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2013年10/14イダケン事務所主催の勉強会が無事終了。修繕をテーマにしたのですが、中身が少しマニアックになりすぎたことを反省。懇親会は全員出席で、勉強会・交流会共に楽しい時間を過ごすことができました。本題にいきます。管理会社は業務の限界があり、管理組合が自分達の要望に沿った運営を行なうためには、管理組合・・執行部である理事会が適切に機能していくことが重要です。戸数の大小はもちろん、選任方法、選ばれる人員によって、運営の在り方が異なり、「理想の理事会像」を一元的にマニュアル化するのは難しいと思います。自分達のマンションが上手くいったからといって、同じやり方を他のマンションで模倣しても必ずしも上手くいくとは限りません。15年近くこの業界にいるイダケンも、常に新たな発見があります。複数の事例を知り、自分のマンションにあった形態にアレンジメントすることで、改善につながっていきます。ブログで一つ一つの課題を整理し記事にすると、回答は一つみたいな書き方になりがちですが、実際はそんな簡単なことではないと思います。勉強会に出席すると失敗談、成功談等事例を聞けて、参考になることが多いです。ということで、来月の勉強会のテーマは『苦労談から学ぶ理事会運営を良くする方法』です。レクチャーも行いますが、ディスカッションを多く取り入れ、日ごろ苦労していることから、改善に導く方法を考えていこうではありませんか!開催日時は平成25年11月4日(祝日)13時30分から会場は新宿(申込みが7名以下であればイダケン事務所。多ければ貸し会議室を確保します)会費は無料です(前回好評だった懇親会を今回も行なう予定です。自由参加で参加者は会費2千円になります)近々専用ページをアップします にほんブログ村
2013.10.17
活動が行き詰った管理組合に、突然役員の中からスーパーマンが出現!スーパーマンはこれまでの社会経験で培ったノウハウを活用し、管理組合を劇的に改革して行く。パチパチパチパチ!スバらしい話です。インターネット等に紹介される成功美談を聞くと、うちの管理組合にもいつかはスーパーマンが!と妄想を抱く方もいるのではないでしょうか? スーパーマンの出現は有難いお話しですが、キビしい現実があります。1.そもそも、スーパーマンが出現するとは限りません。人材が少ない小規模マンションでは確立は低いでしょう。2.スーパーマンが活躍するためには、管理組合がスーパーマンの存在を受け入れる土壌が必要です。組合員がスーパーマンの出現に違和感を抱けば、スーパーマン+組合員という対立構図が・・出る杭は打たれるでスーパーマン排除に向かうか、スーパーマンが独裁者のように君臨するかいずれかに進みます。3.組合員からスーパーマンへの期待が過度になると、スーパーマンの負担が大きくなり、不公平になります。4.スーパーマンはいつまでも活躍できる時間があるとは限りません。仕事や転居で最善先からいなくなると、スーパーマン頼りにしていた管理組合は、一気に活動レベルが低下します5.スーパーマンに協力的な組合員ばかりではありません。むしろスーパーマンがいるから安心と、いつの間にか感謝があたりまえになり、誰かがやってくれるだろうと、組合活動の無関心が広がります。 イダケンはスーパーマン候補生から、失敗した末路を聞くことが度々あります。また、 スーパーマンに依存したマンションが、最終的に役員解任という最悪の結末を向かえたというケースも・・役員の成り手不足や、管理組合活動への協力がなかなか得られないマンションでは、とても難しいことかもしれませんが、やはりスーパーマンがいようがいなかろうが、しっかりとした運営が継続的にできるような基盤を作らないといけません。その上でスーパーマンが出現でプラスアルファUPくらいの感覚が良いと思います。スーパーマンが出現することと、輪番制で継続的にしっかり運営することと、どちらが現実性があるかは比較しにくいですけど・・スーパーマンではなく、凡人管理士のイダケンは10月14日(体育の日)14時から新宿にてセミナーを開催します。今回は2部制で14-16時は勉強会、後半16-18時は情報交換として懇親会になります。懇親会は自由参加で会費制一人2,000円。お酒とノンアルコールドリンク、軽食を提供致します。飲食しながら自然体で管理組合の交流を深めて頂きます。会場:新宿駅から徒歩10分くらいのレンタル会議室(BasePoint)定員:20名 テーマ:『日常管理で建物を長寿命か!』管理会社におんぶにだっこだと、修繕費の高騰や、不必要な工事、大規模修繕受注の誘導等、必ずしも管理組合にとって良い修繕ができません。管理組合が建物を「見る」力を身につけ、日常からしっかりした点検、必要に応じた適切な延命工事・管理を行なうことで、マンションを長寿命かしていきましょうという内容です。詳しくは専用ホームページをご覧ください。http://www.idaken.net/study.htmlにほんブログ村
2013.09.30
今日も暑いですね!本日は顧問先の理事会出席、午後から大規模修繕の足場解体前検査、夜から大規模修繕の定例委員会があります。一番気温の高い時間に足場の中にこもって仕事をするので、熱中症にならなうよう気をつけます! さて・・ イダケン現役で約180戸のマンションの理事長をしています。外部居住が多い+組合員高齢化が進む中、役員の成り手が少なく、望まなくとも固定化する理事会で、今年で4年目。仕事が多忙なので、すぐにでもやめたい気持ちなのですが、自分の財産を適切に維持するために頑張らないといけませんね。イダケン理事長のマンションは定例理事会は月1回。役員の皆様は仕事をリタイアされているか、自営の方なので、平日に実施して頂けます。定例会議の他に、専門部会として修繕の検討を不定期に行なっています。大規模修繕や耐震補強の準備を進めているので、今後頻繁に打ち合わせが増えそうです。今月の理事会で、修繕とは別に、反社会的勢力対応のために専門部会が結成されることになりました。誰もがやりたがらない課題なのですが、何もしなければ解決しません。 方針を決定するために、こちらも毎月会合を開催する予定です。仕事が忙しい中、自分のマンションのために貴重なプライベートな時間を割いて理事会活動をしている役員さんの気持ちがよくわかります。【ミニ勉強会のお知らせ】2013年8月14日(水) 19時からイダケンの新宿事務所で定員6名の勉強会を開催します。修繕をテーマに1.新築後10年までの維持管理について2.大規模修繕前の準備で気をつけなければならいこと3.大規模修繕時に居住者に影響のあるポイントと管理組合対応4.大規模修繕後の建物の維持管理について 上記のような内容を2時間勉強したいと思います。告知ページは現在、ホームページ屋の遠藤氏が作成中なので、近々UPされる予定です。 にほんブログ村
2013.07.28
理事会で討議し、総会で承認する。管理組合運営の基本的な流れになりますが、議案の内容によっては総会が紛糾し、せっかく理事会で温めてきたことが、前に進まなることがあります契約先の管理組合ではこんな工夫をしています。1.総会の出席通知と併せて質問書を添付。質問については書面または面談によって総会前に回答する。2.総会1~2週間まに議案主旨説明会を開催し、質疑応答を行う3.重要な案件(規約改定、管理会社見直し、大規模修繕準備等)においては住民説明会を開催(必要があれば複数回)し、質疑応答、意見交換を行い、議論を尽くした段階で総会に起案する4.重要な案件(規約改定、管理会社見直し、大規模修繕準備等)においてはアンケート(必要があれば複数回)を実施し、意見を参考にし総会上程議案をまとめていく。上記の複合パターンももちろんあります。合意形成は常に簡単にいくものではありません。白紙委任が大多数だからと言って、少数意見を完璧に無視するという手続きは後々遺恨に残ります(満場一致の賛成はできないとしても、意見を十分に聞くという手順は必要です)イダケンは、いかに合意形成が円滑にいくかのノウハウを提供できるかもコンサルタントの能力だと思っています。それもマニュアル通りの一辺倒のやりかたではなく、管理組合の実態に合ったやりかたにアレンジメントすること、これが必要だと思います。イダケン事務所ではコンサルタントのコンサルタントとしてお目付け役をすることもありますが、特に大規模修繕コンサルタントにおいては、管理組合支援について積極的なサポートをする会社が少ないように感じます。議事録は管理組合さんつくってください。総会の合意形成は管理組合内部の問題ですから私たちは全く支援できません。なんてこと平気で言ってきます。大規模修繕コンサルタントにおいては、技術的な支援はもちろんですが、分譲マンションの特色である合意形成の難しをフォローする役割は非常に大切であると感じています。 にほんブログ村
2013.07.02
マンションの課題がある時理事会起案がスタートであれば、ゴールは総会になります。どんなに理路整然とした議案説明書を配布し、総会の承諾を得ようとしても、 起案から総会までの期間、住民の声に耳を傾ける機会がなければ、審議不十分を理由に、総会で賛成を得られない。また、賛成を得られたとしても、反対意見や慎重論が多く後味の悪い結果になります。特に大きな金額が動く事案や、住民に大きな影響をおよぼす事案は、十分な情報開示やアンケート等で意見聴取しないと、「理事会が勝手に進めて!」と活動方法に苦言が出ます。合意形成は簡単ではないです。重要な総会議案を控え、賛成が得られるか不安の方、一度専門家に相談されては如何でしょうか?イダケンは、これまでの経過をヒアリングし、十分に住民に浸透していないと思う内容があれば、急がば回れで、総会上程を遅らせたほうが良いと言うアドバイスをする事は多々あります。 にほんブログ村
2013.06.22
今の管理会社に不満があり、管理会社を選定することは、マンションにとって大きなイベントです。別の管理会社を選べば「良くなる」期待がある反面、変われば今より悪くなるのではとの不安があります。変わってみなければわかりませんが、十分に時間をかけて議論をする必要があります。会議の効率性から考えると、短時間に集中してロジカルにが理想でしょうが、いろいろな考えを持つ方が共存する区分所有の建物であるマンションにおいては、合理的なことが、必ずしも管理組合にとって「最善」の運営になるとは限りません。これが分譲マンション管理の一番難しいところです。管理会社選定は事務的に行うことはコンサルタントにとっては容易いことです。コンサルタントが推奨する効率のよい進め方は、時には組合員同士の対立構図を生みだしたり、理事会批判につながったり、必ずしも管理組合にとって良い選択肢ではないことがあります。イダケンは、どんなに手間がかかったとしても意、一つ一つの顧客先マンションの意向を十分に反映した、オーダーメイドの進め方をするよう心がけています。契約先のマンションでは十分な議論を尽くすために、ここ1週間で3回の会合を開くことになりました。イダケンが3回を強く勧めたのではなく、理事会の話し合いの場で、3回の会合を設けることが最善であると導き出された結果なのです。コンサルタントは仕事が増えるのでは?業務に係わる時間は最短ルートを取ることに比べて確かに増えますが、コンサルタントの仕事は業務を事務的に行うことだけではなく、「質」=管理組合が満足のいく結果を残すことが重要です。管理会社変更、見直し、選定を失敗しないために理事会でどのようなことを気をつければよいか、イダケンがボランティア参加している『マンション管理組合適正化ネットワーク』という団体が平成25年4/29(昭和の日)の13時から横浜関内で開催する管理組合向け勉強会・セミナーでは、良きアドバイスができればと思います。興味のある方はこちらのURLをご覧ください。 http://ekumiai.web.fc2.com/seminar20130429yokohama.html【ブログランキングサイト参加中】この記事を読んでおもしろいな、イダケンを応援したいなと思う方は下の画像を押してください。日本ブログ村のブログ評価があがり励みになります。 にほんブログ村
2013.04.19
