていることがいかに多いか、よく分かります。記事の最後には「マナーは、相手に失礼なく、楽しい時間を過ごすためにある」と書いてあるように、意味不明な作法は本来なくて、マナーとはお互いが不快な思いをしないための合理的なルールなのです。こういった誤解が蔓延しているのは、世間に出ているマナー本の多くが「恥をかかないため」を意図して書かれているのが最大の理由でしょうね。マナー本は、慶弔ごとが発生したときに、本屋で一冊買うことが多いでしょうけど、私の経験から言うと、買うより図書館で2、3冊借りてきて読んだ方が、正しいマナーを理解できますし、安くもつきますので、そちらの方が絶対いいと思います。
2009年04月12日
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自宅に帰ってみると次回の秘書検定2次試験の案内が来てました。そういえば前回、去年の夏に受けて2次試験不合格になった分の再受験の申込を忘れて、12月にどうしても2次試験を受けるために、1次試験から再度受けたのでした。で、今回は来たのはその夏に受けた分の、再度の受験案内。1次試験免除の人の受験申込は、ふつうに1次試験から受ける人の申込に、なぜか先行して行われるためです。ところで2月1日に受けたサービス接遇検定2次試験は、やっぱり不合格でした。次回のリベンジは今年の夏。これも受験申込がまもなく始まります。福岡は9月6日ですね。まるまる半年先。時間はたっぷりあるので、次回こそはリベンジしたいものです。1次試験免除の特典も次回で切れますので。
2009年03月17日
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半月ほど前の話しになってしまうのですが、2月1日にサービス接遇検定の1級2次試験(面接)があり、これを受験して来ました。去年の夏にも受験して2次試験で失敗。不合格となったので、今回が2度目のチャレンジです。結果は・・・・失敗!合否の通知はまだなのですが、たぶん不合格。今回は受験対策用のDVDも見て、準備万端のつもりだったのですが。しかし、実は私は大きな勘違いをしていたことに、後で気付きました。1級2次試験の合格基準は(1)「愛想ある態度(雰囲気)が,普通を超えている」 ・親近感がある。 ・愛嬌が感じられる。 ・顔の表情が柔らかい。 ・言い方(話し方)が柔らかい。 ・腰が低い。 (2)「1級合格者として,サービスの場に適応するサービス技能である」 ・即応力がある ・表現力がある ・説得力がある となっているのですが、これを私は「総合的に感じのいい応対」と捉えて、それができたら合格と思っていました。実際のところ、受験対策用のDVDを見ると、模範となる応対は、こんな応対かえって変だよ、と言いたくなるくらいオーバーなものでしたから、それを自分なりにアレンジすればいいと思っていました。ところが、試験後の講評を伺っていると、まさにDVDのオーバーな応対、言ってみれば、飲食店によくいる声の大きな愛想のいい店員、最近はあまりみかけなくなった店に入るとすぐ声をかけてくるような多少うざったい店員、ああいう応対が求められていたのでした!そう言えば、2次試験での最初の課題「電話応対」の舞台はペットショップかホームセンターですし、ロールプレイングの舞台もデパートか洋品店。どちらも非常に庶民的なショップです。私は、そういうのではなく、もっと高級なショップ、店員はお客さんに付かず離れずで応対し、お客さんも店員を気にすることなく品物を選べるような、そんな店員のイメージを持って受験したのですが、講評を受けている途中にそうじゃなかったんだ!と分かったのですが後の祭り。完全に私の思い違いでした。この試験を受ける人は、こういった点に留意して受験すればいいと思います。もっとも全国で800人しか受験しないマイナーな試験ですが。仕方がないので、もう1回リベンジする予定。試験の主旨が分かったので次回は大丈夫でしょう。でも次回の試験は、予定では福岡は9月4日。ずいぶん先でモチベーションを維持するのに苦労しそうです。
2009年02月15日
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とうとう、と言うかついに福岡でもMKタクシーが開業しましたね!去年の夏、MKタクシーの本社で社員研修を体験した私としては非常に嬉しい福岡営業所スタートです。実は1月30日から開業ということを私は全然知りませんでした。たまたま、31日に用事で那の津の競艇場の近くを車で走っていると、どこかで聞いたような朝礼での唱和の声が。これはひょっとして、と思ってその近くに行ってみると、やっぱり!あのハートマークを付けた黒塗りのタクシーがずらりと並んだ社屋があって、その前で運転手さん達が朝礼(研修?)を行っていました。そうか、ここが福岡MKタクシーの営業所か、と感動しました(大げさでなく)。私が不思議で仕方がないのは、タクシーというのは接客業でありながら、運転手は制服を着ていない人が多いし、着ていてもネクタイを緩めていたり、上着を着ずにチョッキだけだったり、車に乗り込んでも「いらっしゃいませ」も「こんにちは」の挨拶もない、こんな接客業、他ではあり得ない、ということでした。そのせいか、たとえば飲食店であったら、味は普通でも接客態度が良くてまた来たいという店はいくつもあるのに、また乗りたいというタクシーにはほとんどお目にかかりません。それでいて、客が乗らない、不況だ、タクシーの台数が多すぎる、というタクシー業界の声がマスコミに出るのですが、どう考えたって発想が逆じゃないかと思ってしまいます。そんな中にあっての、ただでさえ普通より安く、しかも接客マナーがずば抜けているMKタクシーの参入ですから、ぜひともタクシー業界を活性化させる呼び水になって欲しいですね。
