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2006年04月の記事
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朝一番は１日のスケジュールと睨めっこ
こんにちは。1週間ぶりになってしまった。。ブログを書き続けている人はほんとにすごいと思う今日この頃です。先週は嵐の一週間でした。現在役員補佐という変な仕事をしているのですが、人事異動でボスが約7000人（子会社含む）のトップになってしまって、新たなミーティングやらいろいろで、ボスもアップアップ状態、子分もアップアップ状態。。もうしばらく続きそうです。効率的仕事術を駆使しないと回らなかったなーと日々感じてます。さて、今回からしばらくスケジュール管理に関してお話したいと思います。【こんな経験ありませんか？】◇朝会社に来たらとりあえずメール処理をしている◇ミーティングがない時（少ない時）、何をしたらいいか途方にくれることがある◇途方にくれることもあるのに、翌日にはミーティングの準備等でバタバタしてしまうなどなど。私自身も、メール処理することで仕事を進めていると思い込んでいました。メールはとても便利だと思う反面、メールに囚われすぎてしまいう人が多すぎるのではないでしょうか？（メールはまた別の機会に話しますね）さて1日のスタートは「スケジュールを立てて、スケジュールと睨めっこする」ことからはじめる必要があると思います。ただスケジュールを立てるのだけではありません。睨めっこです。睨めっこって？？例えば、・14:00-15:00にXYZ進捗会議に出るというスケジュールに対して睨めっこすることで、・XYZ進捗会議のアジェンダを再確認しよう。そこで何を発言するか考えておこう！・発言内容を考えるのは時間がかかるな。よし、その時間を確保しよう！・XYZ進捗会議の議事録をまとめて送付する必要があるな。ミーティングの後に その時間を確保しよう！など。XYZ進捗会議に出る、という1時間のミーティングも・発言内容を考える（30分）・XYZ進捗会議に出席する（1時間）・議事録をまとめて送付する（30分）と実は2時間必要になる可能性があります。これらを睨めっこして洗い出すことによって、1日に発生しうるタスクの精度があがり、それをスケジュールに落とすことができます。ひらめっこの方法は、以前お話した「軸を使ったToDoリスト作成法 」も有効です。私の場合は、1日のスケジュールの最初の1時間は、「スケジュールを確認する＋メール処理＋前日のフォロー事項再確認」になってます。はじめにメール処理を始めてしまうとメール処理をして仕事をしている気になってしまい、そのままスケジュールの確認が出来ないまま1日に突入してしまっていました。これは今思えば大変非効率ですね。ミーティングに関しても準備なく望むとミーティングのクオリティを下げるだけではなく、そのせいでミーティングに参加している人の時間の無駄にさせてしまうことにもなります。また自分の時間もコントロールできず、振り回されながら仕事をしていたとも思います。さらにまた別途お話しますが、私は通常毎週日曜日の夜、3～4時間程度かけて1週間のスケジュールを睨めっこします。あるタスクの準備はもちろん数日前から実施する必要があることはありますからね。そして、それを毎朝再確認します。毎日スケジュールは変わっていきますから。-----------------------------------------------------------【まとめ】◇1日のスタートは「スケジュールを立てて、スケジュールと睨めっこする」◇XYZ進捗会議に出る、という1時間のミーティングも ・発言内容を考える（30分） ・XYZ進捗会議に出席する（1時間） ・議事録をまとめて送付する（30分） と実は2時間必要になる◇スケジュールと睨めっこすることによって自分で時間をコントロール出来る-----------------------------------------------------------いかがでしたか？明日の朝は、スケジュールを立てて、スケジュールを睨めっこしてみませんか？
2006.04.30
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Proactive vs. Reactive
