2010年06月の記事一覧 | 就職ものがたり☆就活の壷☆

進路・進学・就活・就職活動におけるメモの大切さ　☆

　ビジネスに必要な基礎知識　☆ ビジネスシーンでの知識は、就活に必要な要素です。学校の勉強にも共通する内容が多いと思いますので、自己点検をおこなって下さい。就職活動におけるメモの大切さ　よく、仕事のできる人の共通点として、メモ魔である点が挙げられます。特にセミナーに参加する人の中で、メモをたくさんとる人は、飲み込みが早く、多くを学んで帰っていきます。　メモを取ることが少ない人（メモ下手な人）にありがちな間違った考え方は、「その情報はメモを取る必要のない程度のシンプルなもの」と捉えている点です。それに対し、メモ魔（メモ上手）の人はメモをとることを「思考を展開していくための起点」だと捕らえています。インプット情報を元にアウトプットを、アウトプット情報を元にインプットを行っていくことです。就活の会社説明会では、メモをとらないで聞いている人をチェックしています。できる人の「1日5分」ノート術 1日5分間の振り返りが大きな差を生む　社内会議や顧客との商談、勉強会など、ビジネスマンはノートをとる機会が数多くあります。しかし多くの人はノートをとりっぱなしで、整理・活用することが十分にはできていないようです。これはとてももったいないこと。　ノートにはビジネスに関する重要情報が詰まっています。ノートの整理・活用を怠るということは、重要なビジネス情報の整理・活用を怠ることと同じなのです。ノートは普段からしっかりと整理をして、存分にビジネスに活用していきましょう。といっても、そんなに大げさな作業が必要になるわけではありません。毎日5分間だけノートに目を通し、ちょっとだけ手を加える。これだけでも歴然とした効果が表れます。授業のノートを、見直しましょう。（ビジネスシーンでのノートとの共通点を意識する）ノートを読み直し、重要情報の補足を行う。（ビジネス実践編）　商談やミーティングの最中は、相手の話を聞いたり自分が話すことに一生懸命になって、重要事項をノートに書き漏らしてしまうということがしばしば起きます。これは仕方がないこと。相手と話しているときには、ノートに記録することよりもコミュニケーションをとることの方を優先すべきだからです。　書き漏らしは商談やミーティングの最中はやむを得なくても、後できちんとフォローしておく必要があります。そこで習慣づけて欲しいのが、「毎日仕事が終わった直後にノートを見直して、欠けている重要情報を補足する」という作業です。　その日3件の商談があれば、1つ1つの商談を振り返り「ノートには書いていないけれども、お客様と何か約束をしなかったか」「重要事項に関する記入漏れはないか」といった観点でノートを読み直し、書き足していきます。飲みに行こうとしている同僚を待たせてでも、デートの時間が差し迫っていても、これだけはその日中に必ず終わらせるほど重要です。人間は忘却の生き物ですから、1日置くと前日のことは細部まで思い出せなくなってしまうのです。　同時にノートを読み直しながら、「お客様にA案件の資料を渡す約束をしたので、準備しなくてはいけない」とか、「来週末のプレゼンに向けて、B案件について調べておかなくてはいけない」というように、やるべきことをすべてピックアップします。そして手帳の「To Doリスト」に転記します。この作業をしっかり取り組めば、つまらないモレを防ぐことができるのです。ゼミ発表におけるプレゼン作成に、ビジネスノートを参考にしましょう。見出しをつけて検索性を高める工夫をしよう　ノートを使った情報整理ができている人は、検索性の高い読みやすいノート作りを心がけているものです。読みやすいノート作りも、「仕事が終わった直後の5分間」を使って行います。　それぞれのメモ冒頭には、大きめの字で大見出し(タイトル)を書いておきます。