2009年02月03日
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結婚式の招待状の返事。これには句読点を付けない。それがマナー。こう書いてあるマナー本が結構ありますし、ネットで検索してもたくさん出てきます。これは「区切りを付ける」という意味合いから句読点を使わないようになっているのですが、しかし私はそこまで枝葉末節にこだわるのはどうかな、と思います。こういう枝葉末節にこだわっている本に限って、「御出席、御欠席」の「御」を消す際は「寿」の字を使うと良い、などと書いてあったりするのですが、文字を消すのに全部「寿」を使った返信ハガキというのはお世辞にも見た目が美しいとは言えません。「寿」の字を使って消すのは「二重線」で消すより気持ちが伝わるから、と「寿」推奨派のマナー本やマナーサイトには書いてありますが、そもそも二重線で消すのではなく、実は一本線で消すのが好ましい、ということにほとんどの著者もサイトの制作者も気付いていません。つまり、ほとんどのマナー本、マナーのサイトに書かれていることの根拠は実は薄弱で、作者の好みだけで判断されて書かれているのが実態のようです。ですからマナー本やマナーのサイトに「こうするのが正しい」と書いてあったとしても、その根拠が書いてないものは、まず眉唾物、正式なものでは決してない、と思って間違いないと思います。重箱の隅をつつくようにこまかい部分にこだわって「それが正式なマナー」と決めつける姿勢こそ、マナーを形だけの心がこもらない、面倒くさいものにしてしまっている最大の要因で、この結婚式の招待状などはその典型的な例ではないでしょうか。
2009年01月19日
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「松の葉」という表書きがあります。松の葉に隠れてしまうほどのわずかなものですが、という意味で使いますが、あまり見かけることはありません。同じような意味合いで「寸志」というのがありますが、寸志は通常目上の人から目下の人に贈るときに使う言葉なので、逆のケースでは適当な表書きが思い浮かばず苦労することがあるのですが、この「松の葉」はそういったケースでも使えますから、憶えておくと非常に便利だと思います。また、相手に対する謙遜の心もこもっていて美しい日本語だと思います。「松の葉」という表書きがもっと一般的になればいいのに、と思うのですが。
2009年01月15日
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(9)シミュレーションを何回も秘書検定1級面接試験合格への最後の決め手はシミュレーション、つまりイメージトレーニングだと思います。要は、面接試験を自宅で再現してみるということです。以前から書いていますDVDでは、当日の試験の流れを忠実に再現していますから、これを参考にして、まず課題を5分間で憶える、それから部屋に入る、受験番号と名前を述べる、イスに座る、イスから立つ、報告を行う、応対を行う、部屋から退出する、という試験とまったく流れを自宅でやってみます。当然、試験の緊張感もそのままに、服も当日着ていく服を着用して。報告の途中で間違ったりつかえたりしたら「失礼しました」とやり直しを行います。間違っても「失敗した!」などと独り言を言ってそこで終わったりしないように。すでにご存じとは思いますが、面接試験は、ドアの開け閉めを含めて部屋へ入るところから退出するまで、すべてが採点の対象となります。ですので、試験と同じような緊張感を持って行うのが肝心です。ただ、応対は相手がいないので多少やりにくいと思いますが、それでも相手がどう言うかを想像しながら、なるべく本番に近い形で行ってみます。このシミュレーションのいいところは、自分の弱点が分かるところです。歩き方やドアの開け閉めなど、思いもかけないところができていなかったりします。さらに、このシミュレーションを行うと、本番ではあまり緊張しなくて済みます。私が12月に受けたときは、20回くらいこの練習をしました。それでも、いざ課題を憶える5分間が始まるとカーッと頭に血が上って緊張して慌ててしまったのですが、それでもなんとか合格できたのは、シミュレーションを重ねていたことで体が覚えていたからだと思います。また、秘書検定を受けて分かったことですが、実務の場と違う部分がどうしてもあるということです。しかしそれは、検定試験という性格上、合否を判定する一定の基準を設けないといけないわけですから、仕方がないことです。むしろ、秘書検定1級は「普通以上の接遇、マナー」と謳っていても、ビジネスの場では逆に最低限これだけは必要、というレベルのものだと思いますので、後は自分なりに接遇、マナーを研究し、ブラッシュアップしていくのが、自分の付加価値を高める一番の方法なのでしょうね。
2009年01月03日
