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2006年07月の記事
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今さらながらホウ・レン・ソウ？（ホウ・レン・ソウ１）
こんにちは。今日から妻が里帰り出産のため妻の実家に帰ります。9月6日が予定日なので前後を考えると2ヶ月間一人暮らし。。結婚するまで10年間くらい一人暮らししていたのですが、結婚して楽させてもらったこともあり、2ヶ月の一人暮らしはちょっと大変そう。また昔のように家の中がすごいことにならないように気をつけなけらば。。さて、ホウ・レン・ソウって聞いたことありますよね？もしかしたら最近はあまり言わないのでしょうか？私の会社が外資系ということもあるのか会社でホウ・レン・ソウという言葉を教えられたことはありませんでした。でも友人からホウ・レン・ソウという言葉を聞いたときこれ言い表してる、と思いました。ホウ・レン・ソウとは、報告・連絡・相談の略です。今日はホウ・レン・ソウについてお話したいと思います。【こんな経験ありませんか？】◇先輩・上司が常に状況を把握したがってじゃまくさい思ったことがある◇先輩・上司が細かいことに口を出してじゃまくさい思ったことがあるありますよね？「心配しなくても大丈夫だっちゅーの」と思ったり、「なんでそんなことまで聞いてくるの」とか「もうちょっと待ってよ」と思ったり。余計なお世話か、よっぽど信頼されてないのか、いい気分はしませんよね。ではここで先輩・上司の立場に立ってみましょう。あなたの後輩・部下がこんな行動したらどうですか？【あなたの後輩・部下】・期限が１週間の資料作成について締め切り当日まで何も連絡がなかった・締め切り当日に資料を見たら、間違いや足りない部分がいくつもあった・結局一緒に徹夜して資料を完成させたどうですか？参ったって感じですね。。「なんでもうちょっと早く、報告したり連絡くれたり相談してくれなかったんだよな。。今回は徹夜で間に合ったけど、今後は状況を把握するために、頻繁に細かいことに口をだして確認しなくてはならないな。」報告、連絡、相談がないと状況を把握して細かいことに口を挟みたくなりますね。相手の立場で考えてみると、確かにそうです。そこで、今回の効率的仕事術は、【効率的仕事術】◇ホウ・レン・ソウ（報告・連絡・相談）を徹底するありふれてますけど、でもやっぱり重要です。実際にたいていの人はちゃんとホウ・レン・ソウしていると思っていることが多いのですが、聞く側からすれば足りないことが多いのも事実です。またホウ・レン・ソウによって、重大なトラブルを未然に防ぐことができたり、適宜アドバイスをもらうことにより資料作成などのゴールに向かって最短距離で効率的に実施することができます。ホウ・レン・ソウは先輩・上司に対してのみの感じがしますが、チームメンバー、同僚にすることも、情報共有という観点からすればとっても重要なことになります。さらに先輩・上司から後輩・部下へのホウ・レン・ソウもあります。（またリーダー編でお話します）ポイントは、【ポイント】・自分が先輩・上司の立場にたってみてホウ・レン・ソウをする・ゴールに向かって最短距離で進むためにホウ・レン・ソウしてアドバイスをもらう・情報共有という観点からも同僚・チームメンバーにホウ・レン・ソウする・先輩・上司から自分の仕事を邪魔されない？（効率的に仕事する）ためにも徹底するいかがですか？今日から先輩・上司の立場にたってホウ・レン・ソウをしませんか？先輩・上司だけでなく、チームメンバーにもホウ・レン・ソウ（情報共有）しませんか？------------------------------------------------------【まとめ】○ホウ・レン・ソウ（報告・連絡・相談）を徹底することはやはり重要○問題を事前に防ぐ、アドバイスを適宜もらうことが可能になる○自分が先輩・上司の立場にたってみてホウ・レン・ソウをする○情報共有という観点からも同僚・チームメンバーにホウ・レン・ソウする------------------------------------------------------すべての情報、状況をホウ・レン・ソウすればいいのかというとそうではありません。次回はどのタイミングでどのような内容をホウ・レン・ソウを実施したらいいか書きます。
2006.07.29
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ミーティング準備フォーマット（ミーティング７）