管理会社が仕事してくれないから、うちのマンションは管理状況が悪いんだ・・そんな愚痴数多くイダケンは聞きます。確かに一理ありますが、管理会社はただの出入り業者にです。管理組合はお客さまで金払っているのに、好き勝手に管理会社都合で仕事をさせているのは、管理組合側にも問題があるのです。総会の在り方論等もありますが、管理組合運営の善し悪しは理事会がカギを握ります。やる気のある役員が複数いると、理事会の運営ががらっとかわります。でも、これでは長続きしません。ほとんどのマンションが1年持ち回りの総入れ替えだからです。一生懸命やる気のある役員が改革しても、数年後にはもとの問題がある管理組合にもどってしまうでしょう。管理組合はやる気のあるスーパーマン理事の出現を待ち望むのではなく、中・長期的に継続性がある理事会運営ができるか?これがポイントです。忙しい中、マンション役員を務めている皆様にとっては大変なことでしょうが、ヒントを三つ書きます。参考に管理組合運営を良くしてくださいね!1.知識・経験不足を補う。とつぜん役員を仰せつかっても、何をすればいいのやら?という方は多いと思います。それで1年で任期切れだと、管理会社お任せになってしまいます。管理会社は管理組合財産をあてに儲けている出入り業者です。管理会社に儲けるなとは言いませんが、必要以上に私腹を肥やさせる必要はありません。役員は管理組合運営は何か?を知ることが大切です。方法は二つあります。一.総会が終わったからいきなり、新役員だけで運営がスタートではなく、総会開催3カ月前には役員を選任。引き継ぎを兼ねて理事会に同席してもらいましょう二.新役員スタートすぐ、または直前に勉強会を開催しましょう。誰に講師を頼むか?が悩みの種になりますが、管理会社には頼まないよう方がいいでしょう。出入り業者である管理会社は自分たちがやりやすいように役員さんを「洗脳」するからです。役員さんに詳しい方がいれば、その方を講師としても良し、またお金がかかりますがが、イダケンのようなマンション管理士に依頼するのも一考です。役員の知識・経験不足で管理組合の運営がうまくいかないのは必ず大きな経済損失があるのです。経済損失を軽減するための多少の出費は必要経費だと思います。2.継続性を担保するいまだに圧倒的に1年任期持ち回り総入れ替えのマンションが多いです。イダケンブログで何度も紹介していますが、国交省でも「2年任期半数改選」が望ましい姿であると推奨しているのです。まずは国交省の推奨選任方法に改め、さらに自分たちのマンションに合った任期・選任方法を検討しましょう。1年任期総入れ替えは、やる気のある役員がいても長続きしないようにする管理会社の予防線だと思ってください。やる気のある理事会は管理会社にとって仕事を増やすイヤな存在なのです。3.管理会社の仕事を知る管理会社へ不満を抱く方は多いのですが、話を聞いてみると、実際に自分たち(管理組合)が何の仕事を管理会社へお願いしているか、知らない方がほとんどです。新役員スタート前に管理会社を招き、管理委託契約内容の読み合わせをすることは重要です。1時間もあれば説明は終わります。質疑を含めても2時間あれば大丈夫でしょう。管理会社開催の重要事項説明は都合のよい内容しか説明しませんので、委託契約書の読み合わせを行うこと、これが大切です。管理会社が協力してくれなければ、お金はかかるかもしれませんが、イダケンのようなマンション管理士に説明してもらいましょう。経験上管理会社の契約書の内容は結構適当です。読み合わせを行うことで、問題点が明確化することは今後の管理組合運営にとって大きなメリットです。ちょっとした意識を変えることで、管理組合の運営はぐっと良くなります!知らないことは、専門家の知恵を借りましょう。【ブログランキングサイト参加中!】※この記事が役立った、おもしろいなと思った方は下のイラストをクリックお願いします。にほんブログ村
2013.03.04
イダケンまだまだ勉強不足です。監事は組織にとって重職であると認識しているものの、監事とは何?と聞かれると知識はこの程度しかもっていません。区分所有法には管理組合法人(所定の手続きを経て法人登記した管理組合)には監事の選任を義務つけられていますが、管理組合法人以外は特に定めがありません。よって、監事の選任は規約によって効力が発生します。監事の意味をウィキペィディアでひも解いてみると・・・「監事(かんじ)は、法人・団体の保有財産及び理事の業務執行を監査する機関又は役職である。」「監事の職務内容や、監査対象範囲、人数、選任方法、任期、資格(欠格事由)等は、個別の根拠法に定められているため、法人の種類によって異なる。株式会社等では、監事に相当する機関として、監査役を置くことができる。」と記載しています。国交表の標準管理規約(平成23年度改定版)を確認するとその職務内容は、 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。2 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。3 監事は、理事会に出席して意見を述べることができる。以上、この三点が記載されています。管理規約に定めれらていないこの三つ以外の「監事」の職務内容については、解釈論による見解になってしまいます。(だって、この三点以外書いてないのですから・・・)どうすればいいか?監事とはなんぞやと揉めるマンションがあれば、理事会が規約または監事業務細則等の運営方法を検討し、総会に上程し特別決議または普通決議を取り、明確にすることが望ましいと思います。インターネットにこう書いてあったとか、だれそれの権威ある法律の専門家がこういったとか、組合員同士がパワーゲームしていてもだれがそれをジャッジメントするのでしょうか?マンション管理組合法があれば、それが規範になるのでしょうが、残念ながらこんな法律は存在しません。因みに区分所有法第50条では・・第50条 管理組合法人には、監事を置かなければならない。 2 監事は、理事又は管理組合法人の使用人と兼ねてはならない。 3 監事の職務は、次のとおりとする。 一 管理組合法人の財産の状況を監査すること。 二 理事の業務の執行の状況を監査すること。 三 財産の状況又は業務の執行について、法令若しくは規約に違反し、又は著しく不当な事項があると認めるときは、集会に報告をすること。 四 前号の報告をするため必要があるときは、集会を招集すること。と記載しています。区分所有法に記載されているのはあくまでも管理組合法人の監査業務であって、区分所有法にあるからといって管理組合法人以外の管理組合の監事もイコールと言う訳ではありません。どなたか監事とは法的にこうなんだ!という絶対的な見解を知っている方が居れば教えてください(見解や一般論ではなくて・・・)にほんブログ村
2013.01.04
昨日はイダケンと一級建築士が大規模修繕の一年目アフター点検の調査に立ち会いました。参加者は修繕委員会(現理事を含む)、大規模修繕施工業者とイダケン事務所です。屋上から順番に参加者がマンションを見て廻ります。外構まで隅々とチェック、補修日と補修検査日を確認し、終了しました。さて、本題ですが、3.11以降、減災や防災の意識が高まり、敷地内に備蓄倉庫を新設するマンションが見られます備蓄倉庫はホームセンター等で購入できるイナバやヨド等の物置を使用することが多いと思いますが、適法か否かを考えてみます。都市型のマンションの多くは、防火地域や準防火地域というエリアに建てられています。この場合小規模な物置であっても、常設物となるので基本的に確認申請が必要になると考えます。確認申請を取るとして、耐火構造物ではないイナバやヨドの物置が該当地域での申請でOKがでるかというと、法律に照らし合わせると難しいと思います。また、マンションの場合容積率ギリギリに建物が建てられていることが多く、そもそも増築するキャパシティーがあるかです 法律違反を推奨することを士業としてはいけないことだと思います。適法とするために本建築で何百万円かけることが良いことなのか?理想論としてはいいのでしょう。 何百万かけること自体財力的に困難で、防災・減災の話がトーンダウンする。 かといって法律が立ちはだかる。イダケンが身体を張って止めるべきことか?悩みます。明日月曜日は朝一で埼玉のマンションへ現地調査。午後からは事務所で打ち合わせです。忙しい日が続きますが、健康に留意して頑張ります!! にほんブログ村
2012.12.02
会議を効率化するために、議案説明書の存在は重要です通常管理会社に委託しているマンションでは、素案は管理会社が作成します。 皆様のマンションはどうですか? 〇:事前に理事長に内容を確認した議案説明書を、事前に役員へ配布している△:事前に役員へ配布している(理事長の事前確認はない)△:理事会当日に議案説明書を配布する×:議案説明書を作成せずに、口頭で話を進める議案説明書は、招集通知とは違います。(招集通知は規約に定められた期日前に配布されていますか?)招集通知には議案を箇条書きしているだけで、具体的な協議内容に触れていません。事前に議案説明書を目通しできるメリットは、考える時間、調べる時間があるため、理事会当日中身の濃い話ができることです。通常、管理会社はどんな仕事ぶりをしているのか?多くの管理会社対応をみると「×」 の対応をしていることが多いことに驚かされます。参考資料はもってきても、議案説明書はなく、口頭でどんどん話を進めていきます。理事会は役員が十分理解せぬまま管理会社の説明会で終わりになるか、討論が始まると議論が空回りして長くてなり長く続かないか、どちらかになるのが特徴的です。建設系H・Cやデベ系最大手のD・A社という業界大手の管理物件でも、議案説明書なしで進める理事会を見ました。大手だからサービスがよいというわけではないようです。 (後記)この前土砂崩れがあった京急線追浜付近を通過する電車の中でこの記事を書いています。今晩台風が上陸する可能性がありますが、大丈夫でしょうか?夜まで仕事があるイダケンが家に帰れるかも心配ですが・・ にほんブログ村
2012.09.30
前回の日記で帰省したことについて書きましたが、沢山の方に励ましや心配の声を頂きました。有難うございます。 ネットを通じた間接的なつながりの方も多いのですが、やさしい気持ちに心が癒されます。事例1管理会社選定でコンサルタントにと推薦いただいた組合員の方が理事会をサポート。数カ月後、マンション会計の使い方、管理会社の契約内容、規約の解釈等を総会決議や規約を無視し、その組合員と役員が自己判断する理事会活動をし始めました。当然コンサルタントはこの行動を止めようとします。しかしながら、行動は拍車がかかり、行動を止めているコンサルタントの努力は役員以外の組合員にはわかりません。コンサルタントが悪い方向に先導しているのでは?とうわさが広がり始めました。コンサルタントの力は限界。契約を断りました。すると、今まで感じよく接していた組合員と役員が豹変。「あなたみたいな融通が利かないコンサルタントは見たことがない!二流を雇って失敗した」と痛烈な非難をされました。その後、組合員とサポートを得ていた役員が「悪いことをしていたからコンサルタントを解任した」と組合員に流し、事なきを得ようとしました。しかし、管理組合の合意形成を無視した組合員とサポートを得ていた役員は、組合員から吊るしあげにあい、失脚。事例2マンションの役員が総会の予算を超過し大きな支出を行っていました(事後的に発覚)自主管理で会計が理事長。通帳は会計理事が持ち、他の役員、組合員には会計情報をオープンにしませんでした。コンサルタント、監事、他の役員の再三の要求に対して応じず、役員は「役に立たないコンサルタント」ということを組合員に触れ始めコンサルタントを排除しようとしました。コンサルタントは監事と他の役員に相談し、最終的には会計を不正処理している役員を退任してもらうことになりました。事例終わり管理規約や細則、各種法律は細かい事象までまるかばつか書いているわけではなく、読み方によっていかようにも解釈できるような内容が書かれていることがあります。弁護士等の法律のプロでも、解釈論の域を出ず、断言できないようなことがあります。白黒かはっきりしていないことに対する論争において、コンサルタントはパワーゲームに巻き込まれることがあります。誰かの肩を持つ意図がなかったとしても、コンサルタントが自論を述べ、その意見が特定の役員の意見を後押ししている内容に捉えられれば、その意見に反対する側にとって、コンサルタントの考え方は納得できない!とみます。逆の場合、使えるコンサルタント!だと評価されます。