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(7)男性の座り方、立ち方私が2次試験・面接を受験した際、一番困ったのがイスへの座り方と立ち方でした。テキストやDVDには、女性の座り方、立ち方は出てきても、男性についてはまったく出てこないからです。そこで一人で鏡を見ながらいろいろやってみたのですが、結果として女性の場合とほぼ同じでいいのでは?という結論になりました。すなわち、イスに座っているときは、膝をそろえ手は軽く握るか、指を揃えて軽く伸ばした状態できちんと腿の上に置く、立つときは片方の足を少し引いてから立ち上がる、という動作です。マナー本の中には、男性はイスに座ったときは足を少し開いて座る、と書いてあるものもありますが、実際にやってみると、足を開いて座る姿勢は、よほど自分が美しく見える姿勢を知っておかないと、横柄な態度に見えてしまう可能性が高いように思います。逆に、足を揃えて座った姿勢は、鏡で見てみるとそんなにおかしな姿勢ではなく、背筋さえピンと伸ばしておけば、男性であってもかえってキチンとした印象に見えるのです。また、立ち上がるときも、女性の場合と同様に、片方の足を軽く引いて立ち上がると、上体の姿勢があまり崩れずにスッと美しく立てます。このときも、座っているときに足を揃えていた方が、片方の足を引いて立ち上がるという動作がスムーズにできるのです。そうではなく足を開いて座っていると、立ち上がるとき多少「よっこいしょ」と見えてしまうのです、私が年なのかも知れませんが(^^;)。ですので、座っている姿勢、立ち上がるときの動作は、男性であっても女性とほぼ同じでいいと思います。あとは鏡を見ながら、自分がよりスムーズに美しく見える姿勢、動作というのを見つけるように研究するといいでしょうね。(8)独学者はDVDをぜひ!受験者の方には、専門校に行ったりセミナーを受けたりして専門家の指導を受けるのではなく、まったく独学の方も多いはずです。私もそうでした。そういった方の場合、2次試験に関してはDVDは必見の教材です。DVDの内容を忠実に面接試験の場で行うことができれば、よほどのことがない限り合格できるはずです。逆に、独学でしかもDVDを見ることもなく合格されるような方がいらっしゃるとしたら、そうとう実務の場で経験を積まれているような方しか考えられません。そのようなかたは、そもそも秘書検定を受ける必要性すらない方でしょう。それほど、DVDには合格のエッセンスが詰まっています。採点の基準である「態度」「振る舞い」「言葉遣い」「話し方の調子」「物腰」「しぐさ」について、一つ一つ詳細な説明や解説は出てきませんが、DVDの中の模範例モデルを何回も見ていると、自然と合否の分かれ目、ポイントが分かってきます。特に、良くない例が出てくる場面では、どこが良くないのかを必ず研究することです。模範例のモデルは二人出てきて、それぞれ微妙に違いますから、自分がどちらのタイプか、それとも両方を合わせたタイプなのかを決めて、それから、それぞれどのように「報告」と「応対」を行えばいいのかを研究するといいと思います。これが1万円もするような価格であったらやはり抵抗があるでしょうけど、2500円以下というのは、かなりお買い得な値段と内容であることは間違いありません。独学の方はぜひご覧になってから受験するようにした方がいいと思います。
2009年01月02日
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(6)服装はどんなのがベスト?秘書検定に関する掲示板を見ていると、けっこう多い質問が「服装はどういったのがいいのか?」というものです。私としては服装は基本的にどんなものでもいいと考えています。第85回(昨年夏、私が不合格だった回)の秘書検定1級で、宗像の高校生が合格したと新聞記事に出ていました。このとき私が控え室で順番待ちをしているときに、高校の制服を着ている女性がいましたので、たぶんこの合格した高校生であったのだろうと思います。ですから学生であれば、制服でも全然問題なかったわけですし、当然大学生であればリクルートスーツで全然問題ないわけです。そしてビジネスマンであれば会社の制服でも、要はビジネスに相応しい服装でありさえすれば、そのこと自体は採点になんの影響もないと思います。ただ、採点の基準として「態度、物腰、しぐさ」といった雰囲気的なものがありますので、ビジネスマンとしてのマナー・接遇に「普通以上」のものを求められる秘書検定1級においては、いかにもそういったことができる人という「雰囲気」を醸し出す服装であった方が有利、ということは言えるのではないかと思います。ですので、例えば男性のビジネスマンであれば、ビジネスの場でスーツを着るのは当たり前ですが、通常のビジネスの場であれば、ジャケットのボタンをとめないことも多いでしょうし、スーツが多少くたびれていても問題ないでしょうし、ネクタイがゆがんでいてもそのこと自体はビジネスに支障を生じるものではないので許されることであるでしょうけど、1級検定の場では、ジャケットのボタンはキチッとしめるのが「当たり前」ですし、スーツもビシッと体にフィットしスタイルをできる限り良く見せるものの方がいいですし、ネクタイが曲がっているのは言語道断、ワイシャツの第一ボタンはしっかり隠れているか、結び目は美しく見えるか、といったことだけでなく、靴はちゃんと磨かれているか、髭は?髪のセットは?といった点にも注意を払って、いかにも自分は普通以上のビジネスマンであるように見せる必要は絶対あると思います。それが「態度、物腰、しぐさ」といった採点のもとになる「印象」をアップさせることにつながると思います。女性の服装に関しては、私はよく分からないので言及することは避けますが、やはり男性と同様、ビジネスの場に相応しい服装であること、自分の見た目の印象をアップさせることにつながる服装を心がけること、という点は、押さえておくべきポイントであることに変わりはないと思います。