きょういく　ユースフル！　～　僕は触媒になりたい　～

2020.04.05

大規模校で役立つ！別のエクセルデータから「探してくる」操作の自動化

テーマ： IT知識　Trends & Tips(24)

カテゴリ： PC･デジタル関係

昨日に続いて、特に新年度の エクセルデータベース業務を速くする ワザの紹介です。

僕は現勤務校ではここ数年名簿担当をしています。
児童数800人規模の学校の名簿担当は、とっても大変。
年度が替わると、 100人を超える新1年生が入ってきます。
在校生も、年度が替わると、すべて所属クラスが変更になります。

最近は、 校務支援ソフト がその支援をしてくれるようになりました。
デジタル管理がベースになり、一括コピペができる分、たしかに作業は楽になりました。
ところが、校務支援ソフトは、市内共通のソフトであるために、自分の学校の特殊性に合わせてくれません。
平たく言うと、融通が利きません。(^^;)
結局、融通が利くエクセルでデータベースを別に操作し、足りないところを補完しなければなりません。

そういうわけで、あっちのエクセルのデータを見て、こっちのエクセルのデータを入力する、という手間が、ちょくちょく発生するわけです。

具体的な例で説明しましょう。
新1年生のクラス分け 。
子ども園ごとに名簿があり、それぞれの児童名に新クラスが割り振ってあります。
　　　Aさん　1組

といった具合です。

それを参照し、全1年生の名簿に、新クラスの情報を付加していきたい、という場合。

「子ども園ごとの名簿」から、目視で、Aさんを探し出して、「1組」と入力しますか？
100人を超える規模で、そんなこと、めんどくさいですね。

めんどくさい人は、こう考えます。
「AIが代わりにやってくれたらいいのに」

まさに、そうです。
そんなときのために、コンピュータはあるのです。
コンピュータは、パターン化された作業を自動化し、人間をめんどくさいことから解放してくれるのです。

今はやりのAIじゃなくても、ちょっとぐらいのことは、エクセルに命令すれば、できます。
エクセルへの命令は、数式です。
　=○○+○○　みたいなやつです。
数字以外に、英語（？）も使います。
　=sum(**：△△)　みたいなやつです。
ちょっとしたプログラミングです。
しかし、本格的なプログラミングと違って、1行だけで済みます。
よくわからなくても、数式をコピペすれば、自分のエクセルで使えます。
こういうのを、関数といいます。

別のエクセルデータから「探してくる」関数

VLOOKUP関数 という命令を使います。
LOOK　UPは、「上を見る」という意味ですが、「調べる」という意味もあります。
エクセルの場合、「探してくる」という意味だと思って、いいでしょう。

VLOOKUP関数についての解説は、いろんなWebサイトにあります。
初心者向けに分かりやすい解説もあります。
以下のサイトは、なかなか分かりやすいです。

▼ 【エクセル】VLOOKUP関数とはいったい何者なのか、みなさん気になっていると思います。
　(株式会社LIG)

以下は僕が用意したサンプルです。

まず、こういう「探してくる」系の命令は、
「数式」とか「関数の挿入」の中の、「検索／行列」というグループにまとめてあります。
今回の関数以外にも、便利なものがいっぱい。
興味がある人は、勉強してみましょう。
今回は、そこから「VLOOKUP」を選択。

探し出してきたデータを入れたいところに、関数を入力。
今回は、児童名の横の、新クラスの番号。
VLOOKUPを選んだ時点で、入力ボックスが出ます。

検索値は、「これと同じやつを探せ」という元データ。
今回は、左横の児童名です。

範囲は、参照先の範囲で、 含まれるデータの最初の番地から、最後の番地までを範囲指定 します。

列番号は、範囲の中の何列目にほしいデータがあるか。
今回は、2列目です。

検索方法は、とりあえず「0」にしときましょう。あまり深く考えないこと。
関数の世界はややこしいので、完全に理解してから使おうなんて思わない方がいいです。
やりたいことができれば、とりあえずそれでいい。（笑）

ちなみに、参照先のデータは別のエクセルファイルでもOK。
同時に開いて、クリックして選択するだけです。

この数式を、全児童の分、一気に貼り付けるだけで、一気に新クラスが判明します。
気持ちいい！
一応、合ってるかどうか、確認はしましょう。

はい。
確認すると、ミスに気がつきます。

数式を普通にコピペすると、相対参照なので、参照先の範囲がずれます。
何を言っているか分からない人は、↓を参照

　▼ 【エクセル】「相対参照」と「絶対参照」の違いは？数式のコピー時に差が出ます
　　（ GetNavi web ）

参照先の範囲は常に固定しておきたいので、範囲指定を選択状態にした際、
キーボードのF4キーを押して、絶対参照に変えておきましょう。

後は、この数字を昇り順で並び替えれば、クラスごとの名簿が完成します！

ちなみに、このクラス番号をさらに別のエクセルにコピーした場合、
そのままコピペすると、数式ごとコピーしてしまいます。

表示されているクラス番号をそのまま使いたい場合は、
「値のみ貼り付け」を使用しましょう。

▼ 形式を選択して貼り付け：「値の貼り付け」基本編
　（Be COOL Users）

もっとサクッと簡単に書くつもりが、長くなってしまいました。

ここまで読んでいただいて、ありがとうございます。

皆様のお役に立つところが少しでもあったなら、うれしいです。

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