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2023年06月22日

💼 部下の退職と有給休暇｜上司として門出を応援するために考えたこと

テーマ：たのしい戦略♪(129)

カテゴリ： 📖 雑記

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「退職する社員が、残っている有給休暇をまとめて取りたいと言ってきた」
「引き継ぎも必要だけれど、有休取得も尊重したい」
「直属の上司として、どう対応すればよいのだろう」

部下から退職の申し出を受けると、本人の将来を応援したい気持ちと、残された仕事を滞りなく引き継ぎたい気持ちの間で悩むことがあります。

今回は、直属の部下から退職の申し出を受けたときの経験をもとに、退職時の有給休暇と上司の役割について考えます。

※本記事は、個人の経験をもとに制度の概要を整理したものです。
個別の判断については、勤務先の人事・労務担当者、労働基準監督署などへご確認ください。

期待していた部下から退職の申し出を受ける

ある日、直属の部下から退職したいという申し出がありました。

関係も良好だと思っていたため、申し出を受けたときは驚きました。

退職理由を聞くと、知人の会社から声をかけられ、役員として新しい仕事に挑戦するとのことでした。

部下が退職することには寂しさがあります。

同時に、自分で考えて選んだ新しい道であれば、気持ちよく送り出したいとも思いました。

　黒豆柴：一緒に働いてきた部下の退職は、やっぱり寂しいね。
　赤豆柴：寂しさと、応援したい気持ちは両方あっていいんだゾ！

転職は、現在の職場に対する否定とは限りません。

新しい仕事への挑戦、自分の力を試す機会、働き方の見直しなど、理由は人によって異なります。

上司として大切なのは、感情だけで引き留めたり責めたりせず、まず本人の考えを聞くことだと思います。

退職までに確認したい年次有給休暇

退職日が決まったら、業務の引き継ぎとともに確認したいのが、年次有給休暇の残日数です。

年次有給休暇については、労働基準法第39条に定められています。

その後は、勤続年数に応じて付与日数が増えていきます。

パートタイム労働者など、所定労働日数が少ない場合には、勤務日数に応じて比例付与される場合があります。

年次有給休暇は、一定の条件を満たした労働者に認められる権利です。

会社や上司からの好意で与えるものではありません。

就業規則には申請方法などが定められていますが、法律で認められた権利そのものを、就業規則だけで自由に制限できるわけではありません。

e-Gov法令検索「労働基準法第39条」

会社には取得時季を変更できる場合がある

労働者が有給休暇の取得日を指定した場合、会社は原則として、その日に休暇を与える必要があります。

ただし、請求された日に休まれると事業の正常な運営を妨げる場合には、会社が別の日への変更を求められることがあります。

これが「時季変更権」です。

しかし、単に、

「人手が足りないから」
「忙しい時期だから」
「退職前に有休をまとめて取るのは気に入らないから」

という理由だけで、当然に取得を拒否できるわけではありません。

個別の事情を確認し、業務への影響や代わりの日を具体的に検討する必要があります。

特に退職日が決まっている場合は、退職日より後へ取得日を変更することができません。

そのため、退職直前になってから慌てないよう、本人、直属の上司、人事・労務担当者が早めに残日数と取得予定を確認することが大切です。

　黒豆柴：有休を取るか、仕事をするかの二択にしないことが大切なんやね。
　赤豆柴：早めに話し合えば、引き継ぎと休暇を両立できることもあるんだゾ！

所属長から「有休を取らせないように」と言われる

部下の退職が決まったあと、所属長から、

「有給休暇を使わず、退職前日まで働いてもらうように」

という趣旨の指示がありました。

退職者には担当している仕事があり、取引先や周囲への引き継ぎも必要です。

職場として、退職日までに必要な仕事を整理したいという考えは理解できます。

一方で、上司の都合だけで部下の有休取得を最初から認めないという対応にも疑問が残ります。

そこでボクは、部下が保有している有給休暇の日数と、これまでの取得状況を確認することにしました。

感情や思い込みで判断するのではなく、まず事実を確かめる必要があると考えたからです。

確認すると有給休暇は残っていなかった

部下の有給休暇について確認したところ、これまでに付与された分は、すでに計画的に使い切っていました。

