2013年10月の記事
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理事会の継続性って
今月タワーマンションの契約をいただきました｡住戸数は４００後半ですが複合用なので全体は住戸換算で１０００戸クラスの規模になるMEGA案件です。設立総会から関わることができるのは初めてのことです｡これでタワーの仕事をするのは五本目。本題に入ります。新築時の規約は、管理会社（再開発物件はコンサルタント会社）が作成します。成立までの流れは管理会社が素案作成→売主確認→区分所有者承認となります。管理会社が作成する規約は、国交省標準＋自社の若干のアレンジメントで、ほぼほぼ国交省標準と同内容になります。役員の選任は1年任期、再任を妨げないと設定され（S社、M社などは、再任限度期間を始めから設定）、選任方法は規約に決められていませんが、立候補または輪番制としていることが通例です。立候補がいなければ1年任期総入れ替えの輪番制になります。国交表H16年発表のマンション管理標準指針では2年任期半数改選が望ましいとしていますが、これを採用している管理会社は少数派です。管理会社の仕事を増やすうるさ方の役員がいても、一年我慢すれば交替することは、管理会社にとってやりやすいのではと思います。1年任期総入れ替えの役員では運営の難かしさがあります。よくある管理組合の1年間を事例にあげます。通常総会：新役員を選任、旧役員は一斉に退任↓総会後1ヶ月後理事会：職務決定、管理会社から簡単な引継ぎを受ける（←引継ぎに深く関わることはありませんので、前年の流れを細かく正確には伝えることはありません）↓総会後2から3ヶ月後：運営の勝手がわからず、管理会社の業務報告がメインの話題になる↓総会後4から6ヵ月後：少しずつ理事会活動に慣れ、意見がでるようになる。単発の議論で終わり、問題解決に至らないケースが多い。前年度の申し送り事項を審議するが、引継ぎが不十分なことから結論がまとまらない↓総会後7から9ヶ月：会議は活性化する。管理会社の仕事ぶりがだらしないと不満を明確に抱くようになる。総会後10,11ヶ月：通常総会の準備。懸案事項は総会までに準備が整わないために次期申し送り事項になる。総会後12ヶ月：通常総会開催、任期満了こんな感じで1年が過ぎ去ります。きちんと会議で議論ができるのは実質的にわずか3ヶ月間（通常総会6－9ヵ月後）。これじゃ、組合員からの要望や諸問題は解決できません。ぐいぐいひっぱていくスーパーマンのような役員が選出されたり、役員の多くが参加意欲が高かったりすると、一時は管理組合はよくなりますが、輪番制の弱点で、長続きはしません。それでは2年任期半数改選に変えて、継続性を持たせるような運営をしましょう。・・簡単にいくでしょうか？理事会は問題意識をもっています。しかし、他の組合員への啓蒙が足りないと、面倒な役員を2年もやるなんて！という考えが蔓延し、総会特別決議が成立しなくなりますどうすればよいのか？1年任期で継続性のある運営をしようと試行錯誤をするマンションもあれば、2年任期半数改選でも不十分だから事務局たる組織を設けているマンション等各々のマンションは工夫しています。イダケン事務所は11月4日（祝日）14時~新宿にて、「理事会運営」をテーマにしたセミナーを開催します。御興味のあるかたは下記URLをご覧ください。http://www.idaken.net/study.htmlにほんブログ村
2013.10.25
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輪番制の役員は良いのか？
管理組合の仕事（役員）を本腰を入れてするのであれば、時間とパワーが必要です。普段仕事を持ちながらで平日は管理組合へ力を注ぐ時間がない、また、さらに組合の会合が行なわれる日は、会社休みの日でゆっくり休みたいのが本音で、管理組合運営には協力しなければいけないと思いつつも、役員等への参加は距離を置いている方が多いと思います。役員に積極的に関わろうとする組合員が不足しているマンションが圧倒的に多いです。特に戸数の少ないマンションは深刻な問題です。役員の成り手がいないと、管理組合運営は成り立たないので、持ち回り制で平等な責任を負ってもらうようにします。しかしながら、持ち回りでも負担は平等ではないのです。役員に選任されても、予定が付かずに１年間通して会合にほとんど出席しない方や、出席しても真剣に取り組まない方等がおり、結局、責任感の強い一部の組合員の負担が大きくなっています。 