お客様と商談したときのメモなら「A商事××さんとの商談」、社内ミーティングのときは「営業部内定例ミーティング」というように大見出しをつけておくのです。また同時に日付もつけておきます。大見出しを見れば、いつ・どこで・誰と・何のために打ち合わせをしたときのメモであるかが一目瞭然になります。またメモの区切りごとに、小見出しもつけておきます。　例えば今後のスケジュールについて書いた部分には「今後のスケジュール」という小見出しを、双方で詰めるべき確認事項について書いた部分には「確認事項」といったような小見出しをつけておくわけです。メモの区切りごとに横線を引っ張っておくと、区切りと区切りの境界が明確になります。こうしておけば、「今後のスケジュールはどうなっていたっけ？」とノートを開いて見直すときに、すぐに必要な部分が見つかります。重要部分やキーワードについては赤ペンでアンダーラインを引いたり、大きな丸で囲んだりといったことも検索性を高めるうえで効果的です。ビジネスノートは、授業ノートが基礎になっています。勉強の効率をアップさせるノートをもう一度見直してみましょう。定期的に読み直して、アイデアや気づきを得よう　ノートに整理した情報を活用するには、定期的にノートを見直す必要があります。ざっとでかまわないので、その日メモしたり整理した部分だけではなく、3～4日前まで遡ってノートを読み直してみます。時間に余裕があるときには、さらに遡ってノートを読み直します。するとバラバラにメモしていた情報が有機的に結びつき、思わぬアイデアが浮かんだり気づきが得られることがあります。　「以前C社に行ったこの提案は、ちょっとアレンジすれば今商談を進めているD社への提案にも使える」「E社の商談がうまくいかなかったのは、今振り返れば商品の強みを押さえられなかったことが原因だったんだな。これは今後F社と商談をする上でも、貴重な教訓としなくてはいけない」というように。 To Doモレ防止にも役立つ　定期的にノートを見直すことで、To Doのモレに気がつくことがあります。「重要事項については、書き方をこんなふうにしよう」や「この単語はよく使うので、略字にしてしまおう」というように、効果的・効率的なノート整理の方法を発見することもできます。PCやPDA全盛の今でも、やはり使い勝手の良さやスピードにおいて手書きに勝るものはありません。ノートはビジネスマンの最大の武器。だからこそ上手に整理・活用をしていきましょう。

進路・進学・就活・言葉使いの基本　☆

言葉使いの基本　職場はさまざまな立場や役割の人で構成されています。仕事を通して外部の関係者やお客様といった立場の異なる人々との交流が発生します。その人たちと良好な関係を築き、スムーズに仕事を進めるためにも、相手に応じた話し方をマスターする必要があります。　ビジネスマナーには基本の言葉使いがあります。「です」「ます」「でございます」といった丁寧語はビジネスの中での基本的な言葉遣いです。これに加えて、相手の立場や役割、その人と自分の位置関係、そのときの話題の中心となる相手や状況などに応じて尊敬語や謙譲語を使って会話をすることになります。自分と相手の呼び方　自分の呼び方は、職場では男女とも、「わたくし」が基本です。同僚同士なら「僕」「わたし」を使ってもかまわないかもしれませんが、上司やお客様の前では必ず［わたくし」を使うようにしましょう。　同僚や仲間に対しての呼び方の基本は、［さん」です。目下の男性を「くん」と呼ぶ人もいますが、職場では「さん」と呼ぶようにしましょう。　上司の呼び方の基本は「名前に役職名」ですが、名前を「さん」づけで統一している会社もあります。社内では「さん」での呼び方でもかまいませんが、取引先やお客様など第三者の前では、必ず役職名をつけて呼ぶようにしましょう。　また、取引先、社外の人に対しては、「名前に役職名」か「役職名と名前に様」で呼びます（○○部長、△△部長の○○様）。