2011年01月の記事一覧 | マンション管理士イダケンが管理をグッと良くする

『わからない』はプロとして恥

持ち帰って回答します・・・プロが発するこの一言で管理組合はいらっとします。確かに担当者一存で決められないことはあるでしょう。それが日常茶飯事だったらどうします？１円でもお金をもらっていればプロなのだから、ガキの使いでは済まされません。会社の代表者として顧客である管理組合と接触するわけですから、それなりの裁量権と、スキルがあって当然です。ヒアリングは確かに重要です。顧客である管理組合からいかに本音や要望を引き出せるか、プロとしてそのスキルは求められます。でも、質問されたこと、相談されたことについて『？』『持ち帰ります』『勉強不足でわかりません』は、プロとして恥ずすべき回答です。『持ち帰ります』の回答をする場合においては、顧客である管理組合もその質問なら仕方がないと思えるレベルに達していなければ、顧客はプロを見下すことになるでしょう。プロとして役に立たないと顧客が感じれば、管理会社やマンション管理士と契約している委任の根本である信頼関係が失墜します。まともに対応・回答できない人間を顧客である管理組合に派遣するようなら、その派遣先はお客様を軽視していると見做されます。知識が欠けていれば、いつも顧客に行く時に参考書なり、資料なりをどんなに重くとも持参していれば、時間こそかかるかもしれませんが質問があった時にある程度きちんとした回答を導き出せるはずです。『知ったかぶり』『わかりません。持ち帰ります』を平気で言う方は、労を惜しむ傾向があり、顧客に行く時は準備不十分なことが多いように感じます。そもそも『知ったかぶり』も、プロとして期待される応えを『持ち帰ります』と回答することもイダケンから見れば同じ次元です。もっと恥じてください！そうならないために努力してください！楽観的な発想とポジティブシンキングはイコールではありません。スキルがなければ努力する。努力ができなければ向いていない。人それぞれ向き不向きがあります。プロとしての自覚があるのなら顧客に迷惑をかけない、適正がなければ別の方法に向かって努力する、これがポジティブな発想だと思います。にほんブログ村

全員合意を目指す

理想論かもしれませんが、管理組合運営は全員合意＝反対なしを目指すべきです。多くのマンションは議長委任により総会を待たず決議は決まっています。（総会は開催しないといけませんが・・・）合理性を追求するなら、執行部たる理事会がこれだ！と方向性が定まれば、素案を作成し、すぐに総会に上程すれば、大部分の意見は十分な検討をせずとも手続き上だけなら通過してしまう実態があります。これでいいのでしょうか？少なくともイダケンは重要な案件ほど、石の上を何度も叩いて、決定するべきだと思います。時には急がば回れも必要な時もあります。アンケートや住民集会で住民の意見に耳を傾けたり、理事会を何度も開催したり、時間と手間をかけるのは素案をまとめていくのは、組合員全員が理解・協力得られるようなプランをつくるためです。反対者はいないに越した事はありません。全員合意！これを目標に総会準備を進めてきましょう！！にほんブログ村

スマートフォン

日中は外出が多いことから、メールでの問い合わせになるべく迅速に対応できるよう買っちゃいました。因みにキャリアはイーモバイルです。タッチパネルに不慣れで、使い方がちんぷんかんぷん！？多忙のため、なかなか長時間いじることができませんが、少しずつ使いこなせるになって、仕事の効率化・スピーディー化を図りたいと思います。にほんブログ村

リスク回避とコンテンジェンシープラン

管理組合運営においてコンテンジェンシープランを重要視する管理組合が増えています。コンテンジェンシープラン（contingency plan）とは、緊急対応措置および計画のことです。・経済要因の変動・法的要因の変化・社会情勢の変化・競合企業の登場による極度の売り上げ不振などにより、管理会社、点検業者、改修業者、コンサルタント等の契約先企業が倒産、破産、営業停止等の不測の事態が発生する恐れがあります。いずれも、その状況に陥ってから対応し始めるのでは既に遅く、当初想定していた計画や事業を実行できない場合に、その被害や損失を最小限にとどめるために、あらかじめコンテンジェンシープランを定めます。管理組合が事業やプロジェクトを継続していくうえで障害となるリスクが万一、顕在化した場合に備えて事前に対処方法を計画しておくことが大切です。にほんブログ村