何事もなく任期を全うしたい役員は、事なかれを望み、問題が起きても、管理会社へ責任を転嫁したり、自分達の任期が終わる時期へ先送りしたりします。消極的な組合員ばかりで構成された理事会は、管理会社へおんぶにだっこになり、理事会主体ではなく、管理会社主体で管理組合が運営されることになります。やる気のある方たちによる立候補、固定性役員は、組合員の無責任感が強くなると共に、固定性役員の負担が大きくなります。また長期に管理組合運営に関わる方と、運営にノータッチな組合員とでは意識差が生まれ、役員VS他の組合員という対立構図が生まれることもあります。 理事会が意識を持って、マンション管理を良くするために行動することがとても大切です。どのような組織作りが良いのか？管理組合は頭を悩ましながら工夫して運営しています。２０１３年１１月４日（祝日）新宿開催のイダケンセミナーでは、理事会運営をテーマに勉強会を行います。専門家によるレクチャーもしますが、参加者の成功例、失敗例を聞きながら、ヒントを得て頂きたいと思います。参加費は無料です。興味のある方は下のURLをクリックし、専用ページで内容をご確認ください。http://www.idaken.net/study.html にほんブログ村
2013.10.24
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理事会が成立しない！
標準管理規約に準拠した規約だと、理事会の成立要件は、理事の半数以上の出席が必要になります。標準をアレンジしない限り、１）委任出席は認められない＝区分所有者本人のみがカウントされる。区分所有者が旦那さん（奥さん）の場合、奥さん（旦那さん）の出席も委任の扱いになる２）書面による出席（委任状、議決権行使書等）は認められない＝出席しないといけない３）監事はカウントされない＝監事は理事会に出席することはできるが理事ではない総会と違って上記のような制約がでます。 毎回理事が出席せずに、流会を繰り返す管理組合があります。この場合どうすればよいのでしょうか？１）規約を見直し、総会と同様に委任や書面出席を認める ２）流会しないように努力する（意識改革、声かけ、日程調整等）です。流会が続く中で、総会も開催することはできません（理事長の単独開催は規約上認められていません）輪番制を基本とする理事会組織では「流会」というリスクを抱え、「流会」が慢性化すると実質上管理組合運営がストップすることになります。各マンションでは、流会を防ぐためにいろいろな方策を講じています。掘り下げて勉強したい方！ 対策の事例紹介や管理組合間の情報交換を、2013年11月4日（祝日）13時30分から新宿にてイダケン主催勉強会にて行いますので、参加してみませんか？勉強会のテーマは「事例から学ぶ理事会運営レベルアップの方法」です。 会費は無料。終了後は自由出席で管理組合通しの親睦ができる懇親会も予定しています。 イダケン事務所の営業色はほぼ０です。詳細は下記URLをご覧ください、 http://www.idaken.net/study.html にほんブログ村
2013.10.20
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理事会運営は難しい・・
2013年10/14イダケン事務所主催の勉強会が無事終了。修繕をテーマにしたのですが、中身が少しマニアックになりすぎたことを反省。懇親会は全員出席で、勉強会・交流会共に楽しい時間を過ごすことができました。本題にいきます。管理会社は業務の限界があり、管理組合が自分達の要望に沿った運営を行なうためには、管理組合・・執行部である理事会が適切に機能していくことが重要です。戸数の大小はもちろん、選任方法、選ばれる人員によって、運営の在り方が異なり、「理想の理事会像」を一元的にマニュアル化するのは難しいと思います。自分達のマンションが上手くいったからといって、同じやり方を他のマンションで模倣しても必ずしも上手くいくとは限りません。15年近くこの業界にいるイダケンも、常に新たな発見があります。複数の事例を知り、自分のマンションにあった形態にアレンジメントすることで、改善につながっていきます。ブログで一つ一つの課題を整理し記事にすると、回答は一つみたいな書き方になりがちですが、実際はそんな簡単なことではないと思います。勉強会に出席すると失敗談、成功談等事例を聞けて、参考になることが多いです。ということで、来月の勉強会のテーマは『苦労談から学ぶ理事会運営を良くする方法』です。レクチャーも行いますが、ディスカッションを多く取り入れ、日ごろ苦労していることから、改善に導く方法を考えていこうではありませんか！開催日時は平成25年11月4日（祝日）13時30分から会場は新宿（申込みが7名以下であればイダケン事務所。多ければ貸し会議室を確保します）会費は無料です（前回好評だった懇親会を今回も行なう予定です。自由参加で参加者は会費2千円になります）近々専用ページをアップします にほんブログ村