こんばんは。今年になって半分以上の日数を丸の内で働いているのですが、なかなか昼ゆっくり時間をとることが出来てませんでした。でも昨日は時間があったので半年目にして初めて外に食べに行きました。「響」という東京駅から数分のところにあるオシャレなところに行きました。丸の内という雰囲気が漂っていて丸の内で働いている自分にちょっとうれしく思ってしまいました。（もともと田舎者です）さて、またミーティングネタです。そろそろ違うネタに行きたいところなのですがまだミーティングで書き足りないみたいですね（笑）初めてお読みになる方はぜひミーティングに関する事前ネタ１～６をお読みください。さて、今日はミーティング準備に関するツールのお話です。【こんな経験ありませんか？】◇ミーティング相手の準備不足でまったく無意味なミーティングだったと思ったありますよね？ミーティングを依頼するならちゃんと準備しろよーと叫びたくなること。でも1度始まると、”準備して出直してきてください”と言えるようなミーティングは少ないので（ないかな？）、予定された時間が必ず消費されてしまう。やってられないですね。そこでお勧めしたいのが、「ミーティング準備フォーマット」です。実際のやり方は、【効率的仕事術】◇ミーティング依頼者に下記のミーティング準備フォーマットを事前に うめてもらい返信してもらう以上です。ではフォーマットはこちらです。【ミーティング準備フォーマット】■カテゴリ（情報収集、情報共有、意思決定、調整、ブレスト）■目的（達成したいことを明確に記載してください）■アジェンダ（目的を達成するための必要なアジェンダを記載してください）■資料（もし未完成の場合は送付予定日を教えてください）【ミーティング準備フォーマット記入後サンプル】■カテゴリ（情報収集、情報共有、意思決定、調整、ブレスト） ◇意思決定■目的（達成したいことを明確に記載してください） ◇システム構成案A、B、Cから最終決定する■アジェンダ（目的を達成するための必要なアジェンダを記載してください） ◇背景の説明 ◇システム全体概要の説明 ◇システム構成案A、B、Cの説明（メリット、デメリット含む） ◇構成決定■資料（もし未完成の場合は送付予定日を教えてください） ◇システム構成案比較表を8/3までに送付予定いかがでしょうか？イメージ沸きましたか？ポイントは、【ポイント】・自分が事前に目を通すことで有益なミーティングが可能 （お互いの知識レベルがある程度高い位置で共通）・自分が意見を事前に考えることが出来る （事前準備ができてミーティングで自信を持って発言できる）・こちら側の参加メンバーを厳選できる （必要ない人は出ない、必要な人を呼ぶ判断が出来やすい）・内容によってミーティング時間を実施前に長く/短く出来る・相手側の頭を整理することを促すことが出来るです。もちろん、お客様・目上の人からの依頼によるミーティングである場合難しいことも想定されます。しかしこちら側が依頼する場合は、最低でもこの項目にしたがってこちら側で準備して相手に事前に送付することはできますよね？相手のことを思えばこそ、事前（Proactive）に行動してお互いにとって効率よく実施できますよね？（Proactive vs. Reactive参照）いかがですか？次のミーティングには依頼者にこのフォーマットに埋めてもらうことを依頼しませんか？自分で埋めて相手側に事前に送付しませんか？------------------------------------------------------【まとめ】○ミーティング相手の準備不足でまったく無意味なミーティングだったと思った○ミーティング依頼者に下記のミーティング準備フォーマットを事前にうめて もらい返信してもらう ■カテゴリ（情報収集、情報共有、意思決定、調整、ブレスト） ■目的（達成したいことを明確に記載してください） ■アジェンダ（目的を達成するための必要なアジェンダを記載してください） ■資料（もし未完成の場合は送付予定日を教えてください）○事前に目を通すことで有益なミーティングが出来る（お互いの知識レベルが高い）○相手側の頭を整理することを促すことも出来る○事前（Proactive）に行動してお互いにとって効率よくミーティングが出来る------------------------------------------------------
2006.07.26
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夏休み明けの大量メール処理は？（メール４）
