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2005年04月の記事
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宴会営業の心得（8）
18）自分の獲得した宴会当日は必ずアテンド。そして会場に顔を出すこと。他業界の方が多く集まる宴会は自分にとっても顧客拡大のチャンスです。「顔を売る」と言いますか、宴会幹事の方から紹介頂き今後のセールスに繋げて下さい。ただ必ず幹事に一声をかけてからの話ですよ。主催者からみて「お客様」となる方に自分勝手な行動は絶対しないように。＜製薬会社のケース＞最近は経費削減の折もあり数が減りましたが、製薬会社が大学病院の教授・助教授をホテルに招いて新薬の発表を行うことが行われています。この場合、医師は大切な製薬会社のお客様。また料理単価が高い宴会ですからホテルにとっても高レベルのお客様です。もちろんホテルに対しても高レベルなサービスを求めてこられますので、それ相応の人選（サービス技能が優秀なスタッフを集めます）を行います。この宴会趣旨の場合、製薬会社の方はぴりぴりされていますので、あえて医師の先生方に挨拶を控えるのがいいでしょう。＜ファッション関連の展示会のケース＞どんどん幹事に紹介をお願いしましょう。お客様の中にはマスコミ関連の方が必ずおられますので、広告宣伝の絶好の場です。その方が口コミでホテルを広告してくれるかもしれません（と信じましょう）。宴会につながらなくても、年末のディナーショーにお越し頂けるかもしれません。名刺を切らさないように。＜各種組合総会、懇親会のケース＞同業者の方が集まる宴会ですが、会社単体でご利用頂けるかもしれません。宴会セールスの訴求としては少し弱いですが、宿泊・レストランの利用又は、ある参加されている方の娘さんが結婚式をしてくれるかもしれません（笑）＜小・中学校・高校及び官庁関連＞この類の宴会において幹事さんというのは持ち回りで人が変わっていきます。また宴会参加者をホテルに紹介するというサービス精神は本来持っておられません。自ら動いて「ご紹介をお願いしたいのですが」と言わなければダメです。ただ、一度火がつくと紹介の輪は広がります。なぜか？「前例」があるからです。「○○があのホテルを利用した」という「前例」というものに弱いです。
April 28, 2005
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宴会営業の心得（7）
17）旅行会社経由の宴会・学会は要注意！以前にも書いたものと重複しますが、人数締め切り日及び、対象送客手数料をしっかりと確認しておくこと。手数料は基本的に料飲（食事・飲物）に関しては20％（エージェントによって15％の場合あり）で、宴会場で使われる備品（プロジェクター、ジョーゼット、マイク等）は対象外です。これをきちんと話しておかないとエージェント担当者とホテル営業マンの間で「言った、言わない」の話になりますので注意することです。またエージェントは宴会等の清算時に自社のクーポン券を持参してきます。これは「手形」のようなものでホテルが金融機関で換金できますが、実際にホテルがその費用を手にできるのが、利用月の翌々月となります。覚えておいて下さい。1※エージェントといっても小さなものから大手まであります。ホテルがクーポン券の受領をOKとするのは大手と、信頼できると判断したエージェントのみです。地方の船会社やバス会社が親のエージェントであっても、利用実績や会社規模を調査して返答をしています。それをしないと料金が振込まれないというケースもあるからです。2※宴会終了後、エージェントは宴会主催の企業に挨拶をされることを嫌います。なぜか？直接今後の宴会をホテルに入れられると手数料が稼げないためです。このことから「うちの顧客企業には訪問禁止だ！」とよくホテル側に電話が入り、「そんなこと顧客が決めることでしょう！」と営業マンと喧嘩するケースは日常茶飯事です。ただ今後の送客見込みによって対応は変えています。
April 27, 2005
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宴会営業の…いやちょっと休憩