2013.10.17
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2013.10.14セミナー開催決定！
実家の両親に孫を見せに実家に帰省しました。もちろん！大量の仕事を抱えてです。机は変われど、ノートPCがあれば、どこでも事務所と同じように仕事ができます。結果、ゆっくり休む暇がなくなるんですけどｗ夕食を共にした姉と兄が、イダケンブログを読んでいることがわかり、びっくり。 因みに姉は今期持ち回りで理事長だとか。身内ならではの手厳しい指摘を受けましたが、イダケンの仕事に関心を持ってくれているようで、うれしい気持ちになりました。今週はまたも三連休！ 連休最終日の10月14日体育の日に新宿にて13時30分からイダケン事務所主催のマンション管理セミナーを開催します。本日現在8名程度の予約を頂いております。 テーマは 「日常管理と建物延命の密接な関係」です。具体的にはイダケンと、当事務所所属の建築のエキスパート、高橋マンション管理士が次の内容をレクチャーします。 1、建物劣化事例とその原因2、各現場建物劣化と事前対処法について3、理事会にもできる建物点検のポイント4、事前部分補修（応急措置）の重要性5、修繕工事の着眼点6、修繕工事における管理会社の問題点7、修繕工事における節約術セミナー会場は余裕がありますので、前日の10月13日までお申込みを受け付けますので、是非御参加ください。１．日時：平成25年10月14日（祝日） 14：00から16：30まで（受付は13：30より）２．会場： Base Point 貸会議室(東京都新宿区西新宿7-22-3)http://r3c.jp/roomreserve/tutorial/bp/３．会費：無料４．定員：15名５．詳細案内ホームページ：http://www.idaken.net/study.html６．備考勉強会終了後、情報交換・意見交換を兼ねて懇親会を実施します。こちらの参加費用は2000円になります。参加希望者は当日受付時にお申込みください にほんブログ村
2013.10.11
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修繕にそんなお金がかかるのだろうか？
管理会社作成の長期修繕計画をびっくり！修繕積立金を数倍に上げないと足りなくなる・・・イダケンはこのような相談を年何回も受けます。国交省発表の平均的データでは、専有部分床面積月額200円前後＋機械式駐車場1パレットあたり月額6000-10000円と示しています。専有部分が70平米で管理費の金額は1平米あたり200円の事例を上げると、仮に駐車場設置数が全戸の半数で全てが機械式駐車場の場合（70平米×400円（管理費200円＋積立金200円）＝28,000円）＋（機械式駐車場1パレット8000円×１/2（全戸数半分の設置率）＝32,000円が必要になります。イダケンはこの業界が長いので、平均的な支払金額はこんなもんだと思っていますが、よくよく考えてみると、この数字の根拠をつくりあげているのは、競争が少なく、前向きな改善発想が欠けているマンション管理業協会なのです。いくらが適正金額なのか？マンションによって異なると思いますが、長期的なコストを削減するためには二つのことが重要になります。ひとつは管理会社作成の長期修繕計画を鵜呑みにしない。問題１：平均的なデータを使い回しで、過去の修繕履歴や立地や建物特性を踏まえていない問題２：中身を十分に理解・検討されていないまま、積立金改定の議論に終始する問題３：安全率をみているのはわかるが、単価や修繕すべき周期がオーバースペック気味になっており、実際行なわれる時期や修繕内容や金額と乖離している問題４：管理会社が元請になったり、仕込み（協力業者と手を組み、バックマージンを目当てに金額調整を図る） を行なったりすると、市場相場に比べて二割、三割も割高な工事を提案。