また、もう一つアドバイスとして徽章、つまりバッジ、社章をスーツに着けることをお勧めします。男性のサラリーマンでしたら、社章を着けることは日常行っていると思いますが、スーツに徽章を付けると、不思議とビジネスの場にいるという雰囲気が自然と出てきますし、たぶん女性がスーツを着用した場合も同じではないかと思います。私もスーツを着てイメージトレーニングをしているときに、今イチ印象の面で物足りないな~と感じたので、試しに徽章(私は行政書士ですので行政書士のバッジ)を着けてみたところ、急に(自分で言うのもなんですが(^_^;))できるビジネスマン的に雰囲気がガラッと変わったのに驚いたほどです。
2009年01月01日
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(5)「応対」でのポイントと対策「報告」の次は「応対」になりますが、「応対」もあくまで採点の基準は「態度」「振る舞い」「言葉遣い」「話し方の調子」「物腰」「しぐさ」であるため、課題は憶えにくいような難しい内容ではなく、例えば上司の名前は山田、鈴木、田中といった憶えやすい名前になっています。そして「応対」での、受験者の対応方法は次の三つしかありません。1 待ってもらう2 出直してもらう3 代理の者が応対するですので、事前の練習では、この三つを練習しておけばいいことになります。ただ、上司の状況によって話す内容は違ってきますので、課題を憶える5分間で、「上司の名前」「上司が応対できない状況」だけはしっかり把握しておく必要があります。逆に言うと、この二つだけを把握しておけばなんとかなるということです。そのためには、ぜひ課題を憶える際にメモを取ることをお勧めします。課題を憶える際はメモを取っても良い、となっていますが、これは裏の意図として「メモを取った方がいいですよ」と言っているのと同じです。5分間という時間は非常に短く、メモを取っていたらあっと言う間に過ぎてしまうので憶えることに集中した方がいい、考えるかもしれませんが、実はメモを取った方が頭に入りやすいのは間違いありません。確かにメモをしっかり取っていたら全然時間は足りなくなります。そこでポイントだけをごくごく短く書きとめることになりますが、課題の内容のタイトル(これは報告の際にそのまま「○○についてご報告したいことがありますが、ただいまお時間よろしいでしょうか?」と使えます)、上司の名前、上司が応対できない状況、はメモを取るだけで憶えてしまいます。また、昨日書きました新聞記事を課題として報告する練習の際も、5分間でメモを取りながら憶えるようにすると、短い時間でメモを取るコツも分かってきますし、5分間でメモを取り、なおかつ報告をシミュレーションすることもできるようになります。その他で「応対」での重要ポイントとして、前傾姿勢、ハッキリ相手を見て話す、という点は「報告」とまったく同じです。また、来客に待ってもらうにしろ、出直してきてもらうにしろ、代理の者が応対するにしろ、上司が応対できないのには変わりないので、「申し訳ありません」と最初に必ず謝ることだけは忘れてはいけません。そしてそのときの姿勢は「会釈」ではなく「最敬礼」の姿勢になります。ただこのときも、腰から背中、後頭部にかけてのラインはまっすぐであった方が美しい姿勢になりますので、できれば「申し訳ありません」と言いながらお辞儀をするのではなく、言ってからお辞儀をした方が姿勢に気を配る余裕ができるように思います。
2008年12月31日
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(4)「報告」をうまくこなすコツ2次試験を初めて受けるときに一番難しそうに思えるのが「報告」です。約250字の課題文章を、5分間で報告できるように憶えてしまわないといけないというのは、けっこうプレッシャーがかります。しかも、この5分間には「報告」の課題文章と、その後の「応対」の課題文章を憶える時間も含まれていますから、実質的に「報告」の課題文章を憶える時間は4分程度になってしまいます。しかし、実は「報告」を行う際に、報告する内容が少し課題文章と違っていたり、はしょったり、多少自分で作り替えたりしても、採点にはほとんど影響はないと思われます。それが証拠に、テキストには、採点の基準はあくまで「態度」「振る舞い」「言葉遣い」「話し方の調子」「物腰」「しぐさ」「身なり」である、と書いてあります。文章の記憶力やいかに正確に話せるか、ということはどこにも書いてないのです。ですから、文章を全部憶えよう、正確に話そう、ということに気持ちがいってしまい、態度や言葉遣いにまで気を配れなかったらかえって逆効果、いくら文章の内容を正確に話せたとしても、全然意味がないことになってしまいます。というより、採点する側は実はこの点を狙っているのではないか、と私は思っています。つまり、どんな状況であっても、きちんとした話し方や振る舞いができるかどうか、という点が狙いなのではないかと思います。そこでこの「報告」への対策ですが、まず報告の際の前傾姿勢、ハッキリとした話し方、がある程度身に付く、自然にできるようになるまで、昨日書きました五十音を報告する練習を繰り返します。万が一課題文章を忘れてパニックっても、それが態度や振る舞い、言葉遣いにまで影響しないようにするためです。