相手の肩書きは間違えないようにしましょう。特に部長を課長と間違えるなど下位の役職名に間違えるのは、大変な失礼にあたるので注意が必要です。敬語の使い方尊敬語尊敬語とは、相手の行為や状態に用い、敬って言い表す言葉です。上位者と社外の人に対しては､相手または話題の人(物)を高めることで敬意を表します。　（例）社長が見る→社長がご覧になります謙譲語謙譲語とは自分の行為や状態に用い、へりくだって相手への敬意を示す言葉です。自分自身､身内､話題の人(物)を低めることで､相手および話題の人に、敬意を表す言い方です。　（例）私が見る→私が拝見します丁寧語丁寧語とは、基本的には相手を高めるのに用いますが表現を美しくし､好感を与えるために使うこともあります｡美化語とも呼びます。　「です」「ます」「ございます」を付ける。　（例）資料でございます　「お」「ご」を用いる。　（例）お電話でございます丁寧語の使い方丁寧語に切り替えると（日常→丁寧語）「わたし→わたくし」「わたしたち→わたくしども」「誰→どなた様」「あの人→あちら様」「これ→こちら」「さっき→先ほど」「あとで→のちほど」「少し→少々」「どうしますか→いかがなさいますか」「すみませんが→恐れ入りますが」「いいですか→よろしいでしょうか」ビジネスの慣用句「少々お待ちください」「お待たせいたしました」「かしこまりました」「恐縮ですが」「お手数ですが」「申し訳ございません」「席をはずしております」「頂戴いたします」「お」「ご」のつけ方｢お｣｢ご｣のつけ方１．尊敬語を示す　先生のお話､社長のご出席､お客様のご都合２．相手のものを表す　　おからだ､お顔､お車､お考え､ご意見､ご家族､ご出席３．｢お｣｢ご｣をつける習慣が固定している　お辞儀､おはよう、ご飯４．相手と関係のある言葉　お電話､お手紙､お返事､ご報告５．動作･状態を表す敬語　｢お(ご)～する」「お(ご)～なる」６．形容詞､形容動詞に添えて､尊敬語､丁寧語にする　(尊敬語)お忙しい､お近く､お元気　（丁寧語)お寒い７．言葉を和らげ､上品に表現する　お話､お寿司､お茶､お米｢お｣｢ご｣をつけないもの１．外国語　　ジュース､コップ､テキスト２．社会的な言葉　　会社､新聞､手帳３．公共の施設　　学校､病院､汽車､役所４．｢お｣｢ご｣の音で始まる言葉　　応接室､踊り､折詰､扇５．長い音節の―語　　ほうれんそう６．―音節の言葉　　目､歯､手､気

進路・進学・就活・志望動機　☆

　社会には、事務・営業・販売・企画・専門職・公務員など大きな枠では紹介できないほど多種多様な仕事があります。そして、数え切れないほどの資格があります。　まず、将来就きたい仕事は何が良いかを考えたら、多くの職種を知ることが必要です。現在は、インターネットを使用して短時間で調べることができますので、是非実行して下さい。　興味を持った職種が見つかれば、どうしたらその仕事に就けるのかを調べれば、なり方が分かります。そして、その仕事ができる業界にどのような企業があるかを調べます。　その業界から興味を持った企業を何社かピックアップして、どこが違うのか、どこが強みかを比較します。その結果が、志望動機となります。　就職活動で重要なのは、職種を知り業種を知るところから始まります。自分に向いている仕事は何かを見つけるためには、多くの職種を知り理解することで見つけることができます。

進路・進学・就活・ビジネスマナー　＜基本＞