管理会社から委託契約を解約

役員が無理難題を押し付けてくる！管理会社側から委託契約を解約する理由の一つがこれです。にほんブログ村売主系列のマンションを管理する管理会社は、販売ｰ管理一環体制の『売り』を守るために、管理会社側から解約する事例は稀です。多少役員さんが無理なお願いをしても、親会社のマンションを購入した大切なお客様だからと、聞き入れることが多いようです。リプレイスで仕事を取った管理会社はどうでしょう。仕事を取るために、受注前は背伸びをして、営業マンは「なんでもOK」的な回答をすることがよくみられます。契約後も信用を築こうと、二つ返事で管理組合から言われることを引き受けていきます。そもそも、リプレイスをする管理組合は、前の管理会社に対する不満から管理会社を変更する経緯をもつため、管理組合の運営上の諸問題が山積みになっていることが多いのです。さぁ、そこで、任せてくださいと！二つ返事で仕事を引き受ける管理会社が現れたらどうなるでしょう？期待が膨らむ管理組合は、山積みになった問題を片付けていこうと、大量の仕事を「できる」と答えた、または断らない管理会社にどんどんお願いしていきます。始めから『できない』という言葉をつかることは躊躇われ、無理して仕事を請け続ける管理会社の物件担当者＝フロントマンはどこかの地点で許容オーバーでパンク。仕事が少しずつ後れがちになり、仕舞いには契約書どおりの仕事がこなせなくなります。THE　END期待を裏切られた管理組合の落胆は大きなもの・・・物件担当者は一生懸命やっているかもしれませんが、管理組合は以前の管理会社の不信感がよみがえり、関係が悪化します。最初の一行に戻り、役員が無理難題を押し付けてくる・・・リプレイスを積極的に取り組む管理会社は、自分たちと合わないと思うとすっぱり見切りをつけ解約してきます。何がいけないのか？イダケンは、管理会社が意思疎通を怠ったことが原因だと思います。大げさかもしれませんが・・・リプレイス＝管理会社変更はマンションで革命を起こすようなものです。革命を貫く強い意志をもつ役員さんがいてリプレイスが成功します。強い意志を持つ役員さんは、管理会社の言うことに惑わされず、自分（管理組合）の意見をはっきり伝えます。また、前述のとおり、新しい管理会社に期待が膨らむ役員さんは、少しでも早くマンションの健全化を進めるため、勢いよく活動をしていきます。リプレイスをする管理会社は上記の状況がわかっていて当然ではないでしょうか？（わからなければわかってください・・そういうものです）管理会社は自分のペースで仕事をしたい、管理組合は一日でも早く正常化をはかりたいお互いの思っている管理のベクトル、方向性が違えば、時間の経過に伴いズレが大きくなります。できること、できないこと。物件担当者が言いにくければ、上席や営業マンが間に入って、どのように管理を進めていくか、ひざを突き合わせて管理組合と話し、管理をリニューアルしていくべきです。それも問題がおきてからではなく、問題が生じる前にです。リプレイスは取るのが大変ではなく、取ってからが大変なのです。営業マンがリプレイスに熟知しているだけではなく、フロントマンもリプレイス物件の特性を理解していなければ、上記のような問題が起こる可能性は高いのではないかと思います。

出席率の高さと管理組合運営

先日住民集会にお招きいただいたマンションでは、出席者が8割以上。お話を聞くと書面による全員合意も可能なほど、住民の参加意識はとても高いようです。大規模修繕を直前に、管理会社主導の進め方をリセットし、自分たちが納得いく選択ができるようイダケンにサポートの依頼を頂きました。国土交通省発表のマンション管理標準指針では・・・標準的な対応書面や代理人によるものも含め少なくとも80％程度の区分所有者が議決権を行使している。望ましい対応少なくとも半数程度の区分所有者が実際に出席している。としています。にほんブログ村理事会運営をどれだけ活性化したとしても、組合員の参加意識が低ければ、役員さんの負担が大きくなるとともに、管理組合運営がチグハグになる場合があります。マンションという高い買い物をした方が、財産価値を左右する管理組合運営に無関心なほうが少数派だと思います。何かきっかけがあれば必ず大多数の組合員が管理組合運営に関心を持ってもらえるのではないかと考えます。そのきっかけが大変なんですけどね・・・・