アフィリエイトの誘いをよく頂くのですが、このブログで何か売れるでしょうか？（笑）経験談も入れて純粋にホテルの内側の話を書きたいので、商売気は持っていないんです。作家でもなく普通のサラリーマンが単純に書き残したいと思って書いているだけですから、商売気があったら何のサイトが自分が分からなくなると思うのです。お気持ちだけたいへん有難く頂いておきます。ホテルの宿泊日記などのよくある話は書きたくないのです。それより「そういう気持ちで動いていたんだ」とか「なるほどそれがタブーだったのか」という現実を知ってもらいたい、それだけです。ただ文章力が足りなくて、伝えたいことがうまく伝わらなかったら申し訳ないです（笑）。読まれた方なりに消化して下さい。追伸：最近驚いたこと…ビジネスホテルチェーンに関わらず、単体でのビジネスホテルがリクル○トさん運営のサイトで人材募集をされています。これまでは一流ホテルと云われているところしかそういう媒体は利用しなかったですから、すごい変わりようだなと思いました。でもそうなった背景は理解できます。インターネットの利用が収益を向上させたのです。宴会場、レストラン、客室、スポーツジム等々をまとめて抱える一流どころのホテルはちょっと乗り遅れた感がありますね。
April 26, 2005
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宴会営業の心得（6）
14）会場の仮押えには2種類の意味があります。セールスの結果として先方担当者から「押さえてくれ」という指示があった場合と、得てきた情報に従い自らが（勝手に）押えに入る場合です。特に後者の場合は、ホテル側より「提案」の意味合いが強く「当ホテルは会場を押さえておりますが、他ホテルさんの状況はいかがですか？多少広めに宴会場をご用意できますが」と押しができる訳です。しかしこの場合は早めに結果を出さないと、他の営業マンの仮予約が入らない状況となりますので、期日を決めて行動して下さい。15）仮予約受注後の打ち合わせスケジュールは必ず先方担当者に告げること。経験上、開催日2週間前にはおおまかに内容を決めておくことです。先方も仕事を抱えていらっしゃいますが、打ち合わせ日程を先方に合わせ過ぎてもいけません。「ここで料理を決定して頂かないと、外部発注ができません！」とデッドラインをはっきり伝えることです。初めての仮予約受注は嬉しいものですが、きちんと形をつくっていくのもあなたです。16）＜宴会最終人数締切日＞をきちんと伝えること。だいたいのホテルが3日前か2日前の午前中といったところですが、これをはっきりしていないとトラブルの元です（特に正餐スタイルの場合）。ブッフェ形式の場合は人数の90％等で問題ありません。しかし調理場は一旦発注した材料は他の料理に転用できないのです。※ホテルが一番悩むのが、旅行会社経由で学会を受注した場合です。客室と宴会をセットで販売できる学会（細かく言うとこれにもレベルがあります。ここでは100名前後のものを指すことにします）はホテルにとって嬉しい送客なのですが、約1年前に仮予約を受注し、実際の人数と比較すると間違いなく70％程度に当初の来館予定人数から減ります。もっと厳しい例だと50％に。となると当初多く確保していた客室と宴会場に空きが出ることになり、販売損失となる訳です。これを早くホテルは確認するべく、開催日の約2週間前に「○日でブロック解除します」という連絡を入れています。「送客があるのは嬉しいのだが、もっと早く連絡くれないものか…」これがホテルマンの正直が気持ちです。
April 25, 2005
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宴会営業の心得（5）
11）セールスを煮詰めて会場の仮押さえ依頼を受けた場合、まず外出先からでも宴会予約課に電話し押さえてもらうこと。そして仮予約を行った宴会予約課のスタッフ名を確認すること。これを迅速にせず、帰社後にゆっくり内線電話でもしようものなら、先に他のスタッフに押さえられます。これは自分の売上をみすみす逃していることになり、愚の骨頂です。12）同日・同時間の宴会は、売上の多い方が優先されます。また売上が少なくても次回に繋がる大型宴会がある場合もそうです。これは営業マン同士、また上司を加えて話が必要です。そして自分の担当宴会が仮予約を出来なかった場合は、代替日の提案を忘れないように。13）定期的に宴会台帳（これは宴会予約課が管理しています）や、仮押さえカード（月ごとにどの会社が、どのような目的で、宴会時間、誰が押さえているのかが書かれたもの…これは営業部で管理しているものです）を確認すること。これをすることにより会場の押さえ方が理解でき、また自分のエリアに関係する企業の情報（本店、支店の関係及び、組合の一員等）を入手することが可能となり、以降のセールスに活かせるからです。
