2007年04月の記事一覧 | 先読み力

プロジェクト終了時は小さな努力で将来の財産

先週は平日3.5日使って会社で実施している管理者研修を受講しました。自分の行動パターン、部下に対する接し方など人材開発系の内容だったのですが、しばらく働き尽くめだったので、いい息抜きになったのと、クオリティが高い人たちといろいろ議論が出来ていい刺激になりましたね。私は週末などにも自腹でお金を払って似たようなセミナーに出たりもするので、会社でこのような研修を受けると、お金の面でも時間の面でも大変得をした気になります。ただ、自腹の方がやる気度が違うので吸収も違うのも事実なのですけどね。---ここから本文です---今日はプロジェクトの終わり方について書きます。最近の話の流れとまったく関連がありませんが、昔一緒に働いた仲間のAさんからリクエストがあったので書きます。読んでくださる方でリクエストがある方はぜひリクエストしてくださいね。【こんな経験ありませんか？】◇数ヶ月かかったプロジェクトが終わって多くの苦労したが、　　それが次のプロジェクトであまり生かせなかった、同じミスをしてしまったありますよね？その時その時は大事件だったり、本当に苦労したことだったのに次のプロジェクトで同じような状況に陥ってしまって同じようなミスをしてしまうということ。もしくは、あの時同じことをやったのに、と思うけどその時の資料だったり情報が探せない、まとまってなかったりすること。学習していないなーと思う瞬間なのですが、次に生かすために情報をまとめたりするのは面倒であるのも事実ですがやはりやるべきことです。そこで、【今日の効率的仕事術】◇プロジェクトの最後に反省会（プロジェクトレビュー会）を実施する　プロジェクトマネージャ、もしくはチームリーダーを想定していますが、具体的なやり方は下記のとおりです。【具体的なやり方】１．プロジェクトメンバーにこのプロジェクトで経験して次に生かせそうな　　失敗談、経験談をメールで返信してもらう２．自分で上記をまとめる３．まとめたものをベースにプロジェクトメンバーとミーティングを実施して　　それぞれの内容を深堀する（追加の情報、資料の有無を確認する）４．上記ミーティングをベースに整理したい情報を一覧化、情報を提供してくれる　　担当を明記してメンバーに再度依頼する　（データベース、共有フォルダなどに入れてもらう）です。ポイントは、１～２を実施することによってより多くの貴重な情報を得ることです。もし３～４もしくは、３のミーティングだけで情報収集しようとしても長いプロジェクトであれば忘れられたことが多く情報が集まらないことが多いですからね。情報がまとまったデータベース、共有フォルダはプロジェクトメンバ全員で共有します。そうすることによりプロジェクトメンバ全員の財産になります。私自身、これを出来なかったプロジェクトがいくつかあります。そして「あの時やったのに手元にない、どこにあるか分からない」などの状態になることがあり後悔することもあります。。ちょっとの苦労を面倒だと思うことにより数年先の自分に対する財産作りの機会を喪失するのはあまりにももったいないです。これは以前も「Proactive vs. Reactive」で紹介したとおり、少ない労力で多くのリターンを得るいい例だと思います。いかがですか？チームメンバーで失敗談、経験談を出し合うためのミーティングをしませんか？ちょっとの努力で数年先の自分に対する財産作りをしませんか？------------------------------------------------------【まとめ】プロジェクトの各メンバーがプロジェクト通じて体験した失敗、経験はメンバー個人の中に留まったまま出てこないことが多い、もしくはバラバラになったままでまとまっていない。まとめるためのちょっとの努力によって、数年先のメンバー全員に対する財産を作ることが出来る。------------------------------------------------------失敗談とありましたが、普通の人は「臭い物にふたをする」傾向があります。失敗を大事にして生かすことに関して次回書きます。