こんばんは。となりの席の秘書の方（女性）が本日夏休みから帰ってきました。行き先はなんとマウイ島。マウイ島と言えば、ウィンドサーフィンのメッカです。私も過去3回行ったことがあります。彼女はサーフィンをずーとしていたみたいです。（昨年ハワイでやった以来らしいです）マウイの雰囲気と潮風を思い出したら、トリップしそうになってしまいました。。（子供が生まれるのでマウイはしばらくは難しいかな。。）さて、そこまではいいのですが、彼女は夏休み明け初日の大量未読メール処理で格闘していました。楽しい夏休みに入るときはいいのですが、終わった後、とても憂鬱になりますよね。考えただけでもうんざりしますね。やだやだ。。そこで今回はあの憂鬱な夏休み明けのメール処理に関してです。【こんな経験ありませんか？】◇夏休みが終わり明日から会社だと思い出した時、憂鬱になる◇復帰後、大量の未読メールを目の前にして、「うっ、嫌だ」と思う◇メールを読み始めて、途中で処理したメールとしていないメールが分からなくなる◇最後は全部読まないまま時間が過ぎていってしまうありますよね？出来るものならすべて読まずに削除したい。。余談ですが知り合いのオーストラリアの会社で、結構地位が高い人が夏休み明けにメールを何も読まずにすべて削除したそうです。周りの人が驚いていたら、「だれも死ぬわけじゃないでしょ？」とのこと。。すばらしい、、、言ってみたい。もし本当に出来れば。。でも日本では多分受け入れられないと思いました（笑）（オーストラリアでも受け入れられないかもしれませんが））では、あの憂鬱な大量未読メール処理を実現する方法をお伝えします。【効率的仕事術】◇ノート片手にメール処理を開始する◇フォロー事項、重要事項を下記のマークで書き取りながら一気に処理する 「□マーク」 フォロー事項があるもの 「・マーク」 重要な情報でメモしておきたいものえ、それだけ？それだけです。でも結構いけます、これ。基本的には、「ノートを取りながらToDoリスト」と同じことをやりますので、まだお読みになっていない方はぜひ読んでみてください。実際にはこんな感じになるのでしょうか？【サンプル】□ABCプロジェクトについて松井さんに最新状況確認□e-learning研修受講 8/15□7/28のXYZ企画資料レビュー 7/26・7/25のYYY集会はキャンセル確定・浅野部長休暇(8/7-8/11)□田中さんにXXXトラブル状況確認後、鈴木さんにインプット ・・・・※□は／（実施開始）、×（実施完了）で管理するためのToDo※・は重要事項を書き出した情報実際やっていただければ分かるのですが、これを使ってすべてのメールを処理し終わるとメールの量に比べて圧倒的に書き出される量が少なくなります。そのため、書き出すことによって「実はそんなにたくさんない」ということを認識できて、心の余裕ができます。また、同じ用件でも、１つのメールから何人もの人が返信して複数に派生して、また何日も時間をかけて他のいろいろなメールの間に来るので、ノートに書き出すことによってメール上では複数通のメールでも、1行に整理されます。メールソフト上で階層フォルダで管理されている方でも、複数メールを１つに整理できる点でお勧めです。ポイントをまとめると、【ポイント】・フォロー事項（ToDoの数）はメールの量に比べて圧倒的に少なくなる・１つのメール（用件）から派生したフォロー事項を１つにまとめて書き出すことが出来る・頭が整理出来ると共に気持ちも楽になる一度書き出した後は、「ノートを取りながらToDoリスト」と「４色ボールペンとToDoリストの優先順位」を使って優先順位をつけながら処理してください。いかがですか？夏休みを取られた後はぜひ試してみてください。ちなみに夏休みでなくても大量のメールを1回で処理する時ならいつでも使えます。追伸：夏休みは仕事を忘れてぜひリラックスしてくださいねー。------------------------------------------------------【まとめ】○夏休み明けに大量の未読メールを目の前にして、「うっ、嫌だ」と思う○フォロー事項、重要事項を下記のマークで書き取りながら一気に処理する 「□マーク」 フォロー事項があるもの 「・マーク」 重要な情報でメモしておきたいもの○メリットは、 ・フォロー事項（ToDoの数）はメールの量に比べて圧倒的に少なくなる ・１つのメール（用件）から派生したフォロー事項を１つにまとめて書き出すことが出来る ・頭が整理出来ると共に気持ちも楽になる○憂鬱にならずにメールを一気に処理できる------------------------------------------------------