April 22, 2005
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宴会営業の心得（4）
8）訪問目的をはっきりさせること。1．1年以上先の宴会2．半年先の宴会3．季節宴会プラン（忘年会、新年会等）の直近宴会の約3種類のカテゴリーに分け訪問を行って下さい。またキーマンにお渡しする資料は、ありきたりのホテル資料だけでなく、テーブルプラン（会場見取図…会議ならテーブルセッティングの仕様書）や過去行われた同様の宴会写真（企業名入り看板が入った写真は不可）のコピーをお持ちし（これをやっているホテルは少ないです）、イメージを膨らませてもらうのが先決。ホテル情報はどんどんお渡ししていかないと先方の判断材料になりません。9）宴会獲得に向け、先方が会場視察を希望された場合、当日の宴会情報をよく確認してから案内すること。全くフラットな状態で会場をご覧頂くよりも、テーブルセッティングがしてある会場の方がベターなのは言うまでもありません。また当日会場に入る前も、先に宴会場で作業をしている宴会サービススタッフに一声かけてからにすること。たまに会場内で作業を中止し、制服を脱いで休憩しているケースもあるからです。10）競合相手はホテルだけではありません。近年ブライダルプロデュース関連施設も平日稼動を目指し、企業宴会を取っていこうとしています。ホテル宴会場の「箱」に入れられるより、お洒落な雰囲気でくつろいで過ごしたいという方も増えていますので、下手をすると有名ホテルも足元をすくわれます。競争をすることでいいものが出来ることは利用客にとってもいいこと。自分の惚れ込みようで、話す熱意も変わって来ますので、「何が売り？」なのか自分で見つけていくことも必要です。
April 21, 2005
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宴会営業の心得（3）
7）料理の原価率はいくらか分かっていますか？外資系ホテルの多くは（私が現役の頃は）宴会で約32％。この数字はお客様にとってあまりいい数字ではありません。言い換えればこれと言っていいものは出ないということ。ブッフェ料理は特にそうです。ですから忘年会プランなどの安価なプランをそのまま受注するよりは、何か追加料理をお受けするなりした方がお客様に対して親切です。もちろん先方の予算もありますので、その予算内でどう構成していくかが営業マンの見せ所です。有名な老舗ホテルが大阪に進出し、オープン間もない頃開催されたある宴会にて、来館されたお客様がサービススタッフに「もうちょっといい料理は出ないものなのか」と聞かれた際、そのサービススタッフが「この予算ではこの程度の料理しか出ないです」と言い放ち、それが幹事の耳に入り即刻ホテルからクビになったと聞きます。難しい問題です。
April 18, 2005
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宴会営業の心得（2）
3）経験上、新規にセールスを行って宴会を獲得するまでに約3ヶ月は要します（問い合わせによる宴会は省略します）。企業の担当の方に覚えて頂くまで、また宴会需要の調査等で、このままセールスを続けるべきなのかどうかが見えてくるのに時間がかかるものなのです。余談ですがエリア分けで担当が決められている場合、扱う業種は様々ですが、理解度が深まってくる業界が自然と出来てきます。そうすると「会社は違えど、行っていることは同じ」が判ってきますのでセールスの効率化につながります。訪問の数をこなして下さい。4）どの業界でも行っていますが、＜ローラー作戦＞は不定期ですが行います。エリア内のビルに入居する会社を最上階から1階まで訪問する方法です。要は飛び込みセールスですが、この場合数をこなさないことには話になりません。