お客様がお客様社内で認められるためには？

最近のマイブームはANAのマイルをためることです。普通にためてもそれほどたまらないのですが、やり方次第で結構たまります。例えば、昨日から従姉妹の結婚式で長野に行ったため、1泊2日でレンタカーしたのですがレンタカー代にEdyで2万円支払いました。たまったマイルは、・EdyのチャージをANAカードで実施　→　200マイル・Edyで支払い　→　100マイル・リボ払い（でも実際には全額払いなので利子なし）　→　200マイル・ANAカードの提示（レンタカーが特約店であるため追加）　→　200マイルと700マイルたまりました。実家の岡山に飛行機で帰ろうとすると、1マイル2.5円程度になるので、1750円分の価値があることになります。還元率は約9％ですね。これは脅威的ですよね。これはMaxでたまるケースなのですが、通常でも5％程度の還元率です。飛行機を定期的に乗る方はお勧めです。試してみてください。でも、レンタカーでこのようにMaxでためることが出来たことに喜びを感じてしまう私はなんて小市民なんでしょう。。---ここから本文です---今日も「物事を動かし進めるために使えるリソースを利用する」を書こうかと思ったのですがちょっと違う話を書きます。実は今の会社で一番尊敬する人の一人が会社を辞めました。別会社のCIOとして今後は活躍されるそうです。そのYさんとの出会いは、会社に入って4年目の時でした。Yさんはその時私が関わったプロジェクトのPMでした。出会った時の感想は、「こんな人がいるんだ」という衝撃を受けたのを覚えています。4年目で結構いろいろこなせるようになって天狗になりかかっていた私にくらべてすべての領域で圧倒的に凌駕していていました。なので「こんな人になりたい」と思っていました。今でもいろいろなシチュエーションで「Yさんだったらどうするだろうな？」と自分の行動と比較しています。ブログで書いている話もYさんから教えてもらったものがあります。今日はYさんから教えてもらった事を書いてみます。（また定期的に書きます）【今日の効率的仕事術】◇まず、自分がお客様に認められろ。そしてお客様がお客様社内で認められる　ために行動しろ　Yさんからこの言葉を聞いて以来、私の行動指針の深い部分に染み付いているものです。少し解説してみます。【必要な事】１．自分自身がまずお客様から認められる２．お客様がお客様社内で認められる「１」は当たり前ですがお客様から自分自身が評価されなくては何もはじまりません。なのでここに関してはここでは省略します。ポイントは「２」です。自分のお客様がなんだかの形でお客様社内で評価されてこそ、本当の意味でお客様満足につながると思っています。私はシステム構築を長年提供してきたのですがその場合であれば、例えば、【お客様がお客様社内で認められる例】・提供したシステムがお客様社内でいい評判がたった・提供したシステムによって売り上げが上がった、業務が効率化された・それらの結果、お客様が社内で表彰された・それらの結果、お客様が社内で昇進されたなどなど。「１」を達成するのと「２」を達成するのではハードルが全く違うのは簡単に想像できると思います。「１」を達成するためには見ている相手は基本的に担当するお客様だけですが「２」を達成するためにはお客様の会社の方針、同僚、上司などを視野にいれて行動する必要性が出てきます。お客様自身がお客様社内でも、パッとしないケースもあります。。そんな場合は、お客様に成り代わってお客様が社内で使う資料を作成したりすることも必要になってきます。「２」をやろうとした瞬間、いままで対象としてきたスコープで物事を見ても間違いなく足りません。こんな理想を持ちながら、Yさんからこのことを教えてもらった5年後に私もついに同じような体験をしました。（以前にもちょっと書いた話です）２年くらい前の話です。私が携わったプロジェクトで残業時間が月300時間を超えるような困難極まる状況でした。それらをついに乗り越えて大きな問題なく無事終了した1ヶ月後くらいのこと。常駐先のデスクで私がパソコンを打っていると10歳程度年上の担当のお客様が横たって言いました。「今、昇進発表があって昇進したんだ。普段俺はこんなこと言ったことないけど、お前だけに言わせてくれ。お前のおかけで昇進できたよ。ありがとう。」Yさんの言葉が本当に理解できて実現できたと思った瞬間でした。昇進だけがいいわけではないですし、昇進のタイミングがたまたま重なっただけかもしれないですが、昇進発表のその足で私のところに来てくれて、お礼の言葉を言ってくれた、その事実だけでたまらないものがありました。その後、そのプロジェクトはお客様社内で成功プロジェクトとして最高の賞をいただきました。そのお客様とは今でもやりとりがあり、冗談だと思いますが「お前のためなら何でもやってやるよ」と言ってくれます。いかがでしょうか？視野を広げて成長するためにも、真のお客様満足を得るためにも、お客様がお客様社内で認められることを考えてみませんか？今後も私の尊敬する方々から教えていただいて私の行動指針になっていることを書いてみます。------------------------------------------------------【まとめ】まず、自分がお客様に認められることは必要だが、その次のステップとしてお客様がお客様社内で認められることを考えたい。そのために何が出来るか考えて行動する必要がある。お客様がお客様社内で認められるためには、お客様の会社の状況、方針、同僚、上司など広い視野で考える必要がある。------------------------------------------------------