グレーゾーンでこういうことは弁護士にお任せしますや見解は即答できませんという回答をコンサルタントがすると「無責任だ!何らかのの見解を示せ」と、考えが異なる役員の両派からお叱りを受けます。わからないことはわからないといいますが、持論を述べろと要望があればその場で話すことになります。意見が正反対であれば歩み寄りが見せられないこともあるでしょう。黒か白か明確なことは、どんなに意見が違っても規約記載事項や総会または理事会決議の過半数同意に従うのは当然です。グレーゾーン的なことはどうでしょう。コンサルタントが適切なことを言えば、と思いコンサルタントは解釈論を発言しますが、それをどのような考えるかは聞く側の感じ取り方になりますコンサルタントが間違ったことを言うことを前提に考えるならば、そのコンサルタントは不要。弁護士や頼れる別のコンサルタントと契約し理事会に招くべきです。でも、本当にそれで全てが解決するのでしょうか?自分の思い通りになれば、使えるコンサルタント、思い通りにいかないと、使えないコンサルタントだと、コンサルタントが相反する考え方のどちらかにつくかでパワーゲームを繰り返すだけではないでしょうか?マンション内はいつまでもよくならない気がします。コンサルタントが揉め事の原因になるのならば、コンサルタントの存在は不要ではないでしょうか?コンサルタントを起用しなくとも適切に運営できている管理組合は数多くあります。コンサルタントの言動が、管理組合を不安定にさせる要因ならば、起用を再考すべきでしょう。(そもそもコンサルタントの能力、向き不向きもあります9イダケンが管理組合のためにならなければ、残念なことではありますが、コンサルタントを退任することになります。顧問料は安くはありません。コンサルタントは本当に必要なのか?必要なのはイダケンなのかをしっかり理事会で検討し、合意を得てください。※当面コメントの書き込みは禁止とさせて頂きます。理由は、過去の日記にさかのぼり気になっていたことですが、内容を曲折して捉えられる方(どう捉えようが自由なのですが、十分に確認せずに攻撃的に書かれるのはイダケンの気持ちが苦しくなりブログが続けられなくなります)や、最近では契約先と思われる方から日記のコメント上で質問を求められること(回答することによって、守秘義務が守れずブログが続けられなくなります)があったからです。にほんブログ村
2012.09.14
管理組合の運営で一番難しいと思うことは合意形成です。各戸考え方や価値観が異なる中、総会や理事会で決議という着地点を見出していかなくてはなりません。正しいことでも、他の方がそうだと賛成しなければ、正しいことがマンションの正義になりません。全員一致が理想なものの、現実的には難しいことです。どうすればいいのか?理事会と総会で過半数を得る、支持を得られるよう、言わば根回しを行なうことが必要です。我を通してその主張が通じればいいのですが、いろいろな人がいるので、そう簡単にはいきません。志が高く、改革をしよう!と思いが強い役員さんがいると、他の役員さんと対立することがあります。必要なときは意見を戦わせることも必要ですし、仲良しこよしの運営が必ずしもマンションにとってプラスになるとは言えませんが、賛同を集められないような状態をつくってしまうと、改革派の役員さんが孤立化し、努力したことが水の泡となります。この日記は特定のマンションを事例に挙げているわけではありません。相談先のマンションではこのような事象がしばしばみられ、理事会運営の注意事項としてまとめてみました にほんブログ村
2012.09.12
イダケンが相談を受ける管理組合さんからは、他の管理組合はどうなっているの?同じような悩みを抱えている管理組合役員さんと連絡し、情報交換をしたいという要望が非常に多いです。これまでの経験からイダケンは間接的な情報を可能な範囲で相談先の管理組合さんへは伝えはしますが、直接のやり取りに比べるとどうしても具体性、リアリティーには欠けます。マンション管理士は守秘義務があり、連絡先の橋渡しはできません。そんな時にお勧めするのは、イダケンがボランティア参加している『マンション管理組合適正化ネットワーク』の参加です。http://ekumiai.web.fc2.com/上記URLに案内は乗っていますが、概ね隔月に開催される勉強会・交流会を活動の中心として、管理組合の情報交換を活発化する場として利用して頂けます。今月も9月17日(祝日)13時30分より横浜 桜木町で開催します勉強会のテーマは大規模修繕となりますが、会の中では必ず情報交換の場として意見交換会を設定しています。受託戸数ランキングTOP5、大京、東急、長谷工、三井、日本ハウズイングに依頼している管理組合の方もこれまで複数人参加しています。同じ管理会社でもマンションによって対応が違うことが確認できたり、フロントマンの個人差ではなく同じ管理会社は別のマンションでも同様な問題点が起きたり、といろいろなことがわかります。 『 修繕委員会は、マンション大規模修繕工事の救世主! 工夫すれば、品質を落とすことなく、コストを削減することができる! 』 【 第一部 : 勉強会・交流会 】 1.主催者のご挨拶 2.参加者の自己紹介 3.マンション大規模修繕工事の現状 4.こうすれば、大規模修繕工事を成功できる!(実録:修繕委員会編) 5.意見交換会適正化ネットの場ではイダケン、名刺交換を含めて営業行為は一切しません。第一部の後は、場所を変えて懇親会。一回あたりの参加者は10-15管理組合の少人数参加型のセミナーです。 懇親会にも参加者の3分の2くらいの方が参加されます。興味をお持ち頂けた方は下記URLを確認のうえ、是非ご参加ください。 http://ekumiai.web.fc2.com/seminar20120917sakuragityo.htmlにほんブログ村
2012.09.03
最近タワーマンションから問い合わせが増えています。管理の件建物修繕の件音の問題人間関係の件様々です。それぞれのマンションには個性があります。タワーマンションだから運営が難しい・特別・・・そういうことはありません。輪番制で時間的制約がある役員だけではマネージメントがうまくいかず、機能不全に陥ることがあります。 戸数ひと桁の小規模物件であっても巨大なタワーマンションであっても、同じよう問題点が起きるときは起きます。管理会社では拉致があかない。こんな時はイダケン事務所にご相談ください。 にほんブログ村
2012.05.22
管理組合は、規約がなくとも、理事会が結成しなくとも、理事長(管理者)がいなくとも法的には成立します。イダケンは管理規約改訂や制定の支援業務を行なっていますが、昨日これまで管理規約がなかった築20年超、小規模マンション(13戸)の総会が開催され、特別決議をもって規約が制定されました。規約がないマンションで、規約を制定するサポートをしたのは、これで二件目。標準をベースにするわけですが、管理規約が何たるかを理解してもらいながら、要望をヒアリングしアレンジメントをする作業は時間を要します。一年掛かりでようやく決定に行き着きました。規約制定は全員が賛成ではなく、組合員からもっと審議に時間が必要だという意見の下原案反対の声もありました。年間3件ほど管理規約作成業務を行いますが、理解を深めながら進める作業は簡単なことではありません。 にほんブログ村
2012.05.20
分譲マンションの新築時引き渡しは3月に集中することもあり、決算期末を2月末または年度末の3月末とする管理組合が多いのです。その結果4、5月は定期総会ラッシュ時期になり、管理会社の繁忙期になります。さて、定期総会の議案書を作成するにあたって、事業報告・事業計画を明文化することは重要な作業です。議案書の作成を管理会社に任せている管理組合は多いと思いますが、決算や予算書はコンピュータシステムで出力されるため、立派な様式が資料に添付されますが、事業報告や事業計画はフロントマン(物件担当者)の手打ちによる書類作成のため、いい加減な内容が多いのです。今期なにをやったか、来期なにをするか、はっきりしないため、管理組合運営のもめ事や形骸化につながります繁忙期に見栄えの良い資料の作成を管理会社に依頼しても、当てにはなりません。結論。事業報告と事業計画は理事会で作成することをお勧めします。何を書くかと言うと?1.事業報告1)理事会・総会の開催日および議事の簡潔な内容2)1)以外の管理組合活動3)管理会社委託事項の報告(点検等)4)前年承認を得た事業計画に対する結果2.事業計画1)来期何をするか?理事会にはどの範囲までお任せするか?2)管理会社委託事項の予定管理会社は管理組合と利益相反関係です。管理会社にとって、管理組合の抱える問題点・課題点(事業計画)は少ない方が都合がよく、なるべくならばこの点をあやふやにしたり、風化させたりしたいのです。管理組合として主体性をもった運営をするためには、自分達で目標・結果をしっかり認識する必要があり、事業報告および事業計画の作成を自前(理事会)で行うことにより、意識改革につながります。管理会社は管理会社お任せにして欲しいのに、キャパシティーが足りない。管理組合は他力本願で、主体性をもつことを嫌う(面倒なことを管理会社に押し付たり、役員が責任から逃げようとする)こんな体質があるマンションは一度体制を見直しましょう! にほんブログ村
2012.05.07
イダケン185戸の複合マンションの理事長を務めています(H24.3.27現在)6月に通常総会を開催。1.修繕積立金の値上げ2.大規模修繕工事の実施3.管理規約の改定と大きな議案が3つ控えています。あと数年で築40年を迎える古いマンションです。3年がかりで建て替えを含めてあらゆる方向性を模索してきました。組合員は高齢化しており、資金不足が最も頭の痛い問題になっています。設計事務所提示の4~5倍値上げの修繕積立金を2倍で妥協点を見出す苦肉の策です(なんとかしますけど・・・)管理会社の仕事は議事録作成と事務雑務全般で、理事会運営の根幹は全て役員がこなしています。なぜなら管理会社のペースで仕事をしてしまうと、管理組合が要望することの短期実現は難しいからです。イダケン個人的には今の担当者は及第点を出せるのですが、未経験から2年程度ではイダケンマンションのアドバイザーは無理でしょう(イダケンのハードルが高いのではなく、管理組合の運営が難しいマンションだからです・・・)総会に先立ち4月に住民集会(意見交換会)の資料を作成していますが、簡潔にまとめるのはなかなか大変です。規約改定・修繕積立金値上げ・大規模修繕実施の提案ですから、それなりのボリュームになります。仲間内でもイダケンマンションの話をする機会はなかなかありませんが、理事長の話題だけで一つのセミナーができるくらい、複雑な問題を内包しているマンションです。2月、3月末決算のマンションでは、これから総会シーズン突入です。役員さん、理事長さん頑張りましょうね!!お困りごと、お悩みごとがあれば、現役理事長のマンション管理士であるイダケンが親身になって相談を受け賜わります!にほんブログ村
2012.03.27
管理会社に委託しているマンションは、管理会社が議事録を作成していると思います。その議事録・・・どこまで内容を盛り込めばいいのか?質問をよく受けます。イダケンの考え方・・・1.議案説明2.質疑応答・出席者からの意見3.決議事項及びまとめこの三つを書きます。一字一句細かく書くことはありませんが、要点は押さえておかなくてはなりません。3だけを書いている議事録を見ることがありますが、会議に参加していない方がみるとなぜそういう結論にたどり着いたかさっぱりわかりません。議事録は広報の役割も果たします。会合に参加していな組合員がみても何を書いているのか一目でわかるようにしないといけません。1.2.3を含めると1時間当たりの議事録のボリュームは2~3頁。質疑応答が多い会合を3時間行うと議事録が10頁近くなる場合があります。そんな量の議事録を配布しても見てくれない・・とご心配な組合は、上記1.3を簡略にまとめた要約版を別に作成する方法もあります。管理組合の公式記録として議事録はもっとも重要な書類の一つです。今一度内容を確認し、あまりにも内容がうすぺっらならば、管理会社と協議し、見直すことをお勧めします。もし、マンション管理士を起用している管理組合ならばマンション管理士に議事録のサンプルを作成してもらい、管理会社にこのように作ってほしいと依頼してもよいでしょう。マンション管理士の事務能力のレベルも測れて一石二鳥です!?にほんブログ村