近隣のホテル事情により効果がばらつきますが、「人の動く時期」が来る前にローラー作戦をすると、当分の期間「あのホテルが来ていた」と印象付けができるため、あえて行う場合があります。どの業界でも新入社員はこの「飛び込みセールス」を嫌がりますが、数をこなさないことにはお客様に対する交渉力や、対応力が身につかないです。ただやみくもにこれを繰り返すホテルも考え物ですが…5）催事の年間スケジュールを覚えて下さい。新年会から始まり、春先の謝恩会、ファッションショー、新商品発表会、各企業の総会など、大まかなスケジュールが存在します。大型宴会になると1年前から、それより小規模だと半年以上前から予約が開始されます。その時期を見計らってセールス開始です。突発的な大型宴会（例えば何かの記念イベントや、発足式）に関してはそれを読むのは難しいですが、普段のセールス活動が布石になるものです。6）どうしてもホテルを変えて行えない宴会も存在します（ホテルの確実な得意先）。それを自分のホテルに持ってくるのは難しく、よっぽど会場が空いていない場合でしか他のホテルに移りません。ただしよく検証して下さい。先代社長のお気に入りホテルだったからなのか、来賓の方を考えたセキュリティー面なのか、コスト的に無理を聞くホテルだからか、どれに属するかで可能性がゼロではないこともあるのです。
April 14, 2005
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宴会営業の心得（1）
かつてはホテルの稼ぎ頭と言われた宴会営業マンも、不況のあおりを受けています。バブル期は宴会1件につき粗利益で1000万円を稼げる宴会も多かったのですが、現在は縁故・株主関連企業の利用に頼るケースが増えてきました。また薄利多売の宴会プランは、長期間、継続してお客さんを集めるのには不適で、季節ごとに宴会プランを作成するのにも限界を感じています。そんな中、東京地区のホテルでは「ホテルの使い方」をアウトソーシング会社に依頼するところが出現してきました。これまでの保守的な業界の考え方ではなかったことです。やはり企画力が今後の成功を握っていくと感じています。1）担当の振り分けは、エリア別もしくは業界別に分けられます。基本的に「訪問」があっての仕事ですので、新しく配属された方は先輩に付いての企業訪問か、飛び込みセールスからスタートする形になります。どの会社がどのような宴会を行っているのかを知るには、近隣ホテルの宴会案内をメモに控えてくることと、やはり訪問で需要を聞き出す方法しかありません。2）製薬会社が医大等の先生方を招き新商品を発表する会や、銀行の新年互例会（得意先だけをお招きするご挨拶会）等々、各業界で重要な宴会というものがあります。このような会は各ホテル営業マンがこぞって取り合いをします。なぜか？これらを獲得することによりホテルの「価値」が上がるからなのです。つまり「忘年会」のように一過性で終わる宴会よりは、お客様レベルが数段上だということです。担当業界、担当エリアでどのようなものがあるのかを発見して下さい。
April 13, 2005
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宴会予約手配の心得（5）
この章も今回が最後です。次からは宴会営業について書きます。14）営業マンの中には、「きっかけが一番大事で、宴会が決定すれば宴会予約が後は打ち合わせをやってくれればいいんだ！」と思っている営業マンがいます。「後は君たちが頼むよ。事務手続きより俺たちは訪問が中心だから」というものですが、良い悪いは別にして、これはホテルの方針により変わりますのでそれに従うようにして下さい。「お客様に迷惑をかけない」を一番に考えて進めるべきです。ただ情報として知っておいて欲しいのは、四国や北陸のあるホテルでは打ち合わせから当日のサービスのアテンドまでするところがあるという事実です。人と人のつながりを大切にする土地だからでしょうね。＜終わり＞余談ですが先週、京都のGARDEN ORIENTAL KYOTOに行って来ました。ここはご存知の方がいらっしゃるかと思いますが、若者に人気のある株式会社プランドゥーシーさんが運営するレストランです。京都・高台寺（秀吉の嫁・ねねが晩年を過ごした寺）の真正面にあり、結構繁盛していました。レストランウェディングで有名な会社ですから、お客さんは若者中心だと思っておりましたら、内装も年輩の方をくすぐる和風の眺めの良さがあり、たくさんの方がランチにお越しになっていました。これまでウェディングプロデュース系のレストランには来た事がなかったのですが、この雰囲気があれば婚礼だけではなく、年輩の方同士の宴会も人気が出そうです。ホテルはうかうかできませんね。