こんばんは。今日は2日続けて書きます。（すごい！）前回は、今日からスケジュールに関して書きますと言っていましたが、今日はテクニック（やり方）というよりも、なぜスケジュールなのかというお話をさせてもらいたいと思ってます。突然ですが、Proactive と Reactive という英単語を知っていますか？（知ってるって？？当たり前ですよね。）Proactiveとは、「先のことを考えた, 事前に対策を講じる」Reactiveとは、「反動、反応の」※三省堂提供「EXCEED 英和辞典」よりと出てきます。実は英語には「語源」というあります。日本語でいう、「へんとつくり」に似たもので、これらの単語を語源に分割してみることが出来るのですが、Proactive ⇒ Pro + ActiveReactive ⇒ Re + Activeになります。ここで、ProとReを見てみると、Pro = 前へ、前にRe = 後ろへ、元へになります。Active = 行動、であるため、Proactive ⇒ 先手、先を見据えて行動（一歩先で行動）Reactive ⇒ 後手、受身の行動（一歩後で行動）という意味になりますよね。なぜこんなことを説明したのかって？すみません、まどろっこしくて。Proactiveな人とReactiveな人とでは、「歩」に差ができます。また、その差は、実は一歩の差ではありません。一歩先と一歩後なので、2歩差が開きます。この差って実はとっても大きくて、時間が経てば経つほど広がります。さらにその人が10人のリーダーだったら、2歩ｘ10人＝20歩、100人のリーダーだったら2歩ｘ100人＝200歩の差が出来ます。2+2+2+・・・の足し算だけではなく、掛け算なんかも出たりして、とてつもない差になったりする可能性もあります。この差を大きな川で例えると、川上の源流のところでせき止めれば水の流れを止めれたとしても、川下の河口のところでせき止めようとしても、もちろん不可能です。つまり先手先手で行動すれば、無駄な作業をする必要がなくなる可能性が極めて高くなりますが、後手後手で行動すると、何人人がいてもどうにもこうにもならなくなる可能性があります。言い換えると、スケジュールする能力が高くなればなるほど「効率的」になります。そうなんです！「スケジュール能力が高くなる」＝「効率的になる」なのです！！ちょっと熱くなってしましました（笑）【まとめ】------------------------------------------------------------------------ 英語の語源で考えると、 ・Proactive ⇒ 先手、先を見据えて行動（一歩先で行動） ・Reactive ⇒ 後手、受身の行動（一歩後で行動） Proactiveな人とReactiveな人とでは2歩の差が開く この差を大きな川で例えると、川上の源流のところでせき止めれば 水の流れを止めれたとしても、川下の河口のところでせき止めようとしても、 もちろん不可能 「先手先手で行動する」＝「スケジュール能力が高くなる」＝「効率的になる」------------------------------------------------------------------------次回以降お話するスケジュールに関してはスケジュールすることだけではなく、いかに仕事の量を減らすか、ということになります。いかがですか？ちょっと抽象っぽすぎましたね。次回からはまたテクニック（技）にフォーカスを当ててお話させていただきますね。それではまた。
2006.04.24
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大量のToDoタスクを管理する方法
こんにちは。今日は週末なのですが朝から会社へ行って仕事してました。今週末に部門のKickoffがあるのですが、その準備をしてました。入社2年目の人たち4人とタスクを組んで一緒にやっているのですが、新人の人を見るといつも思うのですが、みんな優秀だなーと。年々優秀になっていくような気がしています。自分が入社したころはここまで出来なかったよなーと思い、負けてられないといつも刺激を受けています。さて、今日はToDoというレベルで超えて大量のタスクがある時に使えるタスク管理術をご紹介します。【こんな経験ありませんか？】◇やることが多すぎでToDoじゃ管理できない◇ToDoリストを書いたはいいが、消化できず溜まっていく◇そして、古いToDoはフォローされなくなってしまう◇ToDoリストのタスク中で優先順位が付けられない、分かりにくい実はこれ、数回前に書いたブログの「こんな経験」に１つだけ追加しただけです。前回お話した「いろんな軸で切り刻む」方法を利用してその軸をカテゴリとして使い、カテゴリを階層的に分類するという方法です。