2012.03.22
過去日記で何度か書いたことのある題材ですが・・今月2件相談があり、有償でお手伝いをして欲しいとオファーがありました。組合員の招集権とは何か説明します。組合員Aさんが「決めて欲しいことがあるから、総会を開いて欲しい」と思いました。法律では区分所有者数、議決権数の5分の1以上の同意が得られれば、理事長へ総会開催を請求できるます。例えば50戸のマンションだと、20%以上ですから10戸Aさんの意見に賛成する人が必要です。口約束で良いのか?証拠を残すために同意する人の署名、押印した同意書を取り交わします。 5分の1以上集めたからと言って総会を開催できるわけではなく、まずは請求することができる権利を得たことになります。10戸の賛成を得られれば、理事長へ総会を開催して欲しいと請求できます。理事長への請求は書面で行います。内容証明郵便が望ましいでしょう。 法律では請求した日から4週間以内の開催日を設定し、理事長が2週間以内に招集通知を発送することになっています。もし、総会を請求した日から2週間待って、理事長が総会招集通知を発送しない場合には、同意を得たAさんが総会招集権者となることができます。この総会招集権の請求は、穏やかな状況ではまず使われません。理事会の方針に反旗を翻す時にこの請求権を行使します。オファーを受けた2件は、ともに管理組合からの依頼ではなく、革命を起こそうとする組合員からです。 お金に固執しないイダケンは管理組合運営へダメージを与えるような仕事はうけません。よくよく事情を聞いて、総会招集権行使はやむなしと判断した場合においてのみ、リスク等を十分に説明した上で、お手伝いをさせていただきます。 にほんブログ村
2012.03.16
議事録は重要です。記録すると言う行為はもちろんですが、何を話し合われたか開示する公式な記録文章になります。1.誰が作成するのか?通常、管理会社の業務に入っていますが、管理会社にとって不都合な事項は故意に削って書くことがあり、正確な記録にならないことがあります。ワープロ打ちは管理会社に任せるとしても、必ず理事会内で書記担当を決め、ノート等に記録する習慣をつけましょう。2.作成期日を明確にする管理会社にワープロ打ちを任せるのであれば、いつまでに素案を提出するか管理会社と取り決めをしましょう。理事会開催後どんなに遅くとも5日以内と設定することが望まれます。なぜ5日なのかと言うと、素案が作成された後、修正が必要です。例えば・・・土曜日に理事会が開催され、5日後の木曜日に素案が提出、素案を確認し修正指示する期間を3日とし、日曜日までに修正意見をまとめ、ようやくこれで議事録案が完成。ここから署名・押印で回覧すると、概ね10日近く日程が必要になります。会合2週間以内に議事録配布を考えるのなら、素案作成期日は5日が良いのです。3.議事録には理事長+2名の役員の署名・押印を議事録には正しい内容であることを証明するために理事長+役員2名の署名・押印が必要です。4.議事録は全戸配布が理想平成16年に国交省で発表された『マンション管理標準指針』では、理事会議事の広報について「開催された理事会の日時、議題等の広報を戸別配布、掲示、広報紙への掲載等の方法により実施している。」を標準的な対応と示しています。議事録または議事録を関係にまとめた理事会活動報告等は全戸に配布するようにしましょう。**初めて役員になる皆様へ 過去記事**1.職務分担決め決め|2.勉強会|3.引継ぎ|4.1回目の理事会|5.理事会の招集|6.会議を円滑に進めるPOINT にほんブログ村
2012.03.09
イダケン事務所の仕事は忙しいのですが、理事長を務めるマンションでは今年やらなければいけないことが多く、先月からオフの時間もマンション管理に費やしています。今年やらなければならないこととは・・・修繕積立金2倍値上げの合意もともとが安く、びっくりするような金額にはなりませんが、組合員が高齢化(築37年のマンション)しているため理解を得ることは大変です。管理規約改定20年以上規約が変わっていません。平成16・23年標準版に倣い全面改定します。大規模修繕資金の借り入れ漏水事故が多発しているため、3年間の間に内外装の改修と、給排水管の改修をほぼ同時期に行うため、資金がショートします。大規模修繕の実施改修プランは設計事務所に依頼しましたが、原資が足りないため、改修メニューを圧縮し、4分の3程度の内容に絞り込んでいます管理費支出の削減保険料、管理委託費、エレベータ保守料(直接契約なので・・)、防犯カメラリース料の見直しを行い、年間200万円の余剰金を新たにねん出する予定です。お金がないマンションなので、知恵を絞らないと乗り越えられません。管理会社は日常管理の仕事をお願いしますが、重要な局面は理事会が自前で作り上げます。手間はかかりますが、資金はミニマムで済みます。外部コンサルタントが修繕積立金4、5倍の値上げを提案したものを、2倍でやりくりしようとしているのだから骨が折れる作業です。悩める理事長さん、役員さんの苦労が痛いほどわかるイダケンです。 にほんブログ村
2012.03.08
毎月また2、3箇月ごとに定例の理事会会合を開始していると思います。皆様の貴重な時間をつかって、会議をしているのですから、効率よく中身のよいものにすることが望まれます。会議を円滑に進めるためのポイントをアドバイスします。1.議案書の内容を、遅くとも1週間前に理事長が確認する→ 理事会は理事長が主催で行います。管理会社が議案書を作成したとしても、事前に主催者である理事長が議案書に抜けや追加する事項がないかチェックすることが必要です。通常電子メール、ファックス、手紙等で議案書を確認し、電話やメールで調整することになります。2.議案書や資料を理事会会合前3日前には配布する。→会合当日議案書や資料を配布されても、十分な目通しができず、中身の濃い話ができません。場合によっては質問だけに時間を費やされ、大切な話し合いができないこともあります。議案書や資料は当日配布ではなく、事前に目通しができるような環境を整えましょう。3.招集通知と議案書は別である→理事会会合2週間前に配布される招集通知には、何を協議するのか議事の箇条書きがを示していますが、これは議案書ではありません。議案書には、次の内容を示します。・議案のタイトル(例:給水ポンプ緊急工事の実施)・議案を提示した理由(主旨説明)(例:2月28日の定期設備点検でポンプから異音が発生。原因は部品Aの不具合と思われる。部品Aの期待耐用年数は約8年で、設置後10年が経過していることから交換を提案する・・添付資料点検報告書)・協議及び決定する事項(例:点検業者から部品Aの交換費用として52,500円が提示された。小修繕費の予算残高は25万円です。実施の可否について協議する・・・添付資料見積書)4.議事進行→議長は管理規約上、理事長が務めることになります。可能な限り理事長が中心に会議を進めることが望まれますが、なれないうちは議事進行を管理会社にお願いすることもできます。5.会合の内容→話の流れで、議案とは別の内容に、ついつい脱線しがちになることがあります。役員通しコミュニケーションを取ることは大切なことですが、全ての議案を済ませてから情報交換会を行うようにしましょう。脱線したときは「後から話しましょう」と、議案の審議に戻すことが大切です。6.会合の最後に協議のまとめを確認→一通り議案審議が終われば、早く帰りたいと言う気持ちを抑えて、最後に今日何を審議して、何を決まったか要旨を発表しましょう。最後にまとめることで、思い違いをなくし、今日の話し合いを整理することができます。 **初めて役員になる皆様へ 過去記事**1.職務分担決め決め|2.勉強会|3.引継ぎ|4.1回目の理事会|5.理事会の招集 にほんブログ村
2012.03.03
これまで4回に分けて、職務決め・引継ぎから1回目の理事会までの説明をしました。これからは、理事会運営の基礎知識を複数回にわたってご紹介します。1.定例理事会はどのくらいの周期で開催すればよいのですか? →平成16年国交省が発表した『マンション管理標準指針』では、「標準的な対応を少なくとも2ヶ月に1回定期的に開催」とし、望ましい対応を「毎月1回定期的に開催」と示しています。平成16年の調査では調査マンションの56%が毎月1回定例理事会を開催しています。管理組合によって事情は異なるでしょうが、年1回の決算前理事会だけではマンション運営は健全に行われているとは言えません。毎月が無理でも、2ヶ月~3ヶ月ごとと、定期的な開催が必要です。2.定例理事会はいつ開催すればよいのですか?→一番初めに行なう理事会に、各理事の事情を聞き、理事長の都合を最優先し、なるべく出席が多い曜日・時間を開催日とします。役員皆様の予定調整があるので、年間スケジュールとして、毎月第3日曜日10時からや、偶数月の第1月曜日夜7時とか、基本的な開催日程(変更は都度可能)を決めておくことも良いと思います。3.誰が理事会を招集するのか?→理事長です。4.理事会の開催案内は必要ですか?必要ならばいつまでに発送すればよいですか?→総会と同様に各役員へ書面による開催案内の配布が必要です※。通常は開催2週間前に案内文を発信します。※標準管理規約に準ずる 5.開催案内文は誰がつくり、誰が発送するのですか?→管理会社が作成、発送の代行手続きをする場合が多いです(管理会社との委託契約書による)。気が回らない管理会社物件担当者(フロントマン)もいるので、開催予定日の2週間前には、案内文を出してくださいと念押ししておくことも必要です。 6.理事長が理事会を開催しない場合にどうすればよいですか?→理事長が責任を放棄して理事会を開催しないことが極稀にあります。管理規約に定めていますが、2分の1(分母はマンションによって異なる)以上の理事の同意で理事長に理事会開催を招集請求ができ、請求に従い理事長が理事会を開催しない場合は、請求した理事が理事会を開催することができます。※※標準管理規約に準じる 7.理事会が開催されない場合はどうすればよいですか?→理事長のみではなく理事も役員の責任を放棄し、2の方法も成立しない場合は、理事が適正に機能していないことを理由に、不正であると判断し、監事が総会を開催※し、現行理事を再選任し、新しい理事を選任します。理事会が開催されなければ、管理組合運営は滞ります。例えば責任放棄した理事が「やーめた!」と言っても、新しい理事が選任されない限り、管理規約上、引き続き総会で選任された責任放棄した組合員が引き続き役員を務めた状況になります。※標準管理規約に準じる 8.理事どころか監事も責任放棄し管理組合運営が滞った場合どうすればよいですか?→議決権数及び区分所有者数の5分の1以上の同意を得た組合員が理事長に総会開催を請求することができ、理事長が請求した日から2週間以内の総会を開催しない場合においては、請求した組合員が総会を招集することができます※2。理事、監事全ての役員の解任、新役員の承認手続きを行います。※2区分所有法に準ずる初めて役員になる皆様へ 過去記事1.職務分担決め決め|2.勉強会|3.引継ぎ|4.1回目の理事会|5.理事会の招集 にほんブログ村
2012.03.01
これまで3回のブログ記事では、新役員は定期総会3ヶ月前に職務決定、2ヶ月前に基礎知識勉強会、1ヶ月前に引継ぎを行なう準備段階について触れてきました。定期総会で新役員の選任を終え、組合員に紹介後、最初の理事会を開催します。1.1回目の会合はいつがよいのか?定期総会後1ヵ月以内が良いと思います。2.曜日・時間はいつが良いのか?定期総会終了後、新役員で集まり、日程を調整すると良いでしょう。曜日・時間は理事長の都合を第一優先とし、なるべく多くの役員が集まることをできる日とします。土・日が絶対条件や、平日の夜がいいとか、それぞれの役員さんの意見を聞きます。3. 話し合う議案は何か?1)定期総会の協議事項の整理2)年間スケジュールを立てます。総会で承認された事業計画をどのタイミングで、いつまでに完了させるか?の時間軸確認。また、理事会開催日もあらかじめ目安を決めておきましょう。例えば第3土曜日の10時~とスケジューリングし、毎回開催する理事会の度次回の予定を確認します(都合によって変更は可能)3)緊急警報装置の使用方法の確認。通常管理員室に各種警報装置があります。特に巡回管理の場合は、管理員の勤務時間外には、必要に応じて役員さんが中心となり緊急対応をすることがあります。4)3)に付随して管理員室の入館方法を確認します。役員全てに管理員室のスペアキーを渡したり、キーボックスを付け鍵番号を全役員が共有したりします。5)次回理事会の日程 1)~5)は必須メニューです。初回の理事会の資料作成は管理会社に依頼しましょう。 協議する事項が少なければ、管理会社に先導してもらい、共用部分の諸設備等についてレクチャーを受けることもよいでしょう。 にほんブログ村
