Excelで自己効力感をあげてゆこ～中小零細企業50代パート事務員のリアルな日常～

kazu06sawa

エクセルとの出会いは新卒で入社した会社でした。まだ一人一台のパソコンを与えられるようになり始めたIT黎明期でした。私はすべての業務をエクセルで効率化させていくことに夢中になり自己効力感を持つことで自己肯定感を取り戻しました。ちょっとしたことを自分自身で効率化し時短することで心を癒してきた私の知恵をお裾分けします。

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2023.09.26

紙のタイムカードを手計算している事務員さん。エクセルで楽しましょ。

テーマ： Excel大好き♪(169)

カテゴリ：パソコン　Excel　活用具体例

機械に長細いカードを差し込んで打刻するタイプのタイムカードを
使用している会社ってまだありますよね？
去年までは私の勤務する会社もそうでした。
私が入社した１０年前は事務員さんが出勤時間と退勤時間を見て
勤務時間を電卓？で計算して書き込んでいたようでした。
時間の計算って結構メンドクサイし間違いやすい。
間違いがあったら申請してくださいと言うくらいだったんです。
なのでエクセルで出勤退勤時間を入れるだけで勤務時間が自動計算される
様式を作りました。

でしたがこれはかなり面倒なのでもう優良企業を想定して１分刻みでお給料が発生するていで。

手順
①エクセルを開きます
②どっかのセルに日付を入れます
　（給与締が20日なら21日からスタート）
③②のセルをアクティブにしたまま　ホーム→フィル→連続データの作成
　　範囲:列　種類：日付　増加単位：日　
　　増分値＝1　停止値＝〇/20（セルに入れた日付が9/21なら10/20）
　でOKをクリック
　すると縦に9/21～10/20の日付が入力されます。
　⭐️②の下のセルに【＝②のセル番号+1】としてフィルを10/20までやった方が

④②のセルの隣に【=TEXT(②のセル番号,"aaa")】と入力すると
　曜日が表示されます。
⑤④のセルの右下の小さな■にマウスを当てると+になるので
　ダブルクリック。10/20まで曜日が表示されます。
　（フラッシュフィルは使えませんでした）

　入れ方は　8：00とか14：00とし２４時間表記です。
　（取り合えず適当な時間を入れてみる）
⑦⑥の退勤時間の右セルに
【＝TEXT((退勤時間のセル番号-出勤時間のセル番号),"[h]時間m分")】
　と入れると勤務時間が出ます！
　（昼休み1時間引く場合は⑥の関数内　(退勤時間-出勤時間-1)　
　　としてください。30分の場合は　(退勤時間-出勤時間-0.5)
　　それ以外はご自分で考えましょう）
⑨⑥と⑦のセルを下にフィル（⑤の作業と同様）

これもネットで探せばもっとわかりやすいレクチャーあると思います。
何ならすぐ使える雛形を探せばあるかもしれません。
私も色々検索して作りました。
わが社の条件の10分区切り（出勤時9：11は9：20　退勤時17：09は17：00になる）　を
設定するのには苦労しました。そしてもう忘れています。
今は不要ですのでね。

さて今日もクエリで本日の実績データをささっと更新して
帰り支度をするとします。
いやチョットまだ早いので、手伝いをすこしして…。

今日も快適に労働させていただきました。
ありがとうございます。