April 12, 2005
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宴会予約手配の心得（4）
11）宴会をご利用のお客様がバスでの来館を希望されている場合、駐車場スペースの確保とベルデスクへの連絡を迅速に行うこと。駐車場スペースを別の目的で使用しているケース（搬入物のワゴン置き場等）があるので、勝手にOKを出さないこと。また天井高を把握しておくこと。知らないで案内すると、ホテルとバスの両方に損害が出ます。12）一般宴会の場合宴会内容や主催会社、または来賓がどのような方の来館があるのかによって、利用事前の費用振込を免除する場合があります。婚礼はあくまで対個人との契約ですから、ご利用に関して「事前に80％を頂きます」と制限を付けるのですが、企業の場合、忘年会や新年会（季節ものの宴会は場所をこだわらないので、継続利用とは考えにくい）以外の宴会は、一度ご利用頂くと今後のホテル利用を継続して頂ける可能性が大なため、「披露宴」ほど支払いについて厳しく制限を設けないのです。あなたのホテル基準をよく確認して下さい。13）企業主催の宴会会場で忘れ物があっても、直接お客様に連絡は入れないこと。そこに出席していることが秘密であるケースもあるからです。ホテルの客室同様の処置ですが、あくまで主催者側に聞いて下さい。
April 11, 2005
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宴会予約手配の心得（3）
7）国際学会等での会議時に配布される「水」は銘柄をはっきりさせること。またラベルの汚れや、破れがあればすぐ交換です（口に入るものですからそういったものがあると異物混入されたものである等の不信感を持たれます）ペリエやエビアンなど、数種類用意するのが通常と覚えておいて下さい。なぜなら特に外国の方は料理にしてもドリンクにしても、セレクトできないことを嫌うからです。8）お客様の車誘導が多少なり発生する場合は、ドアマンやベルスタッフと打ち合わせをしておくこと。「この程度ならいいか」と軽く考えたために、ロビー周りが大混雑してしまうことがあります。つまり彼らにしてみれば、ケアーしなければいけないお客様は宴会のお客様だけではないということ。一般のお客様の中にVIPが紛れ込んでいたりしますから、そのアテンドができないのです。9）上記に併せて喫茶券の発行も注意です。通常ホテルが喫茶券の発行をOKするのは回収率が80％以上の場合のみ。「チケットを発行したが利用客がない」は最悪です。ケーキの補充も行っているでしょう、スタッフもあと2名増やしたかもしれません。これらのコストが無駄になるのです。10）会場への搬入物がある場合、前日なりにしっかり時間を守るよう営業マンに指示を出すこと。得てして早めに来館されるものなので、宴会がまだ終了していないのに、搬入を行うような動きを見せても自ら制止して下さい。また中には宴会場の壁やステージを破損させる、またホテルの装飾物を勝手に移動させても知らぬ存ぜぬという方がおられます。破損内容によっては弁償して頂く必要があるため、一人にさせることのないよう、宴会サービススタッフと連携を取って下さい。
April 8, 2005
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宴会予約手配の心得（2）
4）会社名、商品名を伏せて宴席案内することはよくあります。主催者側が何も言わずともホテル側から「宴席名はどのように致しましょうか？」と必ず伺うこと。またそれに付随して、会場内の看板と（例えば第15回○○定時総会など）、ホテル内の宴席案内が必ずしも同じでないこともあります。すべては主催者の意向を汲んで手配を行うこと。5）宴会により、ドリンク類の銘柄指定がされる場合があるので注意が必要です。これは宴会の主催会社と、その料飲メーカーとの付き合いに関係してきますが、仮に「ビールはAsahi」と指定された場合、そのように手配をすること。ソフトドリンクも同様です。6）各宴会場ごとの基本的なテーブルプラン（図面）は作成しておくように。ホテルにより描画ソフトを使って作る場合と、手書きで作る場合がありますが、どちらにせよ数種類のプランを持っておくと、後々参考になります。ブッフェ及び正餐（ディナー）の人数、会議でも椅子だけの場合と、ミーティングテーブルが必要な場合がありますので用意しておきましょう。