2006.07.20
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議事録でミーティングを支配する（ミーティング６）
こんばんは。3連休は天気がいまいちでしたね。。でも3日とも休むことが出来て、趣味のウィンドサーフィン、自分の勉強、奥さんと映画（Tom CruiseのMission Impossible III)を見たりしてリラックスすることが出来ました。今日もミーティングネタです。そろそろ飽きてきましたね。いったん今日で最後にしますね。（まだまだあるので、またしばらくして戻ってきます）さて、もし次の５つを読まれていない場合は事前に読んでみてください。（多いから読めない？？）Proactiveなミーティング準備術（ミーティング１）ミーティングで発言してますか？（ミーティング２） ミーティングの目的/ゴールの意識し続ける（ミーティング３）いつ、だれが、何を？（ミーティング４）シンプル議事録フォーマット（ミーティング５） さて、【こんな経験ありませんか？】◇チームでは下っ端だけど、もっとこうした方がチームがよくなると思うことがある◇議論ばかりしてるけど前に進まないのでもっと進めたいと思うことがある◇だけど、下っ端だから言い出しにくく思い通りに進められないと思うことがあるありますか？歯がゆい経験ですよね。もっとこうすれば、あの人がこうやって動いてくれたら、もっとうまく仕事が進むのにと思っても、簡単に上司、先輩にお願いして動いてもらうことなど出来ませんからね。でもこの経験はやる気があるって証拠でとてもいいです。そのやる気をうまく形にすることができて、そしてチームがうまく動かせることが出来ればすばらしいことですよね。そんな時お勧めしたいのが、「議事録でミーティングを支配する」です。実際の手法です。【効率的仕事術】◇議論の話の流れに合わせてアクション、担当、期限を勝手に決めてしまう （拡大解釈できるもの、流れにのって解釈できるもの）◇そのアクション、担当、期限（なにを、だれが、いつ）を議事録にして送付してしまう◇メンバー的に反発がありそうな場合は、 ・送る前にリーダー（格）の人に事前確認する ・もしくはリーダーから送ってもらうちょっとイメージわきにくいので場面を想定してみましょう。【想定場面】・あるミーティングで関連部門A、関連部門Bが製造した製品トラブルについて議論された （ただしミーティング中は具体的なアクション、担当、期限は話されなかった）・プロジェクトとしては、関連部門A、Bにトラブルの前例を確認するべき状態である・本来、aさんが関連部門A、bさんが関連部門Bの窓口を担当している・aさん、bさんはたくさん発言するのになかなか行動してくれない人・そこで、議事録に下記を書く ・関連部門Aにトラブルの前例確認 aさん 7/22 ・関連部門Bにトラブルの前例確認 bさん 7/22・cリーダーにレビューをお願いする・レビュー後、議事録に「cリーダーレビュー済み」とコメントして全員に送付するポイントは、【ポイント】・人に行動を起こさせるためには担当と期限を明確にする（それが上司、先輩でも同じ）・文字で、アクション、担当、期限を残されるとやらざる得ないと思う（人が多い）・自分の権力で出来ない場合は、人（今回はcリーダー）の力を借りるです。やるべき人がやるべきことについて書くわけなので、リーダーのレビューがなくても反発されないと思われますが、メンバーによってはそう簡単にいかないかもしれません。でも、リーダーにレビュー依頼すれば特別な理由がない限りもちろんOKと言う筈です。（だってやるべき人がやるべきことなので。）この人の力（権力）を借りる方法はまた別のタイミングにお伝えしたいと思いますが、・議事録によって議論されたこと以上（拡大解釈）に強制力を持たせる＝支配することが出来れば、自分が正しいと思う形でプロジェクトを前に進めるチャンスが増えます。そしてあなたの努力を形にすることが出来ますね。本当にプロジェクト・チーム・関わっている仕事を前に進めたいと思ったら、下っ端だからって、遠慮することありません。ただどう実現させるかの手段だけです。でもせっかくやるのだったら、正面からぶつかって、上司・先輩と関係を悪くするのではなく、さりげなく上手に実現したいですよね。いかがですか？明日は議事録でミーティングを支配してみませんか？------------------------------------------------------【まとめ】○下っ端だから言い出しにくく思い通りに進められないと思うことがあるが もっとプロジェクトを進めたいと思うことがある○拡大解釈できるもの、流れにのって解釈できるものに関して、アクション、 担当、期限（なにを、だれが、いつ）を自分で決めて議事録にして送付する○場合によっては、リーダーから送ってもらったりして人の力（権力）を借りる○こうすることによって、下っ端でも自分が思う形でプロジェクトを進められる------------------------------------------------------ちょっと今日は分かりにくかったですかね。。ごめんなさい。人の力（権力）を使うことについてはまたシリーズで書きます。