例えば、「家を買う」というToDoがあったとします。でも漠然としすぎてこれでToDoにはならないので「時間」を軸に切ってみます。時系列で切ってみると、・調査する・検討する・購入するとなりますね。これでもまだまだToDoにはならないので、他の「人、物、金・・」の軸で切り刻んでいくと、・調査する -相場（金） -物件（物） -周辺環境（人：子供の友人など）などなど出てきます。積み重ねていくと膨大なToDoリストが出来上がります。これを階層化したリストのことをWBS(Work Breakdown Structure)といいます。プロジェクト管理を勉強するとかなりはじめの方に出てきます。興味がない方も多いかもしれませんがちょっとだけWBSのことをお伝えすると「WBSとは、プロジェクト（タスク）を細分化して、ツリーのような階層構造として整理したものである」というのが一言で表現したものになると思います。WBSの詳細を知りたい方はこちらをご参照ください。Allaboutのプロジェクト管理入門吉田誠一さんのページ
2006.04.23
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軸を使ったToDoリスト作成法
3日ぶりです、ブログ書くの。もともと週2～3回のつもりだったので、驚きはありませんが、最初だから毎日書くかなーと思ったのですが、無理でした（笑）書けなことに対するいろんな言い訳は誰にでも簡単に出来るのですが、毎日書くと決めて本当に毎日書いている人は、本当に尊敬します。すごい！！さて、前回までToDoリストをどうやって管理、こなしていくかでしたが今日はそのToDoリストをどうやって作成するか？というもうちょっと前向きな話です。ミーティングをサンプルにしてみます。【こんな経験ありませんか？】◇ミーティングが始まった後、あの人も呼んでおけばよかったと思ったこと◇ミーティングが終わった後、あの話もしておけばよかったと思うこと◇ミーティングが終わって、次のミーティングをアレンジしようとしたが 参加者のスケジュールがなかなか合わず、2週間後になってしまったことわかっちゃいるが、何度も繰り返してしまいますよね。。そんな時、使える効率的仕事術が「いろんな軸で切り刻む」です。訳が分からないですよね。すみません。まずは、実際の使い方です。軸といっても無数にあるのですが、簡単なところは、「物、金、時間、人、・・・」などなど。いくつかをミーティングに当てはめてみるとToDoタスクは、 ◇物の軸：アジェンダ作成、参照用資料作成 ◇人の軸：ミーティング参加メンバー確認それにさらに時間の概念を入れてみると、 ◇物：アジェンダ作成、参照用資料作成（前）、資料修正、議事録作成（後） ◇人：ミーティング参加メンバー確認（前）、議事録送付先メンバー確認（後）倍に増えましたよね。さらに別の軸を追加すると元々の4倍になり倍々ゲームです。（もちろんそんなにToDoはないですし、やりたくないです）このように切り刻む軸が多ければ多いほど、精度が高いToDoリストが出来上がります。人、物、金はまずは一番初めに考えられるところだとは思いますが、専門エリアの作業であれば、そのエリアの本の目次でもいいと思います。その軸を使いながら例えば「ABC推進検討会議」とにらめっこしながらいろんな軸で順番に切り刻むと、考える時間に比例して精度が高いToDoが出来上がります。ミーティングの話のところで詳しくお話したいと思っていますが、私の場合は、 ・体制図（参加者検討のため） ・ミーティング事前準備リスト ・実施中実施リスト ・事後実施事項リスト、など１つのミーティングに対してToDoタスクを考えるときに必要な「軸」を書き出しています。なので、上に書いた経験に対しては、◇ミーティングが始まった後、あの人も呼んでおけばよかったと思ったこと ⇒人の軸（体制図で参加メンバーの確認する）◇ミーティングが終わった後、あの話もしておけばよかったと思うこと ⇒実施準備の軸（アジェンダ作成する）◇ミーティングが終わって、次のミーティングをアレンジしようとしたが 参加者のスケジュールがなかなか合わず、2週間後になってしまったこと ⇒実施中の軸（次回を決める）など実施します。【まとめ】精度が高いToDoタスクを洗い出すときは「いろんな軸で切り刻む」。人、物、金、時間はまずははじめに考えて、専門分野であれば、専門書の目次もその軸に使って見るのもOK。ミーティングの場合であれば、次の軸を使いToDoを洗い出す。◇人の軸（体制図を利用して参加者確認など）◇事前準備の軸（アジェンダ作成など）◇実施中の軸（次回を決めるなど）◇事後実施の軸（議事録を送付する）などなど。どれだけ多くの軸で作業に対して切り刻めるか、それだけ精度は上がっていくと思います。いかがですか？まずは気楽な気持ちで試してみませんか？