2012.02.26
役員選任を決める定期総会を起算して、3ヶ月前に役員職務決め、1ヵ月前に引継ぎを行なう流れをこれまで説明しましたが、今回は2ヶ月前に行なう「管理組合運営の基礎知識を身につける」ことについて説明します。数千万円の資金を適正に運用し、億単位の建物を適切に管理するためには、最低限の管理組合運営のイ・ロ・ハを身に付けなければなりません。管理会社は利益相反関係にあります。おんぶに抱っこになると管理会社は好き放題を始めて、管理組合の財産は搾り取られるは、また、管理会社から受けるサービスの質が低下するはで良いことはありません。良い管理を実現するためには理事会が主体となりマンションを切り盛りしていく必要があります。知識を学ぶためには、勉強会を開催すると良いでしょう。どんなことを勉強するかというと・・・1.管理組合とは何か?2.理事会とは何か?3.理事会の役割と権限とは?4.規約と関連法案の重要ポイントとは?5.マンションが抱えている問題点と次期への申し送り事項とは?6.管理会社との付き合い方とは?7.修繕の発注方法とは?以上の内容は抑えておきたいものです。旧役員が講師を務めてもよいですし、マンション管理士へ勉強会を依頼する方法もあります。マンション管理士に出張勉強会を依頼すると、3~5万円/回が相場だと思います。行政によっては補助金が出たり、無料でマンション管理士を派遣したりするサービスもあります。また、イダケン事務所では初回は無料で出張勉強会を承っていますので、ご利用ください。因みに出張勉強会は好評で、毎年有償で勉強会を御依頼頂ける管理組合さんもあります。http://www.11kanri.com/benkyoukai.htmlにほんブログ村
2012.02.25
STEP1 定期総会3か月前 職務を決定するSTEP2 定期総会2か月前 理事会運営の基礎知識を学ぶSTEP3 定期総会1、2か月前 新旧で引継ぎを行なう前回の日記はSTEP1 職務決定についてでした。職務決定を行なうのが3ヶ月前が適当な時期と前回の日記で解説したのは、STEP2.3の手続きを総会前に踏みたいためです。 今回はSTEP2を飛ばしてSTEP3引継ぎについてご説明したいと思います。イダケンは新役員が選任する前に行うことが望ましいと考えます。それには、いくつか理由があります。 一つは、一年任期総入れ替え役員体制のマンションでは、総会後旧役員さんが理事会に出席する可能性が低く、新旧役員立会いの引継ぎが成り立たないため。二つ目に、 新役員の指針になる事業計画、予算は旧役員が決めることになります。新役員がこれからするべきことは何かを確認・理解するために、引継ぎを兼ねて旧役員の任期ではあるものの、理事会に出席が望まれるため。三つ目は、総会後の引継ぎ理事会に旧役員が出席したとして、その後から新役員による体制がスタートすると活動の出だしが遅れるため。総会3ヶ月前に職務決定後は、2ヶ月前に理事会の基礎知識を習得する勉強会を開催、1ヶ月前に引継ぎを兼ねて総会上程議案を決める理事会に同席するようにしましょう次回は基礎知識を学ぶ勉強会についてお話したいと思います。 にほんブログ村
2012.02.23
2月または3月が会計の期末で、4、5、6月に総会を開催するマンションは多いと思います。今回からシリーズで初めて役員になる方を対象に、管理組合運営をどのように進めていけばよいかブログでアドバイスしたいと思います。【1、職務分担決め】総会で決定後、総会当日または1カ月後くらいに新役員が集まって職務を決定する。いまだにこのようなマンションは多いのではないでしょうか?一年任期総入れ替えのマンションでは新旧役員での引き継ぎができないまま、新体制がスタートすると言うとんでもないことが起きます。持ち回りで役員になる方が一巡していないマンションですと、右も左もわからない区分所有者さんが、年間云千万円、大きい物件だと億単位の資金を動かすマンション管理運営と言う大役に抜擢されることなります。そのために管理会社がいるから平気!本当にそうでしょうか?物件担当者であるフロントマンは数年ごとに人が変わることが多く、管理会社内の引き継ぎは十分とは言えません。また、管理会社は管理組合と利益相反の関係にあることを忘れてはいけません。主体となる管理組合が継続性のある運営をしなければ、過去話し合われたことが、いつのまにか忘れ去られてしまい、同じ問題を堂々めぐりすると言うロスが発生し、住環境がなかなか良くなりません。また、管理会社に全て負んぶに抱っこになると、言い値の高い管理料を支払う羽目になります。困るのは管理組合であり、構成する区分所有者さんです。役員(職務も含む)は総会前に事前に決めておくこと、これが大切です。事前とはいつなのか?総会開催の3カ月前が良いと思います。なぜ3カ月も前が良いかということは次の日記でお話しします。次回の日記では、新役員さんが総会までに何をすべきかについてご説明致します。にほんブログ村
2012.02.22
イダケン事務所には管理会社や大規模修繕施工会社がたくさん営業に来ます。ほとんどの業者が利益性の低い30戸以下の小規模マンションを軽視します。大型物件の話があると尻尾をふって躍起になる業者は、小規模マンションの話になった瞬間簡単に断ってきます。イダケンそういうところをしっかり観察しています。大小係わらず熱心に仕事をしようとする業者は、客の顔をみてサービスの質を変えない。逆にえり好みをする会社は、物件によって手を抜く。イダケンはそういう風に思っています。横浜市内や23区内はむしろ30戸未満の物件が多く、業者さんがそんな感覚で仕事をしていることに驚きを感じます。難しいマンション管理組合さんを救済すること。イダケンはここにプロの仕事として妙を感じます。マンション管理業界の実情をみると、戸数が「少ない」というだけで選択肢が一気にせばまります。ならイダケンが積極的に救おうではありませんか。本日8戸というマンションから相談を受けました。しかも築40年超の自主管理物件。小戸数マンション管理組合から相談があると俄然イダケン燃えます。コンサルタントに払う費用がほとんどない。高齢化が深刻。管理規約は変わっていない。年1回の総会も正常に行われていないこんな物件こそマンション管理士がなんとかしてあげないとスラム化してしまいます。イダケンが手を差し伸べなかったことによって、将来スラム化してしまった。小心者のイダケンは良心の呵責を感じると思います。他のコンサルタントがやりたがらない仕事を進んで引き受けることによって、培われたノウハウ。これがイダケン事務所の強みです。とは言え、他のコンサルタントがうらやむような大型マンションの受注が多いイダケン事務所。この記事をご覧いただければ仕事をえらんでいるわけではなく、大小分け隔てなく同じレベルの仕事を提供していることがわかると思います。仕事で受注競争に負けた時、仕事が取れなくてくやしいと思うのではなく、イダケンに頼まなくてもったいない=間違った選択をして悲しいと思っています。それだけ仕事の「質」には絶対的なこだわり、自信があります。イダケンに業務を依頼して頂いた管理組合の半数以上が、コンサルタント終了後、また別の業務で声をかけてくださりリピーターになる。これが満足度の証です。今年も残り11カ月頑張ります!!にほんブログ村
2012.01.19
イダケンがボランティア参加している「マンション管理組合適正化ネットワーク」のメンバーさん(以下Mさん)のマンション(東京東部)で地震保険の一部損が認められることになりました。地震保険で一部損が認められる条件は「基礎や柱などの主要構造部の損害額が時価の3%以上20%未満」です。Mさんからイダケンが相談を受けたのは東日本大震災のちょっと後。地震被害の危険箇所を放置したことの憤りでした。結果、Mさんが「大変だ!」と思ったことは正しく、地震保険が認めれるほど、損害が大きかったことになります。今年役員の順番が回ってきたMさんは、おかしいなと思うことを改善しようと孤軍奮闘。マンションは保守派が多く、なかなかMさんの声に耳を傾けてくれませんでした。地道に自ら行動し、難しいと言われる地震保険の適用までたどり着いた、Mさんの努力に拍手、拍手です。にほんブログ村
2012.01.17
やる気のある組合員は理事や理事長に率先して立候補することはありますが、監事はというと・・輪番制で一番楽だと思い立候補する程度だと思います。イダケンの住まいのマンションで前期監事を務めました。毎回理事会に出てきて、役員と同じように発言をしてしまいましたが、最後に監査報告をします。監事としての目線で今後の改善要望をまとめました。 今期の役員は・・・二年任期半数改選なので、半分は前の方が残っていますが、活発に理事会活動を行っています。今まで隔月だった理事会が毎月開催。今日エレベータにいっしょになった役員さんは監査報告書が活動方針になっていると言ってくださいました。配布される議事録を読んでも、しっかりやっているなと一組合員として安心できます。理事長は一年間の日常諸問題に時間を費やし、年度末の事業計画案の策定まで気が回りません。その結果、管理会社が作成するあたりさわりのない事業計画を総会上程することになります。イダケンはその点を踏まえて、モニタリングした結果を来期活動につなげる資料としました。それが今生きているのです。 理事長と監事、双方がそれぞれのポジショニングを守った上で、しっかりとした業務を行えば、管理組合はなかなか変な方向へいきません。監事の役割は重要であるという形をイダケンマンションでは示すことができました。 組合運営さえしっかりすれば、管理会社の善し悪しで組合活動が影響されることは少なくなります。イダケンの住まいのマンションは、管理会社はあてにならないと皆が思っています(笑)。管理会社依存意識が少ないことによって、年数の積み重ねが管理組合を成長させていきます。自慢かよ・・・って思いの方へイダケンが今理事長を務める築35年オーバーのマンションは、管理会社お任せが30年近く続いたせいで、運営がめちゃくちゃでした。理事長の力量ですべてが決まり、理事長がパワフルであれば暴走が起きていました。何か問題が起これば、矛先を管理会社へ向けて、理事会活動の否を認めようとしない、責任なすりつけの管理組合でした。今は基本に立ち返り、組合員の意見に耳を固め、理事長独断の決済は一切行なっていません。 過去の歴史を下手に踏襲するとリセットできないで、変な癖のある管理組合運営をしてしまいます。良い癖なら管理組合の個性として残すべきでしょうが、悪い癖なら徹底的に矯正すべきだと思います。 こんな時は過去の積み重ね?は、全てリセットし、0から始めた方が円滑に管理組合が運営が行く場合もあります。管理組合それぞれ個性があります。このやりかたがベストであるという回答はありません。理事長・監事はしっかり役割を果たすこと、理事会運営は規約遵守で進めること、組合員の声に耳を傾けること、ベーシックはここにあります。組合活動で悩める同士の皆様。今年もくじけずに頑張っていきましょうね。 にほんブログ村
2012.01.13
度々総会での白紙委任上の扱いは問題になります。マンション管理組合の総会は緊急動議がありません(法的にNGです)。総会は理事会が提案する内容への賛成か反対を決める場で、総会当日話し合いで新たなものを導き出すということはありません。白紙委任が議長一任の場合は総会案賛成になります。**規約で理事長が議長になると定めた場合よって、議長一任扱いになる白紙委任を集めるのではなく、議決権行使書で賛成に丸をつけてもらえばよいのです。緊急動議がない総会において、白紙委任を提出するのではなく賛成か反対かは議決権行使書によって意思を明確にするのが望ましいと思います。総会議案の主旨が理解できず意思表示が難しい場合は棄権するべきです。自分で判断できないものを、コミュニケーションが取れていない議長や第三者に意思を託すのは危険なことです。賛成か反対か迷って、どうしても総会に出席できない時は、信用できる方がいれば委任でもよいでしょうが、そうでなければ、棄権するか、どちらか頑張って選択するべきです。理事会に任せておけば安心。本当にそうでしょうか?議決権行使という方法があるのですから、自分の意思は明確に表示しましょう。理事会に任せておけば安心と信じられるなら、議決権行使書の全てに丸をつければよいのです。総会を成立させるために、白紙委任をするのではなく、忙しくて総会に出席できなくても、自分の大切な財産なんですから、白黒はっきりとつけましょう。誰かがやってくれるだろう、ではなく、総会にでなくとも自分の一票の重みを大切な扱いませんか? にほんブログ村