それから課題文章を憶えて報告する練習に入りますが、問題集やテキストには1次試験の問題はたくさん掲載されていても、2次試験の課題はわずかしか載っていないことがほとんどで、練習するには完全な量不足です。そこで、私がお勧めするのは、新聞で250字から300字程度の短い記事を、課題文章として憶えて報告する練習です。新聞記事は試験での課題文章より詳細に書いてあって、まとめるには難しいことが多く、しかも2、3日前の新聞まで使うと、実にたくさんの練習課題ができますから、量をこなすことで実戦的な練習ができます。そして実際にやってみると分かるのですが、この練習をした後で課題文章の過去問に取り組んでみると、やさしく感じるようになるのです。やさしく感じられれば、気持ちに余裕ができ、報告するときの言葉遣いや振る舞いまで気を配ることができるようになります。昨日書きました五十音を報告して姿勢や言葉使いをチェックする練習、そして今日の新聞記事を使って課題文章を憶えて報告する練習、はどちらも私には非常に効果的でした。ぜひ試してみてください。
2008年12月30日
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秘書検定1級の1次試験(筆記)は、全国一斉に同じ日に行われますが、2次試験(面接)は、試験会場ごとに試験日が違います。そのため、私はすでに12月7日に宮崎で受験し合格しましたが、九州以外の会場では、これから2次試験が行われるところもあります。そこで、私の2回の受験歴(1回目今年の夏→1次合格、2次不合格、2回目今年の秋→1次2次とも合格)でわかった秘書検定1級2次試験に合格するポイントを、年末年始のこの1週間で書いていきたいと思います。これから受験する方の参考になれば幸いです。(1)最重要ポイントが試験の前に説明されます。一度でも面接を受けた方なら分かると思いますが、当日、面接試験の点呼の際に、試験の重要ポイントの説明があります。それは「前傾姿勢」と「明るくハッキリ」ということです。試験の前にわざわざ説明があるくらいですから、この2点が最重要ポイントであることは間違いありません。逆に言うと、この2点がNGだったら不合格になるということです。(2)前傾姿勢は必ずまず前傾姿勢から説明しますと、報告、応対の際は前傾姿勢で必ず話す必要があります。この場合の前傾姿勢というのは、3つある「お辞儀」のうち、会釈の姿勢になります。そしてここで重要なのは、テキスト等にも書かれていますが、腰から曲げて背筋はまっすぐ伸ばすということです。日常の会釈は、頭から下げて背中が丸くなりがちですが、正しい会釈は腰から背中、後頭部の線が一直線になります。これは鏡で横から見てみるか、誰かに見てもらうのが一番ですが、それができない場合の練習方法のポイントは・会釈した際、自分の足下を見るのではなく、相手の足下を見るようにする。・正しい会釈姿勢の場合は、頭を下げた状態で体を止めるとひざ裏の筋肉が緊張する。の2点です。この2点を意識して、背中が丸くなっていないか注意してください。次に前傾姿勢の際の手の組み方ですが、片方を握り拳にしてもう片方の手でその手首をつかむのは間違った手の組み方になります。正確には手のひらを伸ばしたまま、親指と親指を組むようにして、手を重ねて自分の体の前に置くという姿勢になります。これは女性も男性も同じです。(3)明るくハッキリと「報告」の際は、前傾姿勢と同時に「明るくハッキリ」と話すことも重要になります。この際のポイントは、ゆっくりハッキリ話すこと、そして相手の目を見て話すことの2点です。しかし、つっかえたり、ど忘れしたりして、憶えた報告文を思い出すことに意識がいってしまい、話し方の注意を忘れてしまうことがあります。特に男性の場合は「え~」や「ん~」などとつい言ってしまいがちになるのですが(私は1回目の受験の時にコレをやってしまいました)、これはもちろんNGです。こういった失敗をしないためには、ゆっくりハッキリ相手の目を見て話す、ということを何度も練習して体に覚え込ませておくしか方法がありません。そのために私がやったことは、簡単で決して忘れない報告文を作って、これを報告する練習を何度も重ねる練習です。この練習のために私が作った報告文は五十音を報告するというもので、・「あいうえおの次はかきくけこになります。かきくけこの次はさしすせそ、さしすせその次はたちつてと、たちつてとの次は・・・・・・最後はを、んで終わりになります。以上でございます。何か私のご報告でご不明な点はありましたでしょうか?」という内容です。これなら忘れようにも忘れられないほど簡単なので、これを報告しながら姿勢や表情、話すスピード、滑舌をチェックする練習を鏡を見ながら何度も行いました。
2008年12月29日
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11月9日に筆記試験、今月7日に面接試験を受けた秘書検定1級。合格してました!良かった、宮崎まで受けに行った甲斐がありました。自分ではけっこう練習して行ったつもりだったのですが、本番では緊張して早口になってしまったので、これは厳しいかな~と思っていたのですが、どうやら大丈夫だったようです。「なぜ秘書検定を?」とたくさんの人に聞かれたのですが、接客・接遇のマナー、ビジネスのマナーを意識して学ぶ機会は、自営業ではなかなかないから、というのが動機です。サービス業ではこれらは常にブラッシュアップしておく必要がありますから。今回の試験でも、自分の接客がいかに自己流で、自己満足に過ぎないレベルであるのかを思い知らされました。特に1級では接客、接遇、マナーが「通常より秀でていること」が求められてて「普通にできること」レベルでは合格しないので、非常に勉強になります。実際、合格率も25%弱と、決して高くはありません。ですからサービス業の方は、ぜひ一度受験してみることをお勧めします。確かに「秘書検定」という名前のとおり、秘書という職業に求められる要素が試験の中には多々出てきますが、それ以外に普通にビジネスの場や接客・接遇の場で求められる要素も多く出てきますので、職種を問わず自分自身のビジネスのスキルアップに役立つと思います。