2006.04.21
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４色ボールペンとToDoリストの優先順位
今日はあるプロジェクトの飲みのため天王洲アイルで飲み会。笑ってしまうのが、帰宅するためりんかい線で新木場に向かったにもかかわらず寝てしまって、起きたら大井町。進むどころか戻ってました。。で、最終の東京テレポート行きに乗りなおして、結局、１時間かけて進んだ駅は１駅のみ。そこからタクシーでした。。（大井町---------東京テレポート-天王洲アイル-----新木場）ならはじめからタクシー乗れよ、って感じでしたね。さて今日の話題もToDoリストです。ToDoリストの優先順位のつけ方、守り方について書いてみます。【こんな経験ありませんか？】◇ToDoリストを書いたはいいが、消化できず溜まっていく◇そして、古いToDoはフォローされなくなってしまう◇ToDoリストのタスク中で優先順位が付けられない、分かりにくい埋もれてしまいますよね、うっかりしていると。。そんな時活躍するのが、４色ボールペンです！３色でもいいのですが４色ボールペンです。なぜ？それは、１００円ショップで売っているからです（笑）そんなことは置いておいて、カラーボールペンを使うメリットは、・視覚に訴えれるので、一目瞭然である。・色をつける時に何色にするという判断（＝カテゴリに整理している）が 入るのでカテゴリ上手になれるなどなど。（他にもいろいろあるのでしょうが。）では具体的にどうやって使っているのかご紹介いたします。この４色ボールペンは、今後このブログで書いていく予定のスケジュール管理のところでたびたび登場します。（そちらがメインです）まず、ノートもしくは手書きToDoリストがある前提です。（パソコンで管理されている方は考え方は参考になりますがそのまま使えません。ごめんなさい。）さて、朝になりました。まず、じっくりノート（ToDoリスト）を眺めてください。緊急でやらなくてはならないもの、期限が迫っているもの、手をつけ始めたいものをじっくり見定めてください。そして、４色ボールペンの登場です。今日中に必ずやらなくてはならないもの、もしくは優先順位が高いToDoに対して赤丸をつけます。そして今日手をつけたほうがいいもの、今日出来ればいいものに対して青丸をつけます。こんな感じです。もうお分かりのとおり赤に対しては優先順位をあげてとにかくやる、そして、１日の終わりに赤に対して×が付いていないとよくないですよね。青のものに対しては、「×」もしくは「／」マークが付いていることが望ましいですよね。さらに翌日に赤で「×」ではないものが残っていたら、真っ先にそれをやらなくてはならないはず。（もしくはもうすでに手遅れ？？）いろんなToDoの優先順位の管理方法があると思いますが、まずは赤と青、この２つからはじめてもいいかと思います。【まとめ】朝一番でToDoリストを眺める下記のようにマークする赤：緊急、今日中にやらなくてはならないToDoタスク青：今日から手をつけるタスク、今日中に出来ればいいタスク１日の最後にToDoリストを確認する赤：すべて×がついているのが望ましい青：「×」もしくは「／」マークが付いていることが望ましいですよね。いかがでしたか？まずは気楽な気持ちではじめてみてみませんか？
2006.04.18
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ノートを取りながらToDoリスト
こんばんは。ブログ２日目です。なんかどきどきしますね。３日坊主にはならないようにしたいですね。昼間にオフィス間の移動をしたのですが、今日はとってもいい天気で気持ちよくて、思わず４０分の距離を歩こうかと思いました。が、一駅でやめて電車に乗ってしまった。天気がよかったら歩こう！と思っていたけど、実際に良くても歩かない自分を見つけてしまいました。（悲）さて、効率とか時間管理とかの話になると、「時間に追われるのではなくコントロールするべきだ」などという話になりがちですが、もっと身近なところから。【こんなこと経験してませんか？】◇会議でノートにメモしているけどあまり見返すこともなす、 ただ単にメモしていると思ったこと。