2012.01.11
ルール違反者へ訴訟等法的手続きを行う場合は、区分所有法では原則総会決議が必要ですが、規約で別の定めをすることもできます。平成16年に改定された標準管理規約では、次の場合、理事会決議で訴訟や法的手続きをすることができます。(区分所有法第57条から第60条の行使は除く)1.未払いの管理費等及び使用料に関して・・・例:管理費等滞納者への支払い請求訴訟等2.区分所有者等がこの規約若しくは使用細則等に違反したとき・・・例:ペット禁止のマンションでペットを飼っている人へ飼育禁止を命ずる訴訟等3.区分所有者等若しくは区分所有者等以外の第三者が敷地及び共用部分等において不法行為を行ったとき・・・例:スプレーで塀に落書きをした損害賠償請求訴訟等【ポイント1】理事会で決議できるからと言って、予算に計上されていない訴訟費用を支出することはできません。理事会で訴訟ができるようにするためには、管理組合運営費や予備費等に予算枠を設け、その金額範囲内であれば理事会一任で支払いができるよう、予算承認を得ておく必要があります。【ポイント2】区分所有法により、理事長が原告または被告になった場合は遅滞なく組合員に通知する義務があります。(第26条5項)理事会で訴訟等法的手続きが決まれば、被告・原告になったことを全戸に周知する必要があります。理事会で決められるからと言って、管理費を好きに使えるわけではないこと、非公開で訴訟を進められないことを理解してください。にほんブログ村
2012.01.09
組合員への意見聴取や啓蒙活動を皆様のマンションではどうしていますか?アンケートで意見を聴く理事会だより等の広報誌を作成し、組合活動を伝えるこのような手法は多く用いられ、効果はそれなりに期待できます。 生活に係わることや重要な内容については、ペーパーのやりとりだけで総会でいきなり決議するのではなく、事前に住民集会等の意見交換会を開催し、面と向かって話し合う場を設けることが大切です。書面のやりとりだけでは、ニュアンスが伝わらずに言葉が一人歩きし、言わんとする糸が伝わらない恐れがあります。また、組合活動においては住民間のコミュニケーションに重きがおかれます。『フェース‐ツー‐フェース』の考え方。血の通った管理組合運営をしませんか? にほんブログ村
2012.01.08
総会の手続に間違いがあると、せっかく総会を開催したのに『無効』や『不存在』を主張されることになります。よくある間違いを紹介します(標準管理規約に準じ解説)1.理事会の承認を得ずに理事長独断で総会を開催したとき理事長が思いつきで総会を開催できません。必ず理事会で総会上程議案の承認を得る必要があります。証拠書類として議事録は残しましょう。2.理事会の成立要件を満たさず総会上程案を決めたとき(規約に規定がない限り委任による議決権の行使はダメ)事例をあげますと・・・理事の定数が8名と監事が1名、理事会の成立要件は定数の半数以上の出席。理事会で理事本人出席3名、奥様の代理出席1名、委任状2名、監事1名の出席。標準にならう規約では理事の代理は認められていません。よって四名参加していますが、監事は理事ではないので三名の本人出席の理事だけがカウントされ、半数未満で不成立になります。3.理事長が区分所有者以外の代理人であるとき例えば、区分所有者が旦那で、共有になっていない奥様が理事長になるのはダメ。標準にならう規約では代理が認められません。4.承認要件に間違いがあるとき。(特別決議を普通決議で決めてしまう等) 例えば、駐車場をつぶして駐輪ラックを設置する場合は特別決議なので、普通決議で決めた内容は有効ではありません。管理会社がサポートをしているのにも係わらず平気でこのようなことが起きます。管理組合の目的の一つは「共同の利益を増進」することです。規約に違反することは共同利益に反する行為となり、管理組合の目的から逸脱します。役員さんの多くは持ち回りで選任される、経験・知識に乏しい言わば素人集団です。管理会社も抑止にならないことが多く頼りになりません。平成24年は、理事会が大失敗をしないように定期的に『初めての役員になった貴方へ』をテーマにセミナーを開催しようと考えています。(イダケン事務所で行うのか、イダケンがボランティア参加しているマンション管理組合適正化ネットワークで行うのか考え中ですが・・・)大規模修繕云々や管理会社云々よりも、まずは運営のキモを理解していただく必要があります。話が変わって、 平成24年1月8日(日)にマンション管理組合適正化ネットワークの新年会を横浜で開催する予定です。会場が取れれば午後から、前述のセミナー一回目を開催しようと思っています。 にほんブログ村
2011.12.26
大規模修繕時は工事金額が高額なため、管理組合は『金額』に着目し、競争原理を働かせ工事を発注しようとします。大規模修繕の間に行なう日常修繕(小修繕)についても、しっかりと発注について査定をすることが大切です。なぜなら、塵も積もれば山となるで、日常修繕(小修繕)の累計金額は馬鹿にならない数字になるからです。築年数が経つにしたがって、日常修繕(小修繕)が増えていきます。ポイント1:誰が査定するのか?発注者である管理組合です。輪番制の理事会ですと、役員にたまたま建築関係に詳しい方や意欲のある方がいないと、査定をするのは困難です。(代ごとに発注査定にばらつきが生じる)修繕委員会は通常大規模修繕の時のみ結成されますが、理事会を補佐する諮問機関として常任委員会とすることが望まれます。ただし、常任の委員は発言力が強くなり、本来運営主体となる理事会が委員の顔入れを伺いながら運営するという院政となる恐れがありますので、システム、ルール作りは十分に検討しなければなりません。ポイント2:管理会社へ特命発注はしない管理会社は通常管理業務を受託するだけではなく、 工事業者としての顔も持ちます。見積に管理会社の名前が書いている場合は管理会社が工事業者として工事を請け負うべく提案をします。一社だけの見積だと、言い値で高くなりがちです。管理会社に相見積もりを頼んでも自社が仕事を取りたいがために、協力会社に指示し、価格調整(見積金額を高値にするよう指示)を行います。緊急性を要する工事以外は、必ず複数社から相見積もりを取ってその中から業者を決めましょう。複数社には管理会社を含めても良いでしょう。ここで・・・問題があります。どこの業者から相見積もりを取れば良いかそもそもわからないと言う管理組合が多いようです。どのような業者へ発注すればよいのか、システムをつくる必要があります。そんな面倒なことはやってられない。管理会社に全てお任せも可能ですが、査定をした上で発注するのと比較し、特命発注は高くなることを覚悟しなければなりません。 にほんブログ村
2011.12.16
集会室棟の集会室が手狭なので、物入れを取り、物入れの置くにある集会室棟内の廊下をつなげて床面積を広げるという工事をします。これは総会決議要件は普通決議なのか特別決議なのか考えてみます。 区分所有法では、共用部分の形状又は効用の著しい変更の場合には、居住者及び議決権の各4分の3以上の決議(特別決議)が必要と定めています。http://www.11kanri.com/mame/bunrui/0065.html集会室を附属する物入れと隣接する廊下を集会室に改修することは効用の著しい変更にはあたりません。問題は形状が著しい変更にあたるか否かです。標準管理規約コメントの第47条関係では・・・5 このよう規定の下で、各工事に必要な総会の決議に関しては、例えば次のように考えられる。ただし、基本的には各工事の具体的内容に基づく個別の判断によることとなる。カ)その他、集会室、駐車場、駐輪場の増改築工事などで、大規模なものや著しい加工を伴うものは特別多数決議により、窓枠、窓ガラス、玄関扉等の一斉交換工事、既に不要となったダストボックスや高置水槽等の撤去工事は普通決議により実施可能と考えられる。としています。事例の廊下を集会室と一体化すること、集会室に付属する物入れを撤去する行為が、大規模なものや著しい加工を伴うと言えるか否かが判断基準になります。イダケンはこの事例の場合においては廊下(奥の和室に通ずる)は集会室の一部になるだけで通路の役割を果たさなくなるわけではないし、物入れは集会室の一部であると判断できるので、大規模な増改築にあたらないと考えます。著しい加工か否か?今あるものを今のままの形状ではなくなると考えると加工といえますが、事例を著しい加工の範疇なのか・・・著しいまでの加工とは集会室の内装をスケルトンにし、全ての内装をし直す工事のことではないかと考えます。(そうでなければ内装面積の半分を超える面積のリフォームか否かではないか?)増改築は何か?大規模とは何か?加工とは何か?わかりやすく定義付けしてくれればよいのですが・・・国交省の「建物の再生への取り組み」という資料には、特別決議要件を『既存住棟への集会所・倉庫、エレベーター等の共用部分の増築等により、既存建物の外観形状を大きく変化させる工事』『集会所等の既存の附属施設の建替え、増築、大規模な改造工事』と定めています。 国交省の見解はいまひとつ曖昧なのですがイダケンは事例の場合普通決議で十分であると解釈します。果たしてこれが正しいのか?悩むところではあります にほんブログ村
2011.12.13
3.11の未曾有の天災。首都圏でも大きなダメージを受けました。外観でひびわれ、地盤が落ちた等の被害は数多く聞こえてきますが、地震の被害はこれだけではありません。イダケンが顧問契約をしている管理組合では地面に埋設している排水管が地震の影響で外れ、排水が漏れるという事態がおきました。地中のことでなぜわかったかというと、『臭い』です。しかも地震が起きてしばらくしてから問題が発覚しました。苦情が寄せられてから技術コンサルタントに依頼し内視鏡調査を行った結果、敷地内の複数の箇所で地盤が落ち、排水管が脱落していました。管理組合が責任を持つ部分は目に見える部分だけではありません。予想しえないリスクにも対応を求められる管理組合運営。財源はもちろん、緊急時にも速やかに方向性を導き出せるようなしっかりした運営を行なう必要があります。 にほんブログ村
2011.12.11
自家用車の所有率が減っている昨今、空いた駐車場を有効利用しようとお考えの管理組合も多いと思います。理事会で勝手に決めて、置いていいですよという訳にはいきません。 例えば平置き駐車場を自転車置き場に変更する場合、総会決議が必要になります。ここで気を付けなければならないのが総会の議決要件です。区分所有法では、共用部分の形状又は効用の著しい変更の場合には、居住者及び議決権の各4分の3以上の決議(特別決議)が必要と定めています。これは通称、強行規定と言って、管理規約で決議要件を緩和することができません(居住者の定数のみ、管理規約で過半数まで減ずることが可能) http://www.11kanri.com/mame/bunrui/0065.html駐車場を駐輪場に変更する場合は、著しい変更にあたるのでしょうか?この「著しい」が悩みの種です。国交省近畿地方整備局のホームページ内にあるQ&Aでは次の見解を示しています(引用) Q7-3. マンション敷地内に子供の遊び場があり、タイル張りを芝生に変更し遊具を設置したいと思っている。理事会承認でも良いか。総会決議が必要か。 A7-3: 共用部分の変更を行うには、総会の決議が必要です。決議は、管理規約に別の定めがない限り、居住者及び議決権の各過半数が必要です。(区分所有法第39条) 《参考》 区分所有法第17条では、共用部分の形状又は効用の著しい変更の場合には、居住者及び議決権の各4分の3以上の決議(特別決議)が必要となります。ただし、居住者の定数は、管理規約で過半数まで減ずることが出来ます。 例えば、子供の遊び場を、駐輪場に変更する場合には、形状又は効用の著しい変更 となり、特別決議が必要となります。 (引用終わり) 駐車場→駐輪場の変更について特別決議が必要なのか?を考えてみます。 まずは外観の変更。駐車場をラインを引いて平置き自転車置き場にするだけなら外観はほとんど変わりませんので著しい変更にはあたりません。次に効用の変更。その場所から得られる価値:駐車場は専用使用権(または駐車場契約)により使用料が発生します。駐車場と自転車置き場の料金は同じということにはならないと思います利用目的:駐車場と駐輪場では利用するものの大きさが全く異なるとともに車なら一台止めるスペースに複数台の自転車を置くことになります。そして駐車場にはそれなりの台数の自転車が止められますので駐輪場の大規模増築にあたるとも捉えられます。複数の要因から著しい変更になると解釈し、イダケンは特別決議であるとみなされるのではないかと考えます。管理会社フロントマンの「大丈夫ですよ!」の軽率な発言を信用すると、組合員から大反発を招きかねません。共用部及び敷地の変更については著しい変更にあたるか否かを管理会社に確認するのなら、フロントマンの見解ではなく、法務部や管理会社顧問弁護士の『書面』での見解を確認したほうが安全ですよ! にほんブログ村