2008年12月21日
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私自身のマナーのスキルアップのために受験している秘書検定。今日は先週福岡で受験する予定が急な仕事のために受けられず、会場変更していただいた2次試験の日でした。今日の試験会場は宮崎。前回8月に初めて受けたときは、ほとんど受験対策もしないまま2次試験に臨んでボロボロだったので、今回はDVDも買ってイメージトレーニングも何度か積んで、せめて恥だけはかかないように、と臨みました。試験会場に到着して驚いたのですが、今回の1級2次試験の受験者は私も含めてたったの2人!しかももう一人の方は福岡の人で、先週は都合が悪かったので最初から今日の宮崎での受験を希望したとのこと。それなら地元宮崎の受験生はゼロということです。これは実にもったいない。「秘書検定」という名前が示すように、確かに秘書技能の向上を目的とした試験ではあるのですが、接客、接遇、ビジネスマナーを学んで実力を試す試験としては最適のものであると私は思います。しかも1級は、通常のビジネスマナーが「できる」という以上のレベル、普通でないレベルを求めているので、これはキチンと対策を練って勉強しないと、いくらビジネスの場数を踏んでいるといっても、簡単に受かるモノではないことだけは確かです。しかも受験対策の過程で学ぶことも非常に多い。記述試験の1次試験も、ビジネスで遭遇するケースでの対処法を、順序立てて論理的に書かされますので、これも非常に勉強になります。さて、今回の私自身の試験結果ですが、イメージトレーニングのおかげか、全般的に前回よりかはよくできたと思うのですが、2回目とはいえやっぱり緊張しまくり(^^;)。そのため全般的に早口になってしまい、しかも言葉遣いも適切な言葉を使うことができず、難しいかな~というのが正直なところです。審査員の方からもその点を指摘されました。やはり量稽古が物を言います。今回の試験で落ちても、来年の夏は1次試験免除で受けられるので、次回こそはもっと量稽古を積み、というか日常業務を稽古の場としてスキルアップして是非受かりたいものです。
2008年12月07日
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今日は秘書検定の2次試験(面接)、福岡会場での試験の日でした。今月の9日に受けた1次試験は予想通り合格。ただ問題は2次試験。8月の試験のときは2次で落ちて、接遇技術の未熟さを思い知らされました。やはり我流では限界がありますね。今回は受験番号がよりによってイの1番。一番最初に試験を受ける人になってしまいました。二人一組での受験なのですが、もう一人の実技を見て参考にするわけにもいきません。イの1番なので万が一寝坊でもして遅刻したらイカンと、気合いをいれて前夜は事務所泊。試験会場には10分前に到着。1級は、既に社会経験を積んでいるような仕事をしている人も受験するので、就職試験の面接とはまた違った独特の雰囲気があります。あと5分ほどで試験の説明が始まる、というところで急に携帯に仕事の連絡が。電話を取ると、どうしても私が行かなければいけないような状況になってしまいました。仕方なく、受付の方に事情を話して棄権しますと申し上げると「それでは順番を後方にずらしましょうか?」と言ってくださったのですが、試験が終わった後にも用事を入れていたので、順番をずらしてもらっても受けられるかどうかはビミョウ。秘書検定試験の特徴として、1次試験に合格して2次試験に不合格の場合は、次の試験とその次の試験では1次試験が免除され2次試験のみを受けることができるのですが、棄権した場合はこの特典はなし。次回も1次試験から受けないといけません。もったいないのですが仕方がない。それでもなんとかしたいと思って、東京の財団法人日本実務検定協会の本部に電話をかけて尋ねると、別の日に別会場で受験することも可能ですとのことでしたので、すぐその場で来週7日の宮崎会場での受験をお願いしました。なにせ今回の試験でパスしないと、次回の試験は来年の夏です。それはいくらなんでもあまりに先なので、来週の試験は必勝の態勢で臨みます。
2008年11月30日
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マナー本を読むのが趣味の私は、自分自身のマナーのスキルアップに役立てようと、夏に「サービス接遇検定」「ビジネス実務マナー検定」「秘書検定」と1級ばかり立て続けに受けて、どれも1次の筆記は合格したのですが、2次の実務で大苦戦。やっぱり、実技はふだんから心がけておかないと、付け焼き刃では無理ですね。そんななかで、唯一ビジネス実務マナーだけは、1次2次ともパスしてました。
2008年11月11日