2006.07.18
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シンプル議事録フォーマット（ミーティング５）
こんばんは。昨日は昔通っていたビジネススクールで知り合ったメンバーの人たちと「団塊ジュニア世代」のみ。参加資格が71～74年というもの。たまたまそこに集まった数名が、人材育成、チームマネジメント、企業改革、風土改革など、まさに私が興味あることを仕事にされている方々で、その話題に数年ぶりぐらいの勢いで食いついてしまいました。そのメンバーと8月に各人が関連するチェンジマネジメントに関して勉強会をする予定。何か起こりそうでとてもワクワクしてしてます！！みなさん、昨日はありがとうございました。さて、今日もミーティングネタです。もし次の４つを読まれていない場合は事前に読んでみてください。Proactiveなミーティング準備術（ミーティング１）ミーティングで発言してますか？（ミーティング２） ミーティングの目的/ゴールの意識し続ける（ミーティング３）いつ、だれが、何を？（ミーティング４）【こんな経験ありませんか？】◇議論は白熱したが、言いっぱなしの議論になってしまった◇いろいろアクションが出てきたが、だれもフォローしてない◇参加した人しか情報が伝わっておらず、イライラするありますよね？残念ながら。。ミーティングのクオリティをあげる方法として、前回書いた「ミーティングの目的/ゴールの意識し続ける」に続いて議事録の必要性についてお話します。議事録ってだれでも書く必要性はわかるのですが、【議事録を書く人の気持ち】・書いたほうがいいのは分かっているけど、どうも面倒・後で書こうと思うのだけど、ついつい先延ばしになってそのままになどなかなか書けないことがありますよね。一方で読む人の立場に立つと、【読む人の気持ち】・なんだかダラダラ書いてある議事録は読むのがめんどくさいよね・自分が実施者になっているToDoのところしか読まないなどなど、読む側の人も読まない、なんてこともありますね。それだったら書かなくていいじゃん、ってなってしまっては本末転倒です。そこでお勧めしたいのが【効率的仕事術】◇議事録をシンプルに書く「シンプル議事録フォーマット」を使用する（下記）◇すべてのミーティングに対して1分でもいいので議事録を書くです。では、シンプル議事録フォーマットを見てください。【シンプル議事録フォーマット】１．概要（タイトル、日時、場所、参加者、ミーティングの種類）２．目的３．総括（主要議題、決定事項）４．次回（次の一手）５．フォロー事項、ToDo（いつ、だれが、何を）６．アジェンダ７．補足情報（詳細があれば）これだけじゃ分かりにくいですね。。ではサンプルです。【シンプル議事録（サンプル）】■１．概要 ◇タイトル：XYZプロジェクトのスケジュールの合意 ◇日時：2006/7/14 14:00-15:00 ◇場所：本社ビル6F 601 ◇参加者：チームA（田中、鈴木） チームB（山本、中村） ◇ミーティングの種類：調整■２．目的 ◇チームA、Bの２つのスケジュールをすり合わせ、１つのスケジュールにする■３．総括（主要議題、決定事項） ◇チームAのスケジュールをメインに、チームBが変更する■４．次回（次の一手） ◇7/20(木）に次回に修正版のスケジュールの最終確認のミーティング実施■５．フォロー事項、ToDo（いつ、だれが、何を） ◇チームAのマイルストーン調整 田中 7/20(木） ◇チームBのスケジュール修正 山本 7/20(木） ◇次回ミーティングのセットアップ、報知 中村 7/19(水）■６．アジェンダ ◇チームAのスケジュール、主要タスクの説明 ◇チームBのスケジュール、主要タスクの説明 ◇主要マイルストーンのすり合わせ ※必要に応じて■７．補足情報（詳細があれば） ◇ ※必要に応じてこれだけ読むと単純な議論がされたように見えますが、実際には大変複雑な議論の結果をいかにシンプルに書くか、ということも重要になってきます。