きょういく　ユースフル！　～　僕は触媒になりたい　～

2020.04.04

大規模校で役立つ！エクセルファイルの複数人同時編集（エクセルファイルの共有）

テーマ： IT知識　Trends & Tips(24)

カテゴリ： PC･デジタル関係

「共有」設定 ができることが、全く知ら

そのため、他の人が開いていると「読み取り専用」になって編集できないので、やろうと

かく言う僕も民間会社に勤めていたときに教えてもらって、それ以来学校に勤め始めてからもずっとその機能を忘れていました。

2週間ほど前に初めて教頭先生に 「読み取り専用にならずに同時に開ける設定があります」 とお伝えすると、驚かれました。

勤務校はパソコンを配布されている職員だけでも40人くらいいるので、今年度は「エクセルの共有設定」を広めようと思い立ち、昨日の職員会議で皆さんにお知らせしました。

皆、一様に驚かれていました。（ごく少数、すでに知っている方もいたようですが。）

↓以下は、エクセルの共有イメージです。

編集箇所がぶつかったらどうなるのか疑問に思われている空気も感じましたので、
「安心してください。
　ほかの誰かと同じ箇所を編集していたら、保存するときに、
　そこは○○さんがこんなことを書いてますよ、とエクセルが教えてくれます。」
とお伝えしました。

そんな説明で伝わったかどうか、わかりませんが。

パソコンはうまく使えばめっちゃ時短になるのに、学校職員はまだまだそのあたりが疎い、、、使い方のワザについて、押しつけはしませんが、お知らせはしていきたいなーと思っています。

ちなみに、職員会議で参考サイトとして挙げさせていただいたのは、以下のサイトです。

▼仕事で便利！エクセル（Excel）ファイルを共有する全手順
　 https://navi.dropbox.jp/excel-file-sharing
　（Dropbox-navi内記事、2016.5.17 公開、2019.1.30 更新）

学校教職員にとってパソコンに詳しいかどうかは、業務の本質ではありません。
でも、ちょっと知ると便利なことも多い。
「勤務の効率化」を図りたい人は、積極的に知識やスキルを身につけていくといいのでは？

次回も、大規模校のエクセル事務作業で役立つワザをお伝えしようと思います。

大規模校って、全クラスの時間割、全児童生徒の名簿等で、エクセルで大量のデータを扱うんですよね。
そういう仕事を割り当てられた人は、はっきり言って、エクセルに詳しくないと、めっちゃ大変だと思います・・・。

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