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今日は行政書士試験の日でした。昼頃電車に乗ると、一目で行政書士試験用のテキストと分かる本を広げている人があちらこちらに。以前は試験監督員をやっていたこともあるのですが、最近は試験監督員の希望者が多いので、敢えてすることもないだろうと思い、申し込むことを4年ほど前からやめています。さて今回の合格率はどのくらいでしょうか?ちなみに私が合格したのは平成8年の試験。このときの合格率は6.1%でした。試験が終わったとき、合格でも不合格でもラインぎりぎりだろうなと感じたことを憶えています。私は、今日は秘書検定の1次試験。実は7月の試験ですでに1次は合格し(2次は不合格)、今回と次の試験まで1次はパスできるのですが、2次のみ受験する人の申込期間を忘れてしまって締め切りに間に合わず、次の試験まで待っていたら来年夏になってしまうので、あえて今回も1次試験を受けて、今回の試験で2次が受けられるようにしたのでした(もっとも1次に受かればの話しですが)。試験会場は南区大橋の純真女子大。やはりというか当たり前というか、受験生は圧倒的に女性、しかも若い女性ばかり。男性は私の他にはもう一人だけ。しかもなぜだか年齢も私とほぼ同じ。2回目の受験ですし、1次は前回すでに合格しているので、時間的にも余裕をもって、特に難しいとも感じず終了。合格ラインの60%はほぼ大丈夫だと思います。問題は2次の実技試験の方。こればかりは体に覚え込ませないと付け焼き刃では絶対無理なのは前回の試験で痛感してます。今月末までの3週間でしっかり練習して、体に覚え込ませないといけません。
2008年11月09日
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37歳で独立起業したときは、お客さんは私より年上の社長ばっかりだったのに、11年も経つと私より年下の社長の方が増えてきてしまいました。今日も昨日に引き続き、小倉へ風俗営業(と言ってもクラブ)の社長からの相談に行ってきました。今回の相談は辞めた従業員とのトラブル。詳しくは書けないのですが、どう考えたった理不尽な要求を平気な顔をして連発する元従業員。さらにその親まで加勢する始末の悪さに呆れてしまいました。いわゆる「モンスターペアレンツ」というヤツなんでしょうが、マスコミに出てくるモンスターペアレンツは、小学校や中学校の事例が多いのですが、今回の元従業員は20歳。この年齢で、理不尽な要求をしてくる本人も本人なのですが、それを諫めもせずに同調するどころか、増長させてしまう親の姿はまさにモンスターペアレンツの典型です。とはいうものの、モンスターペアレンツの類は、私が新聞店に勤務していた頃からありました。やはり今回のケースと同じで、理不尽・非常識な子供の主張を諫めることもせずに一緒になって相手を責めるというスタイル。一番呆れたケースは、サラ金に借金をこしらえた配達員(大学生)がいて、本人が返さないものだから、取り立てが新聞店の方に。新聞店としては、こちらは関係ないこと、本人に要求してくれの一点張りで通したら、今度はサラ金が大学生の実家の方に請求したようでした。すると実家の親から新聞店に電話が。その内容が「うちの子はお宅が面倒見ているのだから、お宅が立て替えるのが筋じゃないか!」こうなるとそもそもまったく価値観、というより常識の概念が違うので、反論する気すら失せてしまいます。
2008年10月12日
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先月26日にMKタクシーの研修会に参加した時、実技で指導を受けた一つに「お辞儀」がありました。「立礼」なのですが、美しいお辞儀は頭を下げたときに背筋が一直線に伸びた状態になるのが理想的。と書くと、ごくごく当たり前のようなのですが、実際に誰かに見てもらいながらやってみると大抵背筋は曲がっている状態なのです。研修会の時も私を含めて16名全員が曲がってました。そこで背筋を伸ばすコツを教えてもらったのですが、頭を下げたときに下を見ないで、若干頭を上げるようにして、斜め前を見るようにすると背筋が伸びるのです。ところが実際にやってみると、これがけっこう厳しい。腿の裏側、腰、背筋にけっこう力が必要で、礼をした状態で30秒も止めようとすると、筋肉がぷるぷる震えてくるほどです。しかし、斜め前、つまり相手に多少目線、気持ちをやりながら、頭を下げてお辞儀をするというのは、単に頭を下げて自分の足下を見ながらお辞儀をするよりはるかに、相手に対しての気持ちが籠もっているように思います。やはりマナーとか礼儀というのは、気持ちがこもってないと形も崩れてくるということなのでしょうね。
2008年09月09日
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午前中は「ビジネス実務マナー検定とサービス接遇検定の1級2次試験に行ってきました。1次試験の筆記は、社会人なら合格して当たり前、という内容だったので楽勝!だったのですが、2次試験の実技は、みごと「轟沈!」となってしまいました(^^;)。私は前職はカステラの福砂屋で営業でしたし、売店に立っていたこともあるので、接遇接客には多少自信があったのですが、「多少」じゃ全然ダメですね。1級の実技ともなると「できて当たり前」以上の水準が合格基準となっているのですが、これが思ったより難しい、体が動かないのです。やはり普段から接遇や接客を意識して行っていないと、いざというとき臨機応変に体が動かないですね。試験後のアドバイスでも「話し調子がぶっきらぼう」「姿勢が硬直、頭が下がってない」「愛想が悪い」「視線が不安定」などなど厳しく指摘されてしまいました。やはり普段からの訓練が物を言う、ということをつくづく思い知らされた試験でした。次回の1級2次試験は来年2月1日。5ヶ月間ありますので、この間に徹底的にトレーニング、見事リベンジ!といきたいものです。