入社してどのような仕事をするにせよ、仕事をするうえで基本的に知っておかなければならないことがあります。命令の受け方、報告のしかた、電話の対応、来客の対応、訪問のしかた、文書作成に関する知識、文書の整理・保管のしかたなどがそれです。今回は、仕事に対する基本的な考えかたをご案内いたします。仕事に取り組む姿勢の基本的な考えかた１．命令・指示に従う２．チームワークを保つ３．時間を守る４．創意・くふうを心がける５．考えて仕事をする６．周囲への心配り７．自己弁護はしなし仕事の進め方の原則「Ｐ・Ｄ・Ｓ」Ｐ（Plan）D（Do）S（See）計画・実施・検討です。どんな仕事でもこの原則に従って進められます。Ｐ・Ｄ・Ｓにおける５Ｗ２Ｈ５W１．Ｗ（What）どんな仕事をやるのか。２．W（Why）なぜやるのか。３．W（When）いつまでにやるのか。４．W（Who）一人でやるのか。だれとやるのか。５．W（Where）仕事によっては自分の席以外の所での仕事もあります。２H１．H（How）　　仕事のやりかた。２．H（How much）予算の検討。新入社員・ビジネスマナー・始めての名刺交換パート１　☆訪問先で、もしくは来客で、初めて顔を合わせる方との最初のコンタクトとなる名刺交換は、お互いのことを改めて確認し合う大切な瞬間になりますので、しっかりとした礼儀をもって行わなくてはなりません。名刺は自分から先に名刺交換の際、先方が目上にあたる場合には、まず自分から名刺を差し出し、その後で先方の名刺を受け取ります。また先方を訪問した際も、訪問した側の人間から先に差し出すようにします。また、上司と同行の上での名刺交換は、上司の後に続いて行いますが、状況が難しい場合もあります。「自分から先に名刺を出す」という心構えを普段から持っておくことが大切です。名刺の受け渡しのポイント名刺は右手で軽く持ち、先方の胸より下の位置で手渡すのがマナーです。先方の名刺の上から差し出すことは失礼にあたりますので、お渡しする位置には注意が必要です。受け渡しの際には、「○○と申します」「よろしくお願い申し上げます」「頂戴いたします」といった言葉を、必ずつけ加えましょう。名刺交換は１度きりの貴重なコミュニケーションですから、無言で行うのはタブーです。新入社員・ビジネスマナー・初めての名刺交換パート２　☆商談中の名刺の扱い名刺交換が終わって席についたら、頂いた名刺をテーブルの上に置きましょう。先方が１人の場合には、自分の名刺入れの上に乗せますが、複数いる場合には、座っている席順に名刺を並べます。そうすることで、商談中の名前の呼び間違いを防ぐことができます。その際、並べた名刺の手前に自分の名刺入れを置くようにします。受け取った名刺を、きれいなままで置いておく必要はありません。名刺を頂いた日付や、商談の内容、先方の印象など、先方に関する情報を忘れないうちに名刺に書き込んでおけば、今後の商談にも大いに役立ちます。もちろん、先方の目の前でやってはいけません。移動中や、会社に帰ってからです。どんな場合でも、名刺の受け渡しは必ず両手で行うの？両手で差し出し、両手で受け取ることが最も丁寧な名刺交換ではありますが、双方が同じタイミングで名刺を出した時など、なかなかそうもいかないことのほうが、実際には多いのかもしれません。その場合は無理に両手にこだわらず、片手であっても姿勢良く、礼儀正しい受け渡しができていれば問題ありません。名刺を同時に出してしまった場合は？自分の名刺を先方が受け取られるのを待ってから、先方の名刺を受け取るように心掛けましょう。また先方が目上にも関わらず、自分より先に差し出して来られた場合には、「申し遅れましたが」と一言添えてから、自分の名刺を差し出すのがマナーです。同じレベルの人どうしによる名刺交換は？差し出し、受け取りが同じタイミングになっても構いません。この場合は右手で差し出し、左手で受け取るようにします。遠慮や譲り合いが長くなると、かえって雰囲気を壊すことにもなりかねませんので注意しましょう。新入社員・ビジネスマナー・初めての名刺交換パート３　☆名刺を交換した後、立ち話が長くなった時は……？話している間は、名刺を両手で胸の高さに持っておきます。話が長くなりそうであれば、いったん名刺入れにしまい、席に着いてから再び取り出して、テーブルの上に置くようにします。