April 6, 2005
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宴会予約手配の心得（1）
「ブライダルコーディネーター」は婚礼しか担当しないとしているホテルもありますが、通常は「宴会予約課」として一般宴会の手配を兼務しているスタッフがほとんどです。これまでは婚礼関連の事を書いてきましたが、これからはこれに加え、宴会予約手配の事について書きます。つまり両方ができないと宴会予約課では仕事にならないのです。1）「一般宴会」は婚礼以外の宴会の総称です。企業の新商品発表会、代理店会、発足式、新年会、忘年会と多種に渡ります。これらは宴会営業マンが自らの足で獲得してきた物件です。1名ないし、2名の営業マン（好みは度外視されますが）の専任となって社外・内部へ宴会がスムーズに行われるよう手配をしてゆきます。看板、プロジェクター、スクリーン、三角札（役職と名前が書かれてデスクに置かれているもの）等々、必要なものの名称は覚えていきましょう。2）営業マンが打ち合わせに出かけられない時、代わって宴会予約スタッフが打ち合わせに出ることもあります。ホテル備品については営業マンより詳しく話せるだけに、質問が予想されることについて営業マンと相談が必要なこともあります。なぜか？使用料金は営業マンが決定するからです。自分は正規料金を話していても、営業マンが「それは割引しますよ！」と伝えている場合もあるため、話を合わせておく必要があるのです。3）こららの宴会は100％売掛となると言っていいでしょう。後日営業マンが先方担当者に請求書を持参しますから、数日後ホテルに振り込まれる形です。余談ですが私が現役の頃（バブル期後すぐ）、1年に1回はどこかのホテルで不正を働く営業マンがいました。あの頃は大抵の方が潤っていましたから、そのホテルマンも生活も派手にしていたんでしょう。現金を回収してきているのに自分のポケットに入れる輩がいたのです。後は自転車操業で、次の宴会分で前の売り掛け分を支払うといったことを繰り返すのですが、結局判ってしまうことをなぜするのかが疑問でした。
April 5, 2005
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ブライダルコーディネーターの心得（12）
最近疲れ気味で日記が書けませんでした。ぼちぼちまた始めます。17）披露宴終了後は必ずご両家両親、ご本人様に挨拶に駆けつけること。ほんの10分でいいのです。打ち合わせを遅らせても必ずして下さい。「ご利用頂いたことに対する感謝を述べる」当たり前のことをするだけです。また、忙しく打ち合わせをしている姿を披露宴直後の新郎新婦が見てどう思いますか？「やっぱり儲け、儲けで私達も事務的に進められているのか…。そうだよね、何千組の中の一組なんだから」と思われるのはあまりに寂しいと思いませんか？私は嫌ですね。18）ご結婚後のお客様リストを大事にすること。「財産」だと考えて下さい。ノートにして残す場合やエクセルのデータで残す場合もありますが、1年後ホテルに再来館され、お食事をして頂く際にもぜひお声をかけて話をしてみて下さい。ホテルのため、又は自分の将来に何らかの形で役立ちます。私の場合、一般宴会営業で数軒の宴会を新婦の父上からご紹介頂いた経験があります。19）上記の食事に来て頂くため、新居に電話をさせて頂くことがあります。ただ既に「離婚・別居」されていることは当然あり得ますので、それが判った時点で意外だなという気持ちを込めた「さようで御座いますか…残念ですね」の言い回しを練習しておくこと（笑）。打ち合わせの頃からおかしいな？と思うカップルはいますので、担当者にしてみれば1年後の結果は「やっぱりそうか」と思う節は必ずあります。でもそれは表に出してはいけません。次からは一般宴会の手配について書きます…
April 4, 2005
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