ポイントは、【シンプル議事録のポイント】・目的、総括を先に書く・議事録読者に何を伝えたいのか明確にする・このくらいなら書く気になる（量が少ないため）・このくらいなら読む気になる（量が少ないため）シンプルな議事録を書くことで、書きやすくなり、また読みやすくなり、決定事項の認識の共有が簡単になります。より多くの人に共有されることにより、ミーティングのクオリティ（価値）があがります。いかがですが？明日からこのフォーマットを使ってシンプルな議事録を書きませんか？読まれやすい議事録を書きませんか？そしてミーティングのクオリティ（価値）をあげませんか？------------------------------------------------------【まとめ】○言いっぱなしの議論になってしまっていつ、だれが、何をすかわからない○議事録をシンプルに書く「シンプル議事録フォーマット」を使用する○ポイントは、目的、総括を先に書く○書きやすい、読みやすい議事録になる○書きやすい → 多くの議事録が出来る 読みやすい → 短時間で簡単に読める○ミーティングの情報共有がされ、ミーティングのクオリティ（価値）が上がる------------------------------------------------------
2006.07.14
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いつ、だれが、何を？（ミーティング４）
こんばんは。天気がいまいちなのに暑い週末でしたね。。私自身もいまいちな週末を過ごしてしまいました。さて、今日もミーティングネタです。もし次の３つを読まれていない場合は事前に読んでみてください。Proactiveなミーティング準備術（ミーティング１）ミーティングで発言してますか？（ミーティング２） ミーティングの目的/ゴールの意識し続ける（ミーティング３）【こんな経験ありませんか？】◇議論は白熱したが、言いっぱなしの議論になってしまった◇いろいろアクションが出てきたが、いつ、だれが、何をするか分からない◇そして、結局だれもフォローせず時間だけが過ぎていくありますよね？残念ながら。。次のミーティングで同じような話をして、このミーティングやってもやらなくても同じだったのでは？と思うことさえ。議論の最中は、なかなかいいアクションを話しているのに、それをやる人を決めないと結局だれもやらずじまい。解決策は想像どおりシンプルです。【効率的仕事術】・いつ、だれが、何を？をすべてのアクションに対して明確にする言うは易し。ミーティングを進行するリーダーは当然として、今日はリーダーではない立場でもうちょっと考えてみたいと思います。もしあなたが議事録を書く立場だったと想像してください。議事録を書いていて、「○×説明資料を作成する」という議論がされたとします。いつ、だれが議論されないまま議論が次に行こうとしています。そこで次の議題に行く前に、【議事録担当がする有効な質問１】・だれが実施されるのですか？・いつまでに実施されるのですか？これだけです。これだけでそのミーティングに対するクオリティが一気に上がるだけでなく、質問する人自身の価値が上がります。「こいつやるぞ」と思われます。「いつ、だれが、何を？」は知らない人はいない当たり前なことなのですが、当たり前だと分かっていて議論に白熱すると実行に移せなくなりがちです。（私もその一人です。反省）そんな時、冷静に議事録をとっている自分より若手の人がこの質問を的確なタイミングで実施すると「うっ」と思ってしまいます（笑）もちろん、参加者や議題によってその場で聞きにくい場合もあると思います。そんな場合は、ミーティングが終わる前に、【議事録担当がする有効な質問２】※ミーティング終了前・すみません。すべて聞き取れなかったのでアクションを確認させてください。・○×△は、いつどなたが実施されるのですか？・△□○は、いつどなたが実施されるのですか？これであればみんな嫌な顔せずに優しく教えてくれます。実はあなたがとっても気を使ってやってるってことを知らずに（笑）言い換えると議事録を書くということはミーティングを裏で支配できます。次回は、議事録について書きます。いかがですか？明日のミーティングでは、いつ、だれが、何を、を意識しませんか？ミーティングをリード出来ない場合でも、議事録を取ることで、いつ、だれが、何を、を明確にする質問をしませんか？ミーティングのクオリティを上げることに貢献しませんか？