退職前にまとめて取得する有給休暇は残っていなかったのです。

そのため、今回の「退職前に有休を取得するか、最後まで勤務するか」という問題は、それ以上話し合う必要がなくなりました。

部下には退職日まで勤務してもらい、その間に業務の引き継ぎを進めることになりました。

　黒豆柴：いろいろ心配したけれど、そもそも残っていなかったんよね。
　赤豆柴：考える前に、まず事実確認が必要だったんだゾ！

結果だけを見ると、少し拍子抜けする結末です。

しかし、この経験を通して、退職時の対応を上司の感覚だけで決めてはいけないと改めて感じました。

退職時に上司が確認したい5つのこと

部下から退職の申し出を受けたときには、少なくとも次の点を確認しておく必要があります。

1．正式な退職予定日

最終出勤日と退職日は、同じとは限りません。

有給休暇を取得してから退職する場合は、最終出勤日より後に退職日が設定されることがあります。

本人と人事担当者の間で認識をそろえます。

2．有給休暇の残日数

本人の記憶だけに頼らず、勤怠管理の記録や人事担当者への確認を通じて、正確な残日数を把握します。

取得予定がある場合は、退職日から逆算して調整します。

3．引き継ぐ仕事と期限

担当業務を一覧にして、後任者、進捗状況、保管場所、注意点などを整理します。

すべてを退職者一人へ任せるのではなく、上司も進み具合を確認することが大切です。

4．社内手続きと返却物

退職届、健康保険証や社員証、パソコン、携帯電話、鍵など、必要な手続きと返却物を確認します。

勤務先によって異なるため、人事・総務担当者と連携して進めます。

5．周囲へ伝える時期と内容

退職を本人の了承なく周囲へ伝えると、トラブルになる可能性があります。

いつ、誰へ、どのように伝えるかを、本人と相談して決めます。

引き継ぎは退職者だけの責任ではない

退職時の引き継ぎは、もちろん大切です。

しかし、業務が一人に集中し、その人がいなくなると仕事が止まってしまう状態は、退職者だけの問題ではありません。

日頃から業務内容を共有する。
資料の保存場所を統一する。
担当者が休んでも、最低限の対応ができるようにする。
後任者を早めに決める。

こうした仕組みを作ることは、上司や組織の役割です。

退職が決まってから慌てて引き継ぎを求めるのではなく、普段から仕事を見える形にしておく必要があります。

有給休暇と引き継ぎを対立させないためにも、特定の人へ仕事を集中させない職場づくりが大切なのだと思います。

部下の門出を気持ちよく応援する

部下が退職すると、上司として寂しさや戸惑いを感じることがあります。

人員の補充、仕事の割り振り、取引先への説明など、残る側の負担も小さくありません。

それでも、退職する本人にとっては、次の人生へ進む大切な節目です。

有給休暇の取得を感情だけで否定せず、残日数と引き継ぎに必要な期間を確認する。

本人、人事担当者、職場で早めに話し合う。

必要な手続きを丁寧に進め、最後は新しい挑戦を応援する。

そうした対応が、退職する人だけでなく、職場に残る人からの信頼にもつながります。

一緒に働いた部下が次の場所で活躍することは、上司にとってもうれしいことです。

新しい道を選んだ部下の門出を、気持ちよく送り出したいと思います。

新しい門出へ「エール」を贈る

一緒に働いてきた人の退職は寂しいものです。

それでも、新しい道へ進む決意をした人には、これまでの感謝と応援する気持ちを伝えたいと思います。

大げさな送別品でなくても、休憩時間に飲み物やお菓子を囲みながら、

「今までありがとう」
「新しい職場でも頑張ってね」

と声をかけるだけで、温かな思い出になります。

　黒豆柴：新しい門出には、心を込めてエールを贈りたいね。
　赤豆柴：それなら、本物のジンジャーエールを贈るんだゾ！
　黒豆柴：やっぱり、そっちのエールなんやね。

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　黒豆柴：感謝と一緒に、本物のエールを届けます！
　赤豆柴：最初から、その駄じゃれを言いたかっただけなんだゾ！

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送別会や職場の休憩時間など、複数人で分けたい場面にも向いています。

気軽に手を伸ばせるお菓子があると、かしこまった送別会が苦手な人とも、自然に会話を始めやすくなります。

購入するときは、入っている味の種類、袋数、賞味期限を確認しましょう。

　赤豆柴：応援するときには、みんなで食べられるお菓子も必要なんだゾ！
　黒豆柴：スポーツ観戦だけでなく、送別会のお供にもなるね。