◇会議が終わった後、結局自分は何するんだっけ？と思ったこと。◇やるべきことを書き取ったんだけど、仕事が多すぎて いつの間にか忘れてしまったとこと。私もそんな一人だったが、１つの解決方法がノートのメモがToDoリストになる方法をお伝えしたいと思います。普段、ミーティング等でノートを取る場合ToDo事項が出てきた時、左端に「□」マークを付けます。これだけです。「えっ？」でもこのマークだけでも結構優れものです。では実際の使い方です。例えば、「山田さんにABC会議の日程を確認する」というToDoが出てきたとします。そのとき、「□ 山田さんにABC会議の日程を確認する」と左端に「□」を追記します。山田さんと連絡が取れて日程確認が完了した場合は、「□」に×を書いて完了とします。山田さんと連絡が取れずに、山田さんに確認のメールを送った状態、つまりアクションを実施済みだが、完了していない場合は、「□」に／を書いて実施中という印にします。つまり、未実施のマーク： □ 山田さんにABC会議の日程を確認する実施中のマーク： 山田さんにABC会議の日程を確認する完了のマーク： 山田さんにABC会議の日程を確認するという風に使い分けます。これなら、どんなに忙しくて次から次に仕事をこなしているうちに昔のことを忘れそうになっても、後からノートを眺めれば、どれが完了してどれが作業中なのか一目瞭然になります。ちなみに私は、他にも記号を使っています。例えば、 ○ ToDoではないが調べたいこと （例：分からない略語など） ☆ いいアイディア、他人から勉強になったこと（例：企画案、名言など）もちろん、○を書いて完了した時は×を付けています。いかがでしょうか？これなら明日から簡単に取り入れられないでしょうか？【まとめ】ノートを取るときにToDoが出てきたら左端に「□」マークを付ける下記のとおり使い分ける。 ・未実施のマーク： □ 山田さんにABC会議の日程を確認する ・実施中のマーク： 山田さんにABC会議の日程を確認する ・完了のマーク： 山田さんにABC会議の日程を確認する ・※○、☆も使ってみたりして。※パソコン上だけでToDoを管理されている方はごめんなさい。 今日の話は役立ちませんね。パソコンを使った管理はまた別途 お話させてください。それでは多分また明日。
2006.04.17
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効率とは？
昨年だっただろうか、気がついたことがある。それは、「効率」が人生のテーマだということである。効率というとちょっと響きが悪いかもしれないが、私の中の効率化の定義は、◇ある作業で、3時間かかっていたものが1時間に効率的に縮まった◇ある人が、気づいていなかった能力を発揮して効率的に才能を発揮した◇あるチームで、みんなが上記のように才能を発揮して、ばらばらの方向に 向かっていたメンバーが同じ方向に進んで効率的に機能した◇ある組織で、上記のようなチームの集合で、すぐれた施策のもと組織が効率的機能した◇そしてある企業で、上記の組織の集まりで効率的に企業が機能した◇そして日本で、上記のような企業の集まりのおかげで、日本が元気になった！である。日本の元気は、笑ってしまうかもしれないが、本気で、一個人が効率的に機能することが、日本の元気につながると思っている。そこで、このブログでは、世の中の大半の人が関わっている企業的活動における効率化、つまり仕事における効率化術について書いていきたい。何も考えずに取り入れられるちょっとした効率化術から、人生を変える効率化術まで幅広く書いていきたい。特に読んでいただきたい方は下記のような方々。◇仕事の量が多くてアップアップ言っている方◇それなりに仕事が出来るけど、うっかり忘れたりすることをやめたい方◇なんだか仕事の効率がイマイチだなと思う方◇どうしても仕事が後手後手になってしまう方◇部下に的確な指示が出来ずに、メンバー全員をうまく動かせてないリーダーの方◇プロジェクト等を効率的にまわせなくて情報が伝わらないなど文句を 言われいるリーダーの方もともと、ブログを毎日書くほどマメではないので、３～４年前にブログを書くことを友人に勧められたが、書くにいたらなかった。だけど、効率化については、人生のテーマでもあるので（笑）、十分書き続けれると思い、ブログをはじめることにする。週２～３回の不定期なものになると思うが続けて行きたいと思う。どうぞよろしくお願いいたします。
2006.04.16
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