------------------------------------------------------【まとめ】○言いっぱなしの議論になってしまっていつ、だれが、何をすかわからない○解決方法は、いつ、だれが、何を？をすべてのアクションに対して明確にする○議事進行をしないリーダーではない場合でも議事録を書くことで明確にできる○次の議題に行く前に質問する ・だれが実施されるのですか？ ・いつまでに実施されるのですか？○ミーティングの最後に質問する ・すみません。すべて聞き取れなかったのでアクションを確認させてください。 ・○×△は、いつどなたが実施されるのですか？○いつ、だれが、何を？を明確にすることでミーティングのクオリティが一気に上がる------------------------------------------------------
2006.07.09
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子供の名前の付け方（Break Time）
こんばんは。先月だったか妻と産婦人科へ行ったとき、３Dエコーというのをやりました。子供は男の子です。Yeah！私は生まれる前から親バカです。Yeah!そこで今回は効率的仕事術とはまったく違うかなり余談のお話です。かなり広義で言えば、効率に関わる話ですが、子供の名前をつけるのまでそんなこと考えてるの？と言われそうで。。親バカということで許してください。さて、子供の名前をつけることを想像してください。どうやって名付けますか？【子供の名付け方法】・音の響きで決める・季節で決める・画数で決める・イメージで決める・漢字で決める・願いで決めるいろいろありますよね？すでにお子さんがいらっしゃる方は、上記、または他のいろいろな方法・理由で名前を決めているはずで、そのすべてのやり方がその子にとって最適だったと思うのですが、参考までに私たち夫婦がとっているアプローチです。（私が妻に押し付けてるのかもですが。。）【子供の名付けアプローチ】１．どう育ってほしいかをいくつかの単語（形容詞）で表現する２．その単語（形容詞）が当てはまる漢字を見つける（すべての意味を包括する漢字１、２文字）＜追加のポイント＞３．画数等で問題ないこと４．国際社会において、外国人にも呼ばれやすい音ポイントは、１に重きを置きました。理由は、【どう育ってほしいかに時間をかけた理由】・名は体を表す、というようにどう育ってほしいかを夫婦で明確にして共有する・そうすると、名付けに迷ったときに、単語をたよりに選択肢を絞ることが容易になる・そうしないと、前日に急に無数の選択肢の名前の中で変えたりする可能性があるちょっとブログの目的である効率的仕事術の話にそらすと、前回お話した「ミーティングの目的/ゴールの意識し続ける（ミーティング３）」でお話したように、目的/ゴールを共有して意識してミーティングをしないと、結局結論がなんだったのかわからない、ということがあると書きました。名付けに当てはめると、どんだけ考えても考えれば考えるほど、無数の選択肢から結論を出せない、と思いこのアプローチを考えました。理屈っぽいですね（笑）さて、今私たち夫婦は、プロセス１のどう育ってほしいかを決めて、プロセス２の漢字を探している最中です。参考までに、１のアプローチで４つの形容詞が出てきました。４つの形容詞の意味を夫婦で深いレベルで共有するために、形容詞に枕ことばを付けて表現しました。【どう育ってほしいか】・一人で生きていける「たくましさ」・人の気持ちを理解できる「やさしさ」・いつでもどこでも「前向き」・他人のいいところを認められる「素直さ」 ※言葉的に強引なところもありますが。いま、プロセス２の漢字を探している最中です。どんな名前になるか楽しみにしていてください。（とっても普通の名前かもしれませんが。。）今日の唯一のポイントは、目的を持つ＝軸がブレない、というのが何事においても結局近道ではないかという参考程度のお話でした。さて、次回はまたミーティングネタです。タイトルは、「いつ、だれが、何を？（ミーティング４）」です。中身が想像できちゃいますね。
2006.07.06
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ミーティングの目的/ゴールの意識し続ける（ミーティング３）
