広報委員会の連絡網，新しい試み＆親の会の作業もあり・・・

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April 30, 2006

一つは，中学校PTA広報の活動に先駆けて，連絡網の新しい試みをやってみようと，準備を進め，学校（教頭先生）と相談したり，文書を作って配布したり，回答を集計したり，メンバーと確認のメールのやりとりをしたり・・・
と言うことをやっています。

毎年（注：PTA広報委員会は今年で5年目に突入しました。平成15年度には副委員長も経験しています。今年は委員長です。），出欠に関する連絡がうまくとれないのが悩みでした。
今，学校ではクラスの連絡網も発行しなくなっています。
連絡網のうちの自分の含まれている列の分だけ電話番号が書かれたものが配布されるだけです。
小学校も中学校も同じです。
同じクラスの他の列の人の番号はわからないのです。
ほんの4～5人分だけ。

名簿を買い取る業者がいて，名簿を売る人もいるために，セールスや勧誘の電話がかかってくると言うことを防ぐ目的もありますが，個人情報をむやみに出さないと言うことです。

ですから，連絡を取りたいのに取れないということにもなるのです。

そこで，今年，「らくらく連絡網」と言うシステムを取り入れてみようと思って，提案したわけです。
私も今までは知らなかったのですが，LD親の会で，このシステムを取り入れていて，それまでの連絡網よりも格段に楽になったと言う話を聞き，これは使えると確信したわけです。
最初は私自身，このシステムの内容ややり方がよくわからなかったのですが，今年度親の会の役員（連絡係）になって，私が，このシステムを運用したり，新規の人にその登録をお願いして登録作業を進めたりしなくてはいけないという立場になって，使い方がようやくわかってきたのです。

まずは，私が代表として登録し，メンバーに招待メールを送るか，代表者が先にメンバーの仮登録を済ませてからメンバー本人が利用規約に同意し，登録を了承した場合に正式に登録されます。
登録者をグループごとに振り分けておいて，グループごとに選択したり，個人名を選択してメールを送ることもできます。
そのメールが優れているのは，「読了確認」つきメールにしたり，「出欠確認」つきメールにしたり，「アンケート」つきにしたりできる点です。
回答はすぐに代表者が確認でき，誰が○で誰が×か，その人数も集計されます。
設定によって，コメントを書く欄も設けられますから，回答する際に「保留」と言う欄を選んで理由をコメントしたり，連絡事項をコメントして返信することもできます。

メンバー同士，お互いのアドレスは公開されません。
代表者が設定しなければ，メンバー同士お互いの回答も見ることができません。
他の人に連絡を回す必要もありません。

登録の解除はメンバー本人が，メンバーページから操作できます。

代表者がスケジュールを入力しておけば，月単位，週単位，日単位のスケジュールがメンバーページから確認できます。最新の予定がTOPページに表示されます。
これで，子供が学校からの手紙を親に見せないことがあっても，次の活動日を先に確認できることになります。

最初，学校としてこういうシステムを取り入れるのは・・・と言う渋い返事でしたが，広報委員会の中だけで行う分には良いということで，広報委員さんに限定して内容説明と登録するかどうかなどのアンケート用紙を配布してもらえました。
（もちろん，その文書もアンケート用紙も私が作って持って行きました）

先週までに20人分集まり，そのうち13名が登録希望。その他の7名も，普通のメールでという方や電話でと言うかたなど，それぞれの希望を書いてもらえるようにしました。
電話連絡の都合の良い時間帯と悪い時間帯も書いてもらいました。
これによって，少しはスムーズな連絡ができるようになります。

メンバーからの連絡は，とりあえず三役に電話連絡をすると言うことと，私がPTA広報専用のフリーのウェブメールアドレスを登録し，そこに送信してもらるようにしました。
ウェブメールなので，活動日当日に学校からもアクセスして確認できます。

こういったことの準備やら集計やら登録の作業やらで，ここのところ忙しかったわけです。

そして，さらに，LD親の会小学生グループの申し込み書も私宛に封書が毎日届き，それを集計し，去年までの連絡網と照らし合わせて更新し，新規の方にはらくらく連絡網へのご招待もし，連絡がつかないメンバーにはメールで問い合わせたり，全体の代表の方と申し込み者のリストを照らし合わせて，漏れがないかを確認したり・・・
（結構あるんですよね・・・全体の代表の方には申し込みが行ったのに，小学生グループには連絡が来ていないとか・・・その逆も！）

退会届の出ている場合は削除し，小学校卒業してしまった人も小学生グループからは除き，去年まで在籍して今年手続きがまだの人も数名・・・
もう少し待ってから，届かない場合は個別に確認を取らないと・・・

と言うことで，これらの作業も毎日あり。

そして，今日先ほどやっと，カブトの幼虫たちの第一回計測と画像の記録が終了しました。
（3日もかっかってしまったわ！）

こんな毎日の中，また風邪を引いたのか，ぶり返したのか？
喉が痛くて痛くて・・・薬飲んでます。
早く治さないと，あさっては全校遠足・・・・
治りますように・・・

日記背景パンジー素材：季節の窓