物事を動かし進めるために使えるリソースを利用する３（上司を利用する）

昨日から実家（岡山）の両親が遊びに来ています。その理由はずばり、孫に会いにです。前回両親が息子の壮輔に会ったのは2ヶ月の時の5ヶ月前になので彼は前回会ってからすでに、2.5倍の人生を送ってます（笑）なので、その時から考えると見違えるほど人間っぽくなりジジ、バババカが炸裂しています。たった一人の存在がここまで周りの人を喜ばすことが出来ることはなんてすばらしいと思ってしまいます。---ここから本文です---今日も「物事を動かし進めるために使えるリソースを利用する」をシリーズで書きます。今回は”上司を利用する”です。前回まではこちらを見てください。「物事を動かし進めるために使えるリソースを利用する１（お客様を利用する）」「物事を動かし進めるために使えるリソースを利用する２（お客様を利用する２）」【こんな経験ありませんか？】◇自分と同じレベル（地位）の人にお願いして実行してほしいが、　なかなかお願いしにくい雰囲気がありお願いできないありますよね？自分から言ってもいいのですが、同じレベル（地位）の人なのでどうしても遠慮してしまったり、同じレベル（地位）だとしても年上の人が多い場合などやはりなかなかお願いするのが難しい、ということ。そして本当なら同じレベル（地位）の人（人たち）が実行してくれれば物事が進むのに進めさせられない、と思っていること。※補足※地位というのは会社組織で、部長--課長--係長のような上下関係のレベルのことです。地位によって偉いとか偉くないとか言わない会社は少なくないと思いますが、わかりやすくするために意図的に使っています。そこで、【今日の効率的仕事術】◇物事を動かし進めるために、自分の意見を下書きして上司からメールを出してもらう　です。具体的なやり方は下記のとおりです。【具体的なやり方】・上司宛てで送られるメールを下書きする・上司にメールの中身（自分の意見）を納得してもらう・上司から送付してもらう多くの人は、同じ内容でも同じレベル（地位）の人から送られる場合より、上司から送られたほうがやらなくてはと思うものです。上司にお願いする前提として、上司がその意見に納得してくれている必要がありますので、上司に対して事前の説明としてメールではなく口頭でお願いすることも必要です。また、メールを送ってもらうのではなくて会議の席で直接言ってもらうことももちろん可能です。ただ、その場合は自分の意見を事前に正しく説明して理解してもらう必要があります。メールであれば自分が伝えたいことは文字により明白になりますのでその観点でメールはお勧めです。上司からメールを送ってもらうということを裏返すと、【上司からメールを送ってもらうことは？】・上司の視点で物事を見ている、つまり一歩高い視点だということが言えます。自分がコントロールできる枠を超えて物事を実施する、推し進めていくということを歓迎しない上司はいないと思います。ただし、忙しい上司に手伝ってもらうのも事実なので判断基準は、【上司から送ってもらうかの判断基準】・緊急度は？・自分で出来る手段は他にないか？・上司の立場で本当に意味ある意見なのか？・上司から送ってもらった場合とそうでない場合に得られる効果の差は？などの考慮が必要になります。これらを考慮しながら上司をうまく利用することは上司にとってもプラスになります。使えるリソースは周りにあるもの（人）すべてです。どうやって使えるか考えてみれば以外に効果的に使えるリソース（人）があるかもしれません。いかがですか？一歩高い視点で全体最適（全体を推し進めること）を考えて見ませんか？そのために上司というリソースを活用してみませんか？------------------------------------------------------【まとめ】なかなかお願いしにくい人（同じレベルの地位の人）を動かすためにメールを下書きして上司から送信してもらう。上司が納得する意見の下書きを出来るということは、一歩高い上司の視点で物事を考え実行しているという証拠でもある。一歩高い視点で物事を推し進めるためにも、上司をうまく利用する。------------------------------------------------------