こんばんは。昨日、一昨日の飲みがかさなり、今日は寝るぞーと思っていたところ、今朝は緊急の仕事電話で起床。眠い。。一昨日は今年の1月まで一緒にプロジェクトをやっていた人たちと半年ぶりの飲み会。1年以上一緒に働いた人たちなので、気心知れた楽しい飲みでした。みんな別の場所でいろいろなActiveに活動されていて、私も刺激を受けてまたやるぞーと思いました。Aさ～ぁん↑（上がり調子）、皆さん、また飲みましょう！今日もミーティングネタです。もし次の２つを読まれていない場合は事前に読んでみてください。Proactiveなミーティング準備術ミーティングで発言してますか？（ミーティング２） 【こんな経験ありませんか？】◇数時間にも及ぶ議論の後、結論が何だったのかわからない◇白熱した議論の後、結局誰が何をするか決まっていない◇決まったことをまとめようとした時、5分の議論でよかったのではないかと思うありますよね？特に夜遅くに議論した場合、議論がループして1時間経って結局何を話したのかよくわからなかった、とか実は5分の議論で十分のはないのか、という話だったってこと。。何が一番の原因なのでしょうか？いろいろ原因はあると思われますが1番の理由は、目的/ゴールが明確でないからではないでしょうか。前回お話した「ミーティングで発言してますか？（ミーティング２） 」で発言が重要というお話をしましたが、逆にみんなが好き勝手に発言するようなミーティングの場合だとそれはそれで収集がつかなくなることがあります。ファシリテートの話はまた先にさせてもらう予定ですが一番重要なことはやはり【ミーティングで一番重要なこと】◇目的/ゴールを明確にすること◇その目的/ゴールを意識し続けることだと思います。これはミーティングを推進する人（ファシリテーター）であろうと参加者であろうと同じです。そこでお勧めしたい効率的仕事術は、【効率的仕事術】１．目的/ゴールをはじめに書き出す（全員が見えるところ※）２．目的/ゴールの下にアジェンダを書き出す（全員が見えるところ※）３．議論が脱線したら目的/ゴールをつぶやく（たまには大きな声でつぶやく）※ホワイトボード、紙、プロジェクター等全員が見えるところ１、２については通常やられていると思うのですが、あまりにも当然のことなのでついやらなかったり、超緊急自体だったりした場合、このプロセスが省略されることが多々あります。不思議なことですが本当りあります。緊急であるがうえにやるべきなのに慌ててミーティングを始めてフリーディスカッションになり、いいたい人が言いたいことを発言する。後になって思えば、当たり前なことなのになぜやらないのだろうと。３に関しては、ミーティングを推進する人（ファシリテーター）はもちろんのこと一参加者でも、「ゴールは○×なので、その議論は別の場所でしませんか？」とかゴールに早く到着するためのサポートできると思います。例えば、富士山に登ることを想像してください。頂上に上るという目標を達成するため5合目まで車で行って、6合目、7合目というマイルストーン（アジェンダ）を超えて最後に富士山頂に到着する。（10合目とは言わず富士山頂と言うそうです）途中で横道にそれすぎてしまうと死を意味することもあるので、あまりないかもしれませんが、自分で横道にそれないように注意する、他人が横道にそれた場合は大きな声で知らせて、元の道に戻す。ビジネスの世界でも、横道にそれずにゴールには早く到着することを要求されます。そのため他人、自分が寄り道、回り道をしないような工夫が必要ですよね。目的/ゴール、アジェンダ。当たり前なことを当たり前にやるって以外に難しいと思います。でもその当たり前を当たり前にやり続けることが、他人、自分の時間を無駄にせず、チームのパフォーマンスをあげる手助けになると思います。いかがですか？目的/ゴールに少しでも早く到着するために、目的/ゴールを書き出しませんか？他人、自分の貴重な時間を無駄にしないために目的/ゴールを意識しませんか？時には「ゴールは○×なので、その議論は別の場所でしませんか？」と発言しませんか？------------------------------------------------------【まとめ】○数時間にも及ぶミーティングの後、結論が何だったのかわからない○ミーティングで一番重要なことは、目的/ゴールを明確にすること○目的/ゴール、アジェンダをみんなが見えるところにはじめに書き出す○議論が脱線したら目的/ゴールを自分自身、他人に伝えることで元に戻す○目的/ゴールに早く到達すること（ミーティングの結論を早く出すこと）で 他人、自分の時間を無駄にしない------------------------------------------------------
2006.07.01
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