ガイアもとい管理組合の夜明け

平成２２年９月にテレビ東京系列で放映されたガイアの夜明けでは、マンション管理をクローズアップしていました。数か月経った今でもその反響はものすごく、録画したＤＶＤが役員さんの間で回覧され、管理会社は戦々恐々としているようです。毎年これから６月までの上半期は、とくに春先は総会が集中する時期です。管理会社におんぶにだっこになっていた管理組合が、自分たちの財産は自分たちの手で守るんだと言う自立への道に目覚め始めています。にほんブログ村管理会社さん。不満を持つ管理組合さん達はあなた方のことをアマチュアと呼び価値を見いだせていません。それをクレーマーとして適当に処理するのか、真摯に受け止めるかで、管理会社さんの未来は決まりますよ！頑張れ管理組合さん！！

おせち騒動とグルーポン

今回は全くマンション管理と関係のない日記ですタイトルを見てピピット来た方もいるかと思いますが、実は我が家でも話題のおせち騒動に巻き込まれました（笑）大晦日に楽天で頼んでいたおせちが届かない・・・ホームページをみると雪のため、配送が遅れる場合があると書いていました。おせちが必要な元旦午後になってもこない・・・確認メールを追っていくと２９日発送との連絡があることに気付き、宅配履歴からヤマトさんに連絡しました。その回答とは・・出荷が追い付かず、出荷先の岡山の配送センターに荷物（おせち）が届けられたのは３１日の夕方であった事実が判明しました！ががーーん！嘘つかれた！！クレームのメールを嫁さんが入れ、おせちが届いたのは元旦の夕方でした。翌日に全額返金しますとのメールが届きましたが、普通電話して謝るでしょ・・・てイダケンは思いました。おせちって高くても売れるのはなんでか知っていますか？おせち屋さん。特別な日だから普段手の届かない高いお惣菜を奮発して買うんです。庶民は（苦笑）例の横浜の業者と同じで、できもしない仕事を受けた結果がこれです。元旦になければ高価なおせちを買った意味がないんです（怒）業者からその場しのぎの適当な言い訳をされるのは、マンション管理業界にいると慣れっこになりますが、まさか正月早々にこんなことになるなんて（泣）さて、次はグルーポンの話題。おせち騒動で毎日名前を聞く、『グルーポン』。グルーポンとは・・・通常価格の５割以上という破格値で食事クーポンやホテルの宿泊券等を購入できる共同購入の会社です。イダケンは知人からの口コミでグルーポンを知り、騒ぎになる前の年末に登録し、数枚クーポンを購入しました。な、なんと購入した中に・・・おせち騒動渦中のあの会社が経営している飲食店の食事券が含まれています。使えるお店は数店舗あるのですが、なんかイヤな予感がします＾＾；無事使えるといいのですけど・・・・にほんブログ村

マンション管理士って「口は重宝」！？

タイトルにあることわざ「口は重宝」は・・・口先では何とでも言えるが、実際とは違うこと。を意味します。口頭でもメールでもホームページでもプログでも、言ったこと（書いたこと）には責任を持たなくてはなりません。口は禍の門 ( くちはわざわいのかど )で、うっかり出た一言や思いつきの発言で失敗を招いてた経験がある方は多いのではないでしょうか？マンション管理士と言う影響が強い発言力をもつ立場のものが、「うっかり」「思いつき」で発言するとどうなるかというと・・・顧客である管理組合に迷惑をかけることになります。マンション管理士を選ぶときには、ホームページ、ブログ、プレゼンテーション、話すことのみならず、書いていることも、依頼をしようとする管理組合はしっかりチェックしています。にほんブログ村口自慢の仕事下手口が達者でうまいことを言う人に限って、仕事の方はたいして出来ない・・・そんな風に思われるコンサルタントでは困ります。コンサルタントはコンサルタントと名乗れば誰でもできます。でも、マンション管理士は違います。口も八丁、手も八丁言うことも言うが、やることもやる。理想的な姿です。が・・・なかなか器用にできる人は少ないでしょう。イダケンは、「口先」だけのマンション管理士にはならぬよう・・・言葉が多少下手でも、それを補うだけの価値の高い仕事をする。そして、誠実な対応ができるよう日々努力していきます。

