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マンション管理士　ベルモンドＪＦＫ

2010年12月22日

●●ご相談

新米理事長です。

先日、定期総会が終了し、その後の理事会で理事長になりました。
前期の理事長は、未経験で理事長になり、少々混乱した総会でした。
私も初めて理事長になりました。
早すぎる心配ですが、来年の総会が気になってしかたありません。

どのような準備をしておけばよいのでしょうか？

●●
●●回答とアドバイス

理事長のお仕事、お疲れ様です。

さて、定期総会の準備に早すぎるということはありません。
むしろ、今から考えるのは大切なことです。
おそらくは、毎年、理事が全員入れ替わる体制だと思います。
そんな時、理事会の議事録とあわせて、総会の議題、議事録は大切な資料になります。

したがって、直前に急いで作り上げるよりも、最初から定期総会を意識して毎月の理事会や業務を遂行することはとても有効です。
管理組合の運営は継続するものですから、就任当初から次期や将来を考えて、必要な課題に取り組み、1年では解決できないなら、
次期にしっかり引き継ぐことが大切です。

そもそも、毎年、定期総会を開くのは、きちんと管理をするためです。

管理組合の状況や課題を明らかにし、次期の業務遂行に役立てることができれば、資産価値や快適性を高めることができます。

つまり、総会の準備に必要なのは形式ではない、ということです。

形式にこだわると、肝心なことが伝わりません。
もちろん、いつまでに、何を、どのように、準備するかは管理規約を見れば、明記されていますし、管理会社に相談すれば、大筋の準備をサポートしてくれるでしょう。

しかし、それでクリアできるのは、表面上のことだけです。
総会が区分所有者全体の意思を決定する場であり、その判断材料が議題であるのです。

どうぞ、本質的に大切なことを強く意識して来年に向けて前進して下さい。

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