物事を動かし進めるために使えるリソースを利用する２（お客様を利用する２）

先週末にここ2ヶ月くらいかかわっていた案件（体が痛くなるくらい働いていた案件）に関してやっとお客様から契約をいただくことができました。私は案件がとれた後、プロジェクトを実際にやる側なのでスタートはこれからなのですが、今回は営業と密接に仕事をしたので、いままで経験したことがないいろんな裏技？なども見れて振り返ってみるとかなり充実感がありましたね。しばらくゆっくり、と思いたいところなのですが性格的に次のチャレンジを探してしまいそうです（笑）---ここから本文です---今日も「物事を動かし進めるために使えるリソースを利用する」をシリーズで書きます。前回はこちらを見てください。「物事を動かし進めるために使えるリソースを利用する１（お客様を利用する）」実は今回も、”お客様を利用する”です。【こんな経験ありませんか？】◇自分のプロジェクトのメンバー/自分が管理しているチームに年上の人が　いてなかなかお願いしにくいことありますよね？私も何度もそのような状況になります。今34歳なのですが、28歳くらいから私がリードするチームのメンバーに年上の人がいる、という状態でした。数年前のプロジェクトは30人中、10人以上が年上というのもありました。年上の人に対して、正論を言えば納得して受け入れてくれるか、といってもそうではないケースの方が多いです。人によっては、・若者のくせに生意気な、とか・言ってることは正しいかもしれないけど、どうもねと思う人も少なくないのも事実です。初対面、とくに年下の場合だと人はその人の意見を素直に取り入れようとしない場合は多いです。時間とともに信頼関係が成り立って何をお願いしても違和感ない状態になっていれば年を気にすることはないのでしょうが、そこにいくまではなかなか時間がかかります。でもその前に、お願いしなくてはならない。。そこで、【今日の効率的仕事術】◇物事を動かし進めるために、お客様に成り代わってお客様の立場で依頼する　です。具体的なやり方はいたってシンプルです。下記のような言い方をしてみます。【具体的なサンプル１】「私がお客様だとすると、○×と言うのではないでしょうか？」「お客様は○×と言うと思うのですが、何と返答したらいいですかね？」　※○×は実際に自分がお願いしたいこと「今日は私はお客様に成り代わって発言してみますね。」といいます。後は自分が思う正論をぶつけていく。もちろん正論に納得感があるという前提ですが、年上の人たちは私の発言をお客様の発言として聞いてくれます。時にはどうしても聞き入れてくれない場合はもありますがそんな時は【具体的なサンプル２】「ではそれを実際にお客様に聞いてみませんか？」です。これで実際にその人がお客様に聞いてNGと言われたケースもあれば、聞く前に改めて考え直してくれた、というケースもあります。このプロセスで「若いにもかかわらず正しいことを言っている、彼が言うことは聞く価値があるな？」という信頼感が増していけば、今後は素直に聞いてもらえるようになっていきます。使えるリソースは周りにあるもの（人）すべてです。「お客様が困っていることを解決する」という軸のもと、どのリソース（人）がどうやって使えるか考えてみれば以外に効果的に使えるリソース（人）があるかもしれません。いかがですか？お願いしにくい年上の人を動かしませんか？そのためにお客様というリソースを活用してみませんか？------------------------------------------------------【まとめ】○自分のプロジェクトのメンバー/自分が管理しているチームに　年上の人がいてなかなかお願いしにくい○正論を言っても「若者のくせに生意気な？」と思われてしまい　なかなか素直に意見を聞き入れてもらえない○物事を動かし進めるために、お客様に成り代わってお客様の立場で会話する○具体的には、「私がお客様だとすると、○×と言うのではないでしょうか？」「今日は私はお客様に成り代わって発言してみますね。」○周りのすべてのリソース（人）で何をどう使えるか考えると　以外に有効なリソースが存在する○「お客様が困っていることを解決する」という軸で会話する------------------------------------------------------