標準管理規約改正案に関する意見の募集

近々、標準管理規約が改正される予定です。国土交通省では、改正案について我々国民から意見募集をしています。募集は１月２８日が締切になります。提出した意見が反映される保証はありませんが、私たちマンション区分所有者、管理組合運営に影響する重要な事項です。積極的に関心をもち、行動していきませんか？【意見募集要領】１.意見募集対象マンション標準管理規約の改正案（別紙１～７）別紙１（改正案概要）別紙２（マンション標準管理規約（単棟型）新旧対照表）別紙３（マンション標準管理規約（単棟型）コメント新旧対照表）２.意見募集期間平成22年12月24日（金）～平成23年1月28日（金）必着３.意見送付方法別添意見提出様式にご意見を日本語にてご記入の上、郵送、電子メール、ファックスのいずれかの方法で提出して下さい。意見提出様式平成22年付12月24日国土交通省報道発表より抜粋にほんブログ村【新しい標準管理規約の改訂のポイント】１．緊急時の専有部分等への立入りの規定の整理＜改正の概要＞・火災、事故、犯罪等の緊急の際における専有部分等への立入りに関する規定を設ける。２．書類等の保管等に関する整理＜改正の概要＞・長期修繕計画書は、修繕工事の計画と修繕積立金の徴収予定などの根拠となる重要なものであることから、当該書類の管理を行うことを管理組合の業務として明記する。・管理組合が管理することとしている書類等と、理事長が管理することとしている書類等について、どのようなものがあるのか一覧的に記載するとともに、管理組合が管理することとしている書類等についても、理事長が管理することとしている書類等と同様に閲覧に関する規定を設置することが望ましいこと等を記載する。３．管理組合の役員に関する規定の整理（１）役員の資格要件の緩和＜改正の概要＞・区分所有者の高齢化、賃貸化や管理への無関心化に伴い、役員のなり手を確保することが難しくなっている状況を踏まえ、理事会の適正な体制の確保を図る観点から、現行の役員の資格要件である組合員の居住要件の緩和と、組合員の配偶者等（現にマンションに居住しているものに限る。）に限り、総会の承認を経て、役員の業務を当該組合員に代わって行わせることができる旨を規定。その場合、組合員は、当該組合員に代わって職務を行った配偶者等の行為について責任を負わなければならない旨を記載。・管理組合は区分所有者全員によって構成される団体（区分所有法第３条）であること等を踏まえ、以下の点をコメントに記載する。（１）理事会は、現にマンションに居住する組合員が中心となって運営されることが望ましいことから、役員の資格要件を緩和する場合には、現に居住する組合員が一定数以上を占めること等の要件をあわせて定めることが望ましいこと。（２）マンションに現に居住していない者を役員に選任する場合には、機動的に開催される理事会へ出席することが求められることに留意することが望ましいこと。（３）役員の職務を組合員本人に代わって配偶者等に行わせる場合には、組合員がマンションに現に居住していない場合などの例外的な場合に総会の承認を経ることを前提として行うことが考えられること・理事会の運営及び監事による監査の実施にあたっては、マンションの実態や組合員の意向に応じて、第３３条及び第３４条関係コメント２に掲げる専門的知識を有する者を活用することも考えられる旨を記載する。（２）法人が区分所有者である場合の役員資格の明確化＜改正の概要＞・法人関係者が役員となる際の要件について、管理組合員の任務に当たることを当該法人の職務命令として受けた者に限定する等について規約等に定めておくことが望ましい旨、現行の表現を分かりやすく修正する。また、法人が、当該管理組合と利害関係にある場合の理事会の透明性の確保の必要性について併せて記載する。（３）監査体制の充実＜改正の概要＞・管理組合における監査体制の充実のため、監事は可能な限り複数名とすることが望ましいこと等を記載する。（４）役員の報酬に関する規定の明確化＜改正の概要＞・役員に対して報酬を支給することを規定する場合に、役員の活動実績に応じた支給が可能となるよう、例えば年額ではなく月額として規定するなど考慮が必要である旨を記載する。・役員に対する報酬の支給額の検討にあたっては、支給額の大小によって当該役員に対して特別な能力や過度に成果を要求するなど過大な責任を求めることは理事会の円滑な運営の妨げにもなり得ることに配慮する必要がある旨を記載する。４．議決権行使書と委任状に関する規定の整理等（１）議決権行使書と委任状の違いの整理等＜改正の概要＞・「書面による議決権の行使」と「代理人による議決権の行使」について、その性格の違いが分かるように対比的に説明するとともに、標準管理規約のこれらの規定は、区分所有法の確認規定であり、規約等によってこれらの方法を制限することはできない旨を記載する。