2008年09月07日
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平成21年の新幹線開業に向けてリニューアル中のJR博多駅ですが、1ヶ月ほど前からでしょうか、駅中央のコンコース博多口方向中央に、警官が立っています。たぶん通常の警備だと思うのですが、この中に一人、朝夕大声で挨拶をされている方がいらっしゃいます。これが素晴らしいのです。朝なら「おはようございます!いってらっしゃい!」、夕方なら「こんにちは!お疲れ様です!」と通行する人に向かって一人一人呼びかけるようにひっきりなしに大声で、ちゃんと通行する人の顔を見ながら挨拶をしていらっしゃいます。ほとんどの人はその挨拶を無視するかのように通り過ぎているのですが、それにはお構いなしにずっと大声で。でも通常、こういった警備の時の警官はムッツリとして睨むように立っているので、この方の挨拶がとても爽やかに感じられます。そのせいか、最近は挨拶を返す人も増えたような感じです。私も最初は黙って通り過ぎていたのですが、最近は目を合わせて会釈程度はするようになりました。やはり挨拶は大事ですね。交代で立っているので、毎日は見られないのですが、この方が立っているときはその声が聞こえるだけで、雰囲気が爽やかに感じられます。しかも警官が立っているという存在感・安心感も抜群。それにしても、結構長い時間立って挨拶をなさっているようにみえるのですが、その体力はさすが警察官ですね。
2008年09月06日
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私の事務所が入っている雑居ビルの入り口はオートロック。 昨日のこと、コンビニに買い物に行くために事務所を出てビルの外に出たとたん「しまった~!鍵を事務所に忘れてきた!」 参った!これでは事務所に戻れない。仕方ない。誰かビルに出入りしたら、そのとき一緒に入ろう。と思って待つものの昨日は日曜。平日なら10分も待てば人の出入りがあるものの、日曜はいくら待っても人の出入り無し。 しょうがないからオートロックの扉を無理矢理開けて入ろうとしても、少し開くだけでそれ以降はビクともしない。っていうか、これ無理矢理開けたら警備会社が来るんじゃないかな~(^^;) それならと、どこか壁を乗り越えて階段部分にでも入れないかとグルッと回るものの、どこも壁が高くて登れそうにない。無理矢理登ってたら間違いなく通報されるな~、とこれもあきらめ。 困ったな~とビルを見上げていると、日曜だというのに明かりがついている部屋が。結局恥を忍んでその部屋の人をインターホンで呼び出し「スミマセン、204号室の者ですけど鍵を忘れて外に出てしまって・・・」と事情を説明して開けてもらいました(^^;)長年借りてて初めての経験でした。油断大敵。
2007年06月04日
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福岡法務局に行ったら、出入り口のところに自転車の空気入れが置いてあり「ご自由にお使いください」。 これは驚き。よく気が付いたもんだ。これを発案した人はスゴイ。 実際に福岡法務局は市街地にあるので、自転車で来る人は案外多いのです。ランチェスターの竹田先生や栢野さんも、市内の移動は自転車を勧めてるし、私も自転車を使うことが頻繁に。 自転車を使う人にとっての悩みが空気入れ。買うほどでもないし、かといって自転車屋さんで借りるのも気が引けるし。だからこういうところで自由に使えるというのはホントにありがたいハズ。 それにしても法務局で空気入れのサービスとは!頭が柔軟でなければできない発想ですね。素晴らしいサービスです。
2006年02月16日
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以前に「チョコレートショップ」で、生ものを扱う店員さんが、お店の外まで見送りしていることを、あれはやめた方がいいと書いたのですが、昨日行ってみたら、やめてました! それどころか、お客さんとの対応にも改善が。 以前は、注文をするお客、商品を受け取るお客、それに対応する店員さんでショーケースの前が、人でゴチャゴチャしてたのですが、店員さんが注文を請けた後、番号札を渡して、商品を渡す準備が出来たら、その番号を呼ぶという形式になっていました。 これだと、一旦注文した客は、番号を呼ばれるまでショーケースの前から下がっているし、店員の方もお客を捜さなくて済むから、ゴチャゴチャしなくなります。 商品の受け渡しも、ショーケースの前まで店員が出てくることもなくなり、レジ横での手渡しに変わってました。これで、ショーケースの前が、お客と店員でゴチャつくということも無くなったようです。 きっと従業員さんがディスカッションする中で、こういった方式を考え出したんだと思います。これも決定的な方式ではなく、今後も状況に応じて改善していくんでしょうね。 一流店は進化していきます。さすが、ですね。
2005年12月23日
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