名刺を受け取って拝見すると、読み方の分からない苗字が……この場合、「どうお読みするのですか？」と伺うのは失礼にあたると思いがちなのですが、後々になって先方に確認したり、思い込みで判断してそれが間違っていたり、ということの方が、先方に対してはもっと失礼にあたりますので、読み方が分からなければ、基本はその場で正しい読みを聞いておきましょう。先方の名前をはっきりと確認しておくという意味合いにおいては、失礼にあたりません。名刺入れの上に乗せるのは、誰の名刺？相手が複数人いらっしゃる場合、名刺を受け取ってテーブルに並べる時、相手の中で最も目上、もしくは身分の高い人の名刺を名刺入れの上に乗せ、あとの人の名刺はテーブルの上に並べると思われがちなのですが、大切なお客様や取引先の方々は、それぞれの肩書きや身分があっても、本来はどの方も平等な目で見るべきです。テーブルの上に並べた名刺の列の手前に、何も上に乗せない状態で自分の名刺入れを置くのがこの場合は正解です。名刺を有効活用しましょう受け取った名刺を、きれいなままで置いておく必要はありません。移動中や会社に帰ったら名刺を頂いた日付や、商談の内容、先方の印象など、先方に関する情報を忘れないうちに名刺に書き込んでおきます。名刺をきちんとファイルに入れて、いつでも取り出せるように整理しておきましょう。名刺を丁寧に管理し、有効に活用している人は、人脈の幅を広げ、そこから新たなビジネスを展開していくことも容易に行っていける人だと思います。新入社員・ビジネスマナー・ビジネス文書Wordなどのワープロソフトで最も便利な機能の１つといえるのが、「ひらがなから漢字への自動変換」です。しかし、この便利さに甘えるばかりに、手書きの時は使わない漢字でも、変換して使うクセがついてしまうのはいかがなものでしょうね……。ワープロ画面で文章を打っていると、なんとなく「ひらがなを使うのは恥ずかしい」という意識が働いてしまう。変換機能への依存が招いた状況なのかもしれませんが、心当たりのある方も多いのではないでしょうか？もう１度、文書を作る時の基本に立ち返ってみましょう。「相手が読みやすい、分かりやすいと思う文章作り」が、何より大事ですよね。漢字の多い文章というのは、やっぱり読みにくいものです。無理な変換、行き過ぎた変換は、書き手の自己満足となってしまいかねません。では、変換頻度の基準はどこに置けばいいでしょう？やはり「同じ文章を手書きで書いた時」をイメージして、ひらがなと漢字のバランスを取る書き方が最も適当ではないでしょうか。重要な書類など、一定の形式を重んじる文書なら別ですが、メール文や企画書といった中身であれば、漢字の利用を意識しすぎるとかえって不自然な文章になってしまうこともあります。例として、いくつか挙げておきますと……・「ため」　　→　　為　？・「～のように」　　→　　～の様に　？・「いわゆる」　　→　　所謂　？・「ちょっと」　　→　　一寸　？・「ありがとうございます」　　→　　有難う御座います　？上記のように、ワープロで打ったからこそ、という変換例はたくさんあります。つまり、ひらがなの方が不自然さを感じない言葉というのもたくさんある、ということです。無理に漢字に変えたばかりに文面が堅苦しくなった、と感じた時は要注意です。ひらがなと漢字のバランス、文章全体を見た上での使い分けが出来るように、「漢字の使い過ぎ」にはくれぐれも気をつけましょう。　相手の会社、自分の会社、それぞれの呼び方就職活動中に勉強された方も多いとは思いますが、会社を指しての呼び方に、慣れないうちは頭を悩ませる人も少なくないことでしょう。商談や面談の場でも、しっかり使い分けが行えるようにしたいものです。ここでいま一度、整理しておきます。相手の会社を指す場合は「御社（おんしゃ）」「貴社」、自分の会社には「弊社」「当社」という呼び方があります。ビジネスの現場において多く用いられるのは「御社」と「弊社」ですが、「貴社」「当社」も同じ意味ですので使ってはいけないということはありません。