（２）賛否の記載のない議決権行使書の取扱いの整理＜改正の概要＞・議案の賛否の記載のない議決権行使書は、賛否いずれかの意思表示がなされていると考えること（例えば一律に賛成票として取り扱うこと）は困難である旨を記載するとともに、このような場合においても、出席組合員として取り扱うことは可能であることを確認的に示す。（３）白紙委任状の取扱いの整理＜改正の概要＞・白紙委任状の使用等でトラブルになっている事例も見受けられるため、あらかじめ委任状の様式に「代理人を記載していないものは議長に一任したものとみなす」等を記載しておく方法が考えられる旨を記載する。その際に、本来は、組合員が主体的に代理人を決定することが望ましいことを併せて示す。（４）区分所有者の委任を受けて議決権を行使できる代理人の範囲の拡大及び手続きの明確化＜改正の概要＞・役員の資格要件の緩和等（３．（１））に合わせ、代理人の範囲に組合員の配偶者等を追加する。・委任状の取扱いの実態を踏まえ、委任状を提出すべき者を代理人から組合員に改めるとともに、委任状は総会開催前に理事長に提出すべきことを明記する。また、代理人の総会出席時の手続き（本人確認等）について規定するとともに、コメントにおいてその際の注意点等を追加する。５．総会の決議内容の明確化＜改正の概要＞・通常の管理に要する経費のうち経常的なものについて、総括的に「収支予算及び事業計画」として総会の承認を受けるような場合には、事前に経常的な補修費などの範囲を明確にしておくことが望ましいことを記載する。６．長期修繕計画の作成・見直し及び修繕積立金の設定・見直しに当たっての留意点＜改正の概要＞・長期修繕計画の作成・見直しにあたっては、平成20年６月に策定した「長期修繕計画作成ガイドライン」を参考に行うことが望ましい旨を明記する。さらに、修繕積立金の積立方法とそれに応じた将来の積立金の見直しの必要性やその際の専門家の活用の考慮の必要性についても記載する。７．理事会の権限の明確化＜改正の概要＞・理事会の権限の明確化を図る観点から、理事会の決議事項に次の事項を追加する。１．総会における予算の承認前に支出することがやむを得ない経常的な経費の支出の承認・不承認２．未納の管理費等の請求等の法的措置の追行・個々のマンションの実態に応じて機動的な組合運営を行う観点から、原則的な総会決議事項である共用部分の軽微変更や狭義の管理行為のうち特定の事項について、理事会の決議事項として規約に定めることも可能であることを記載するとともに、その場合には、理事会の監査体制の充実、組合員に対する透明性等の確保、予算への配慮等が必要である旨を示す。・保存行為の内容の明確化とその適正さの確保を図るため、一般的に保存行為に該当すると考えられる行為の具体例等を示すとともに、保存行為のうち特定の事項については理事会の決議事項とするよう規約に定めておくことも考えられる旨を記載する。８．新年度予算成立までの経常的な支出に関する整理＜改正の概要＞・新年度予算成立までの経常的な支出を行うことができるよう規約本文において規定するとともに、工事を行うために総会で決議を行い、その支払が翌年度の予算成立前となった場合など、会計年度を跨るような場合について整理する。さらに、新年度予算成立までの経常的な支出の承認について、理事会の決議事項に追加する。９．財産の分別管理等に関する整理＜改正の概要＞・マンションの管理の適正化の推進に関する法律施行規則の一部を改正する省令が平成２２年５月１日に施行されたことを踏まえ、管理費の徴収に係る第60条関係のコメントを改正するとともに、管理組合の印鑑が適切に保管されるよう取扱いを整理して記載する。１０．第６６条と第６７条の関係の整理＜改正の概要＞・第６６条に定める義務違反者に対する措置と第６７条第３項第１号に定める措置の違いについて、各管理組合において混乱が生じている事例も見受けられることから、整理を行った上で記載する。１１．管理組合における分譲後の原始規約の見直し＜改正の概要＞・原始規約の内容がマンションの実態及び区分所有者等の意向に沿ったものになっているか否かについて、できるだけ早期に見直すことが望ましい旨を記載する。また、法令等の改正や、状況の変化等を踏まえ、管理組合において定期的に規約の見直しを行うことが望ましい旨やその際の専門家の活用の考慮の必要性について記載する。１２．共用部分の範囲に関する整理＜改正の概要＞・マンションにおける設備の変化及びマンション標準管理委託契約の改訂を踏まえ、共用部分の名称等の整理を行う。１３．団地型等のマンション標準管理規約の適用対象の整理等＜改正の概要＞・マンション標準管理規約（団地型）の対象とする形態について、整理を行った上で、わかりやすく図で示したもの等を追加する。