2011.12.10
相談先管理組合の議事録を遡ると、過去相談された内容と類似した問題が理事会で協議されていることをみつけることがあります。例えば・・・駐車場の空き問題対策外部への貸し出し、別用途への転用、金額の見直し等一度討議されて、方向性が見い出せているのに、過去の経緯を知らない理事は初めから同じ審議をします。時間が流れば再検討も必要でしょうが、協議を参考にすれば基礎データの取得が容易になります。管理会社がいるのに・・・と思うかもしれません。しかし、3~5年程度で担当を変える管理会社が多く、新任の担当は管理組合と同じで過去の議事録を確認しないと何を管理組合で話し合ってきたかを知ることができません。 輪番制で1、2年ごとに役員が交替する管理組合では継続性を確保することが難しいのが現状です。過去の議事録を細かく確認するには手間がかかります。そこで・・・数頁に要約をまとめた理事会・総会履歴要約を作成することをお薦めします。10年くらいであれば、総会・理事会の決議事項を箇条書きにまとめても4.5頁程度に収めることは可能です。要約を先にみてから過去の議事録や資料を追うと、管理組合運営の継続性が担保される手段になります。ちょっと手間かもしれませんが、一度まとめてみてはいかがですか? にほんブログ村
2011.11.08
仕事がら数多くの管理組合決算書をみます。BS(貸借対照表)、PL(企業の損益計算書にあたる収支決算書)を確認し、マンションの会計状況が健全か判断します。目に付くことが・・・管理会社は会計書類をつくっているだけ。不健全な会計でも、管理組合に手を差し伸べてくれません。一般(管理費)会計で相談を受けたマンションの事例をあげると・・・ 赤字の一般会計予算を平気で提案してくる修繕積立金や余剰金から借り入れを起こし、総資産では黒字ですと、さらっと説明し、雪だるま式に毎年一般会計の赤字分を膨らませようとする。赤字会計なのを管理費滞納者の責任と嘘の説明をする(PS上の繰越金は滞納金を含めるので、滞納金がの赤字PLの原因にはならない) 管理組合は素人だと思って、好き放題です。 特別(修繕積立金)会計をみると・・・借入れの提案や管理費の余剰金を充当し、修繕積立金累計額がマイナスになる修繕を進めてきます。管理会社が会計に対して適切なアドバイスをしてくれないなんて被害妄想だ!とんでもない・・・管理会社にはアドバイスを積極的にしたくない理由があります。。 不健全な会計を見直すために値上げをするか、支出を見直すかいずれかの方法を取る必要があり、管理会社にとって甘みがある『管理委託費』や『修繕工事費』にメスを入れらてしまうリスクがあるからです。突っ込みどころ満載の会計報告を指摘すると・・・架空のマンションをでっちあげ、『どこのマンションも会計は困っていて、なんとかやりくりをしている』と適当なことを言って、管理組合をケムにまこうとします。また、長期修繕計画書も、定期的に管理会社が『工事』を受注する機会を生む、管理会社の売上表変わりで、本来の目的に活用されていないマンションが多いのが実態です。小さいマンションだから財務状況は厳しい!?そんなことはありません。 ブログで何度か紹介していますが、11戸という大変小規模のマンションの支出見直しの手伝いをしました。組合員さんは小さいので自分たちのマンションは、プロはどこも協力してくれないと諦め半分でした。修繕積立金では大規模修繕を管理会社提示金額と比較し300万円以上コストダウンに成功しました。管理委託費は仕様UPでかつ年間約30万円 のコストダウンです。10年間トータルで630万円の余裕資産を捻出でき、今後このマンションの財政は健全化の方向に進むと思います。管理組合としては単年度の支出はもちろん、長中期的な視野に立って資金計画を立てていかなくてはなりません。先の理由により管理会社お任せでは、皆様が必死に払っている管理費、修繕積立金を浪費されてしまいます。管理会社の会計業務を『管理組合の会計を自分の財布がわりにつかう』と揶揄されますが、とんでもない!自分の財布のお金は、むしろ考えなしにじゃぶじゃぶ使いません。例えるなら『管理会社へ穴の空いた財布を渡している』が正しい表現だと思います。管理会社に財布を預けるならば、管理組合は穴の空いていない丈夫な財布を渡すべきです。そのためには、管理組合のモニタリング(チェック)機能を強化することが求められます。正直会計とマンション管理実務に明るい方が役員にいなければ、会計の健全性の査定を組合員の力だけで行うのは至難の技です。大規模修繕前に専門家へ建物劣化診断をお願いするように、定期的にプロへ財務内容の評価をしてもらうことが必要だと思います。 管理委託費や大規模修繕の見積もりを見て高いとか安いとかは、ちょっと経験を詰めば誰でも簡単に査定できます。 イダケンは自主管理のマンションでPLやBSを作成しています。作成できるということは中身を把握できるということです。財務内容の評価はマンション管理士なら誰でもできるわけではありません。プロへ相談を求めるなら、会計実務を実践・理解できるマンション管理士 イダケンへお問い合わせください。 にほんブログ村
2011.11.06
固定性役員、長期政権化で、理事会が孤立するというケースがあります。マンション管理組合運営は総会決議、管理規約、諸法律を基礎とします。管理組合の執行機関たる理事会が、組合員の意見に耳を傾けようとしなくなると、暴走の余兆です。理事長が首謀者になることもあれば、役員全員が一致団結し、自分たちのやり方を強硬に通そうとします。役員以外は当てにできない。自分たちが全てを決めていかなくては、マンションがダメになるという思い込みに縛られます。 暴走する理事会には、もはやルールなど関係なし。理事会(または理事長)決済で次から次へと好き勝手に物事を進めていきます。暴走理事会は自分たちが正しいと信じ、プロセス無視で突き進みます。 修正を促そううものなら、嫌がらせ行為等も辞さずです。見てみないふりをすると、暴走する役員さんは「何も言わない=承認している」と判断し、増長します。 このような場合に役員を解任したいので方法論を教えてくれと問い合わせを受けます。役員を解任する方法は・・・総会で解任決議を行う。(新たな役員の選任も必要)裁判による解任 。です。自分たちが正しいと信じる役員が自ら解任する決議を上程する訳がありません。ここで出てくる手続きが議決権数及び区分所有者数5分の1以上の組合員の賛同を得て行う総会招集権です。役員と他の組合員の人間関係は取り返しのつかないほど悪化することになりますが、マンションの管理を健全かするためにやむを得ません。対話で解決するのならば、このような事態に発展しません。なり手がいないからと一部の方に負担を押し付けると、責任感がいつしか暴走に化けます。良かれと思って強引に突き進む役員さんは、暴走していることすら気付きません。 マンション管理士が受ける相談のなかでは少なくない事例のひとつです。 役員選任、人選は慎重に行いましょう! にほんブログ村
2011.11.02
管理組合がなくて困っている。年間数本このような内容の問い合わせがあります。法的には一つの建物に複数の部屋とそれぞれ複数の所有者がいれば管理組合は存在することになります。管理者が選任されなかったり、執行部たる理事会がなかったり、管理者や理事会は存在するものの総会が定期的に行われなかったり、こうした状態を「管理組合がない」という表現をつかって相談してきます。「管理組合がない」はいくつかのパターンがあります。どのようなマンションなのか?リゾートマンション、投資目的のマンション、等価交換のマンションで区分所有者の大多数がもともとの地権者のマンションに限られます。築年数は?築20年以上のマンションに見られます。ケース1管理会社はいるが、管理者も理事会もいない。管理会社は会計報告をしてくるが管理者や理事会選任に積極的なアプローチをしない。総会承認が必要な修繕等や委託費の値上げ等を区分所有者に対する一方的な通知のみで行う。適正化法で重要事項の説明の相手方が必要なため、あたかも理事長がいるのかのように、適当な理由をつけて組合員の一人を代表者のような形にしている。ケース2管理会社が規約上外部管理者になっているが、総会を開催しない。総会承認が必要な修繕等や委託費の値上げ等を区分所有者に対する一方的な通知のみで行うケース1、ケース2の場合、総会を開催し組合員から管理者(理事長)や理事会を設立することに管理会社は非協力的です。ケース3管理会社には委託しておらず、規約も整備されていない。どのようにすれば「管理組合がない」マンションが改善されるのか?まずは総会を開催し、区分所有者の中から管理者(=理事長)、執行機関である理事役員を選任することから始めます。管理者がいない場合、また管理者がいても総会を開催してもらえない時は、区分所有法の区分所有者による総会招集権を利用することになりますが、区分所有者及び議決権数の5分の1以上の賛同が必要になります。適正化に非協力的な管理会社は名簿を提供してくれないので、登記簿等でお金をかけて区分所有者の所在地を調べなくてはならないという手間が生じます。また、5分の1以上という数の同意を得るのは大変な作業です。仮に5分の1以上の同意を得たとしても、規約に総会の成立、議決要件が記載されていない場合においては、区分所有者及び議決権数の過半数以上の委任状を集めなくてはならず、ハードルが高くなります。さらに管理組合運営を円滑化するためには規約の整備が必要となり、区分所有者数及び議決権数の4分の3以上の賛成を得なくてはなりません。現在の法体型では、区分所有者の自助努力により「管理組合がない」問題を解決するのは非常に困難です。「管理組合がない」マンションを適正化したいという志の高い区分所有者の多くは、財団法人であるマンション管理センター、管理会社が所属している中高層住宅管理業協会に救いの手を求めますが、前者は法的な一般論でしか回答をしてもらえず、後者は管理者がいないマンションは相談ができないとシャットアウトします。相談を受けた区分所有者をなんとか救済しようと、イダケンが何度か中高層住宅管理業協会(管理会社がその団体に加入している場合)に電話をし、積極的に仲裁に入るべきだと交渉をしましたが、けんもほろろに断られました。マンション管理士にサポートをお願いしたくとも、個人の財産から費用を払うと思うと躊躇してしまいます。当事務所を開設して3年半。「管理組合がない」マンションからの問い合わせは10件を超えます。イダケンに相談するマンションは氷山の一角です。法的になんとかする制度を設けなければ、「管理組合がない」マンションはスラムかします。管理会社がいるのに、なんともしようとしない。このような管理会社は集めたマンションの資産を自分の財布がわりに使うことが常です。「管理組合がない」マンションだけではなく、管理組合があったとしても機能不全のマンションは数多く存在します。管理組合を構成する組合員は基本的に管理運営上の知識に乏しい、管理の素人です。管理会社はマンションと利益相反する、ただの業務請負業者です。どうすればよいのか?ここからイダケンの持論です。法的な仕組みとして、一定のガイドラインを設けて、定期的に外部監査を入れ、外部監査は国(または国が指定する団体)に報告することを義務付け、一定の基準を満たさない管理組合については国が権限で管理組合運営問題へ介入することができるようになれば、適正に運営されていないマンションが改善されるのではないかと考えます。管理組合が外部監査に発注すると、自分たちの都合のよい外部監査を選ぶことになり、監査として役割を果たさない恐れがあるので、分譲マンションは一定額国への支払いを法的に義務付け、そこから国や国が指定する団体が監査を任命し、外部監査を派遣すれば良いのではないかと思います。我が国のマンション施策はまだまだ不十分です。マンションのスラム化は、メンテナンスができていない事故の恐れがある建物を有無原因となり、大きな社会問題になります。安全を守るためにも、法的な違反行為を平気で行う管理会社から善良な区分所有を救うためにも、早めに国は対策を講じなければなりません。にほんブログ村