現に、文書や企画書といった書類上においては「貴社」「当社」の表記が使われることも少ありません。一般企業以外の場合は？自分の勤務先、あるいは先方が「株式会社ではない」場合、もちろん「○○社」ではなく、それぞれに合った適当な呼称となります。（例：「御○○」の場合）　○自治体・・・・・御庁、御所、御県、御市など　○銀行・・・・・・御行　○信用金庫・・・・御金庫　○信用組合・・・・協同組合、御組合　○学校・・・・・・御校　○商店・・・・・・御店　○各種団体・・・・御団体、御協会、御財団など◆あまり形式にとらわれず……会社を指しての呼び名というのは、商談などの場になれば、出てくる回数が結構多くなりがちになるものです。「御社」「弊社」の言葉が頻発して、やり取りがぎこちなくなるのもあまり良いとはいえませんね。場が和んできたら、あるいは相手と親しくなったら、「○○（会社名）様、さん」「私ども」といった別の表現を使っても構いません。これも円滑な会話を行う上においては必要なバリエーションです。

進路・進学・就活・エントリーシートって？

　就職活動をしている人ならほとんど皆さん知ってるエントリーシート。郵送で送る企業もあれば、ウェブで送信するものもありますよね。でもこのエントリーシートが通過しないと面接さえ受けさせてもらえません。　皆さんの中にもエントリーシートで悩んでいる方が多いのではないですか？エントリーシートに９９点はありません。１００点か０点です。通過するかしないかの２つに１つしかないのです。エントリーシートで何を見ているの？　皆さんにとっては何時間、何日もかけて作ったエントリーシート。でも、人気企業になると、何千人、何万人という学生さんからエントリーシートが送られてきます。仮に１人分のエントリーシートを５分で読んだとしても１万人だと５万分（約８００時間）、１０人で読んでも８０時間・・・正直言って採用担当者は全員分のエントリーシートを一言一句全ては読んではいません。　しかも、内容はアルバイトの話、サークルの話・・・同じような文言がどのエントリーシートにも並んでいたら正直飽きてきますよね（皆さん想像してみて下さい）。では採用担当者はエントリーシートで何を見ているのでしょうか？言い方はいろいろありますが、基本的には「書かれている内容とその編集能力（論理性等）」です（編集能力といっても小説を書くような書き方ではないですよ）。極論すれば会いたい人かどうか？だけです。どうやって書けばいいの？　内容については皆さん個人個人で違うと思いますが、一番大切なことは読んでくれる採用担当者の気持ちになって考えてみることです。何の特徴もないだらだらとした書き方や内容では自分だって読む気にならないですよね？これは会社に入って企画書等を作る時も同じです。　採用担当者が読みやすい、尚且つ続きを実際に会って確かめてみたい、と思わせるような内容、書き方をすることです。どんなに完璧なエントリーシートでも会ってみたいと思われなければそのエントリーシートは０点です。一発うけを狙って書いたとしても面接に行ければ１００点なのです。エントリーシートで大切なことはまずちゃんと読んでもらう（埋もれない）ことです。エントリーシートを出せば必ず読んでもらえると思わないことです。読んでもらえる工夫をしましょう！基本的ななアドバイス１．結論は先に！（但し興味を持たせる結論であること）２．次にその理由を具体的に！（５Ｗ１Ｈで。決してだらだらと書かないこと）３．１文章は長くても２行以内！ここまで出来て当たり前。さらに、４．その企業の社風に合わせた書き方をする（これは案外重要！）５．人間的に奥が深いと思わせる（逆に言えば考えが浅いと思われない）６．他人が書きそうなテーマでもさらに突っ込んで自分らしさを表現する７．就職本のマニュアルのような書き方は絶対しない