長期修繕計画の予算内に納まっているから問題ないと組合もそんなもんだと言い負かされて、高い買い物させられてします。問題５：通常説明はフロントマン。修繕の知識を十分に持ち合わせているフロントマンは大変少なく、素人に毛が生えたようなプロが、素人である管理組合と意見交換を行うため、掘り下げた議論が難かしい この辺は過去記事で何度か紹介した内容です。もうひとつは劣化の状況に応じた適切な時期に適切な修繕の実施を行なう問題１：大規模修繕時に補修を集中しすぎて、途中必要なメンテナンスを行なっていないことから、大規模修繕に傷みが激しくなり、結果修繕範囲が多くなり、高い工事になる問題２：部分補修ですむところを、保証や耐用年数だとかいろいろ理由をつけて、全面補修を提案する（管理会社の利益を増やすため？） 問題３：イダケン事務所は一級建築士事務所登録で修繕コンサルタントも行なっているので、年間数多くのマンションを診断している中で痛切に感じることは、こんな悪い状態になるまでどうしてほっといたの？の疑問です。管理委託契約をみると、定期点検を行なっていることになっていますが、点検は実施しているが、重大な目こぼしをしているか、必要な助言をしていないかいずれかだと思います。多くのストック（修繕積立金の累積額）があると、確かに安心な面はありますが、いかに有効に使うかをしっかり管理組合がマネージメントしないといけません。どういう着眼点をもって修繕を行なっていけば良いか？管理組合は悩むところではあります。イダケン事務所では平成25年10月14日（体育の日）14時から新宿にて『修繕の在り方』をテーマに勉強会を開催します。イダケンのセミナーの特徴は営業色がほとんどない、有益な知識を見つける場です。修繕における管理会社に期待すること・問題点管理組合が注意する点こんなことを皆さんで勉強していこうと思います。 当日は改修経験実務が長いマンション管理士がわかりやすく説明をします。もちろんイダケンも参加します。参加費は無料。定員は20名です。勉強会は2時間-2時間半を予定。終わりましたら自由参加で懇親会を開催します。参加は任意（セミナーのみの参加も可能）です。詳細は下記画像をクリックしてください！ にほんブログ村
2013.10.05
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なぜ資料をきちんと読まないのか・・
管理会社の相見積を依頼する時に、見積の提出資料や期日について注意書きを記した要項書業務内容の詳細を記した仕様書項目毎の内訳に金額のみを入れる見積書をイダケン事務所で準備します。 見積もり提出前に質疑応答期間を設け、回答書を全社にメールします。さて、見積の提出期日が到来し、比較表を作成する際、ひどいことひどいこと。何がひどいって、要項書等資料をきちんと読んで提出していないことです。大規模修繕業者はまだまとも、管理会社は共通条件での見積もり提出が慣れていないのか、滅茶苦茶です。資料の送付部数を待ちがいたり、送付先を待ちがいたり、見積もり条件を勘違いしたり、勝手に共通見積書をアレンジしたり、必要書類が揃っていなかったり、質問もせずに不明と明記し必要記載項目をブランクにしたり・・通常管理会社の営業マンは、社内でもわりと優秀な人材が担当します。管理会社内で優秀といわれる人達が重要書類をろくろく読まないで、勝手な解釈で提案をするのですから、一般のフロントマンはどうなのか不安だらけです。人材不足なのか、仕事を舐めているのかわかりませんが、こんなんじゃ、管理会社の期待にこたえた仕事なんてできるわけないでしょうね・・今の管理会社には不満、あたらしい管理会社へは不安。管理組合は救われませんね・・・ 【マンション管理セミナー開催のお知らせ】イダケン事務所では次の通りセミナーを開催します。１．日時：平成25年10月14日（体育の日）14時から２．会場：BasePoint会議室（新宿区西新宿）３．定員：20名４．会費：無料５．備考：セミナー終了後情報交換会を兼ねて、軽食とお酒を提供し懇親会を開催します。懇親会の費用は一人2千円になります。 セミナーのみの参加も可能です。詳しくはこちらのホームページをご確認ください。http://www.idaken.net/study.html＊＊ブログランキングサイト参加中！下の画像をクリックしてください！励みになります。にほんブログ村
2013.10.03
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