2011.11.02
毎年支払っている保険契約を見直したことがありますか?多くのマンションが管理会社が同じ契約で・・・と、更新の書面を理事長に提出し、精査することなく更新する、随意契約になります。管理会社が代理店で保険に加入すれば、掛け金が高いほど、管理会社の実入りが増えます。管理会社は変な提案をしない・・・確かに不足な内容の提案はしないでしょうが、商売が絡めば『高い』提案をする可能性があります。掛け捨ての保険料はバカになりません。共用部分の保険は火災保険が主契約になります。主契約の支払い限度額は建物の再取得金額×付保割合で算出されます。例えば建物の再取得金額が2億円の場合、保険の支払い限度額は付保割合100%では2億円、70%では1.4億円です。 支払い限度額が低いほど保険料は安くなります。まずは付保割合を見直します。ここで注意しなければならないのが、地震保険に加入している場合には、主契約の50%が地震保険の支払い限度額になるので、付保割合を下げると地震保険の支払い限度額が下がることになります。 次に免責金額です。免責金額が高ければ高いほど保険料は下がります。保険の利用がほとんどない場合は、免責金額を上げることも一考です。 主契約にプラスして特約があります。保険会社によっては、広範囲を一つのパッケージで主契約に組み込んでいる会社もあれば、パーツパーツで組み合わせてオーダーメイドの保険を提供するところもあります。特約の内容、その支払い限度額、免責金額によって保険料は変動します。最後に保険の契約期間です。通常1年掛け捨てが多いのですが、管理組合余剰金に余裕があれば5年掛け捨て等で契約期間を長くすれば、1年あたりの保険料は割安になります。管理会社のアドバイスを鵜呑みにしないで、支出に無駄がないか目を光らせてくださいね! にほんブログ村
2011.10.01
平成23年9月23日(秋分の日)13時30分~イダケンがボランティアで参加している『マンション管理組合適正化ネットワーク』の池袋開催の勉強会・交流会に行ってきました。参加者は10名、企画運営側が4名の合計14名。15名定員の会場はいっぱいになりました。『これまでの管理。これからの管理』をテーマにし、各マンションが持つ悩みを打ち明け、問題解決方法についてディスカッションしました。イダケンは30分時間をもらい、講義を行いました。意識レベルの高い方がこられるので、プロとしておもしろい内容を考えなければならないので、毎回大変です^^; 参加者皆様に 管理組合の良い面、悪い面そして管理会社の良い面、悪い面を発表してもらいました。共通した問題点、個別のマンション独特の悩みがあり、それぞれの解決方法についても考え方、捉え方が異なります。組合運営については冷静な分析をしているなと感じました。管理会社に対しては悪い面は多く発表されますが、良い面での意見は少なかったことが特徴的です。管理会社はまだまだ得体のしれない存在だという印象を受けました。イダケンの講義は・・・管理組合が必要な管理メニューを、適材の業者を選んで発注することが大切であること。業者は必ずしも管理会社一社だけではない。管理会社の現行システムでは、管理組合の要望を十分に満たすことが限界があり、管理組合運営を円滑に行うためには、理事会運営のスキル、レベルアップと共に定期的なモニタリングにより評価、分析が必要であることをお話しました。 次回は記念すべき第10回目。最近のセミナー参加者の皆様から意見を聞き、関心、要望が高いのは大規模修繕の進め方、モニタリング(監査)です。仕事が忙しい時期に今月二つのセミナーの主催、お手伝いをし、正直時間的にアップアップでしたが、プロとしてのイダケン、組合員としてのイダケンにはプラスになることが多く有意義でした。本業はもちろん、適正化ネットの活動も頑張ります! にほんブログ村
2011.09.24
工事や管理会社委託費の見積を取る時に、事前にマンションを業者に確認してもらいます。この際に見積提出に必要な準備資料を手渡し、見積の概要を説明します。これを『現地調査・説明会』と言います。立会いは誰が行うか?管理会社が見積もり候補会社のひとつなら、管理会社社員の管理員立会いは、どこが競合先かがわかるためやめたほうがいいでしょう。役員さん、または選定補助を依頼したコンサルタントに立会いを依頼します。日程基本は平日になりますが、役員さんが立ち会う場合においては土・日の設定を業者にお願いしてみましょう全社一斉に行うのか?かつて公共事業の現地説明会は全社を同じ時間、同じ場所に呼ぶ「一斉方式」をとっていました。これが談合の温床になっていました。なぜなら、ライバル業者の顔は一目瞭然。どこの会社が参加しているかがわかれば、業者間でいろいろと細工ができるからです。現地説明会・調査会は時間負担が増えるもの、各社時間をずらして行なうことがベターです。見積準備資料現地説明会・調査会当日に「機密保持誓約書件借用書」と引き換えに渡しましょう。見積依頼書見積依頼する業務の内訳(できるだけ詳しく)、提出書類(見積書、提案書、会社概要、実績表等)、見積提出期日、見積提出先、見積提出部数、今後の流れは必須記載条件です。調査員の明確化館内に部外者(業者)が立ち入ることになるので、業者には必ず調査員であることを示す腕章を付けさせましょう。 告知館内に部外者(業者)が立ち入ることになるので、事前に掲示板等で現地調査・説明会を行うことを居住者へ告知しましょう透明性のある発注を心がけましょう! にほんブログ村
2011.09.15
居住者から管理組合あてに様々な要望、苦情がある時、皆様はどのように対応していますか?経験的観測で判断するのは危険です。管理会社やマンション管理士は実務が長い人に限って、規約や法律を十分に確認せずに、経験論でものごとを話す姿をよくみます。要望や苦情が訴えをする人にとって重要な価値を持つ内容だと、訴訟に発展するケースがあります。間違った判断は後々大きな火種になります。イダケンは・・・1.過去の問題解決事例を確認する2.法律、規約を確認する3.弁護士に確認する3はケースバイケースですが、弁護士に話を聞く機会は多いです。法的論争に発展することを恐れているのではなく、正確な回答を管理組合にしたいからです。重要なことに関しては、管理会社フロントマンの個人的見解を過信してはいけません。管理会社には顧問弁護士がいるはずなので、法的顧問に意見を求めるようフロントマンにお願いしましょう。回答については必ず書面で誰の見解かをはっきり記述してもらいましょう。 にほんブログ村
2011.09.14
何戸が小規模マンションか?取り敢えず30戸未満としましょう。管理組合運営は大きくても小さくてもやることは同じ。(運営の手法は違いますが・・)しかし小規模マンションは、 役員のなり手不足。原資が少ない。スケールメリットが働きにくくコストが割高。大型マンションに比べてこのようなマイナス要素があります。また、管理会社にお任せになっている管理組合が多いのが特徴です。管理会社は一生懸命やってくれるのか?儲けが少ない小規模マンションは、対応が今ひとつのようです。イダケンは小規模マンションからよく声がかかります。ひと桁という物件もありました。ここ一週間は日に2件平均の新規問合せラッシュ。その内、20戸以下のマンション3件から新規相談の依頼を受け、訪問する約束をしました。今年11戸のマンションで大規模コンサルタント及び管理会社の見直しを行い、小規模マンションにおいても外部専門会起用による効果が十分に挙げられるという成果を得ました。原資が限られている小規模マンションでは短期間の集中支援で最大限の効用を導く。その後はスポット契約で必要に応じてサポートを行う。 費用対効果が見合うだけの仕事はします!マンション管理士4名と連携し、受け入れ態勢も十分整っています。小規模だからと諦めずに、お困りの際は気軽にご相談ください。(大型物件も契約物件が進行中で4件と大小実績豊富です) にほんブログ村
2011.07.29
2011年7月27日国土交通省ホームページで改定標準管理規約が発表されました。皆さん要チェックです!管理会社がこの改訂をどのタイミングで組合へ情報開示するか。そして対応するか。未だに平成16年版の標準に改訂しないマンションが多く見られます。うちは大手管理会社だから、たぶん大丈夫。なんて大間違いです。大手でも積極的に改定アプローチをしている会社は少数派です。 http://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/mansei/manseikanri.htm http://house.blogmura.com/mansionkanri/
2011.07.27
インターネットの朝日新聞ホームページに4回に分けて『マンション管理費、滞納者に対応するには』でコラム記事がUpされています。管理組合で議論になりそうなケーススタデーも具体的に解説しています。滞納問題でお悩みの方は、ヒントになるのではないでしょうか?http://www.asahi.com/housing/soudan/TKY201104270321.htmlhttp://www.asahi.com/housing/soudan/TKY201104290208.htmlhttp://www.asahi.com/housing/soudan/TKY201105300121.htmlhttp://www.asahi.com/housing/soudan/TKY201106240174.htmlhttp://house.blogmura.com/mansionkanri/
2011.07.15
管理組合運営が不健全であったり、管理会社の仕事ぶりが悪いと志のある組合員が立ちあがり改革の旗を振ります。正しいことを言っているのに、他の組合員が付いてこない・・こんなことはありませんか?人間だけはなく、生物には恒常性といって、環境が変わると、もとの環境に戻そうとしようとする性質があるそうです。健康を定義する重要な要素でもあり、急激な変化を嫌うのはごくごく人として自然なことなのかもしれません。しかし・・・管理組合は不健康です。このままでは管理組合運営の目的である共同の利益を増進し、快適な住環境をつくることができません。急激な変化ではなく、じわじわと改革を進めていけばよいのです。管理組合の決めごとは合議で決まります。少数の組合員がどんなに正しいことを言っても、他の組合員が抵抗感を示せば、正しいことがスタンダードであると認められません。まずは仲間を増やしましょう。ここで仲間がすぐに増えないからと言って、強引に進めていくのは危険です。恒常性の性質が働き、もとの不健全な状態に戻ろうとします。地道に地道に賛同する同士をつくります。具体的な改革を入るにあたって・・・正しい手続きをしましょう。抵抗勢力は、あらゆる手段をつかって、改革を阻止するでしょう。抵抗勢力が不正な手続きを行使しても、目には目をではダメです。不正な手続きを使った時点で同じ穴のムジナです。正しいことを仕様としているのですから正しい方法で改革を進めていきましょう!イダケンは志の高い組合員が、方法論を間違って挫折した姿を何度も見ています。どうせ立ち上がるのなら改革を成功してもらいたい!イダケンはマンション管理の健全化のためバックアップを惜しみません。にほんブログ村
2011.07.12
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