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2025.08.29

文書の整理整頓について

カテゴリ：行動のポイント

今日はパソコンの文書整理についての投稿です。

パソコンやスマホを使っているとメールやワードやエクセルで作った文章がどんどんたまってきます。
メールなど不必要なものは毎日どんどん消去しないといけません。
そして必要なものは目立つように色分けすればすぐに見つけられます。
スマホでのメールは必要なものを移動して個人ファイルに保存しておけば後からいつも見ることができます。

ワードやエクセルで作ったファイルや送られてきたシートをそのままにしておくと、数が増えるばかりとなります。
パソコン内の、ダウンロードやマイドキュメントのなかにそのまま放置されている方がいらっしゃるかもしれません。
あるいはディスクトップ画面がいろんなアプリやファイルで溢れている場合もあるかもしれません。
毎日使うファイルやフォルダーやアプリはディスクトップ上にあると便利ですが、それも程度ものだと思います。

そのフォルダーをマイドキュメントなどに「名前を付けて」保存している。
新しいファイルは、該当のフォルダーに放り込んでおけば、比較的早く見つけ出すことができます。
フォルダーによる管理は、文書整理の基本だと思います。
保存する文書が多くなると外付けハードティスなどに保存する方法もあります。
私はこのブログの記事は全てコピーペーストで外付けハードディスクに保存していました。

最近の私の文書管理法は、グーグルドライブを活用した整理法です。
これは自分のパソコンや外付けハードディスクに保存するやり方ではありません。
グーグルが運営しているサーバー(クラウド)に保管する方法です。
誰でも15GＢまで無料で使えます。意外に容量があります。
利点としては、自分のパソコンのハードディスク容量がいっぱいになるという事はありません。
私はパソコンとスマホのメールアドレスを登録しているので、一旦グーグルドライブに保存しておけば、スマホのファイルや写真をパソコンでも同じ内容のものを確認することができます。

パソコンで作ったデーターは膨大なものがありますが、利用は自由自在です。
外出先でも利用できますのでとても便利です。

例えばスマホのグーグルフォトで撮影した写真を共有でグーグルドライブに移す。
それをフォルダーに移しておく(移動する)だけでいつでも自由に取り出せます。
フォルダは自由に作れますので、すぐにわかる名前にしておくと便利です。

これは実際に活用している人に聞くとすぐにできるようになります。

文書管理ができるようになり、どんな文章も３分以内に取り出せる段階に持っていきたいものです。
文書整理は森田実践としては最適です。弾みがついて冷蔵庫、所有物、本、衣服の整頓もできるようになります。
どんな書類でも３分以内に取り出すという目標にチャレンジするのは如何でしょうか。