2010年05月の記事
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理事会が活動しても管理組合運営がうまくいかない時
「マンション管理奮闘記」のイダケンです。管理組合の執行部は理事会です。理事会が活動しないと、管理組合運営は停滞します。管理組合運営は理事会活動がカギを握っていると言っても過言ではありません。理事会が活動しても、管理組合運営がうまくいかないケースが３つあります。一つ目は、管理会社任せ（すぎ）になるときです。管理組合はマンション管理運営の知識・経験に乏しいので、お金を出して専門会である管理会社に仕事をお願いします。しかしながら、管理組合を向いて仕事している管理会社は少ないの実情です。かゆい所に手が届かなくても契約書通りに仕事をしてくれる業者はまだ良い方。契約書に定めた仕事すら満足にできない、言わないとやらない、言われてもやらない等、あきらかに手を抜いた仕事をすることが多々見られます。面倒だからと言って、管理会社任せにすると、プロにお金を出して仕事を依頼しているのに係わらず、マンション運営が駄目になっていくという不思議な状態が起こりえるのです。うまくいかないケースの二つ目は、理事会（または理事長）が独断専行でなんでも決裁してしまう時です。理事会は活動しているので、一見すると管理組合はうまく行っているように映ります。しかし、理事を除く組合員の事前承諾を得ずに自己判断で進めてしまうものですから、組合員の意見を反映されたマンション管理ではなく、組合員不在の管理組合運営をしていることになります。マンションのために良かれと思って進めることが、「親切の押し売り」になってしまいます。マンション管理組合運営は合議で決定します。どんなに一生懸命理事会（または理事長）が仕事をしても、正式な手続きを踏まないと、良い結果を残したとしても、独裁政治には変わりありません。結果が良ければOKではなく、マンション管理は形式論が重要です。面倒だとしても、すべての事柄（規約記載事項および軽微な緊急修繕を除く）においては、理事会の合意→総会の合意→執行の手順を踏んで業務を行う必要があります。ここまでの２つの事項を解消するためにどうすれば良いのか？１、管理会社に仕事を任せるとしても、理事会はしっかりと意思を持って活動することが大切です。２、１年任期総入れ替えでは組合運営に継続性がなく、管理会社依存が強まる傾向にあるので、２年以上の任期、半数改選に役員選出を見直しましょう３、いくら継続性を持たすとしても、長期政権（役員の長期留任）は独裁政治を招きやすく、また、役員にならない方の他力本願の体質が非協力・無関心を増長させます。そこで、最長任期を定める必要があります。理事会が活動しても管理組合運営がうまくいかない理由の３つめは、監査（チェック）機能が不十分で問題が生じた際に必要な修正をかけられないことです。以前日本ブログ村のどなたかの日記で、第三者管理（理事長の職務を区分所有者以外の専門家に委託する方法）が話題になっていましたが、私は一部の特殊なマンションを除き、第三者管理はマンションにとって良くないことだと思っています。しかしながら、第三者による外部監査は必要枠だと最近よく考えています。管理組合の業務（委託先の管理会社の仕事ぶりを含む）を監査するためには、何が正しい運営なのか？管理組合業務を熟知する必要があります。役員経験者が監事を務めたとしても、管理組合業務を細部まで分かっている方は少ないと思います。また、理事会運営方法が間違った方向に行っていると思っても、同じ組合員同士言いにくいこともあって、お目こぼしをしてしまうのではないでしょうか？チェック機能が有効に働けば、一つ目、二つ目の問題点はクリアできます。何らかの理由で、問題点がクリアできないことがあったとしても、監事の総会招集権を行使し、大きく脱線する前にブレーキをかけることが可能なのです。少戸数マンションで、輪番制の役員選任方法をとっている管理組合は、くじ引きで監事を決めるケースも多いかと思います。その場合、よほどの偶然がない限り、名前だけの監事になり、チェック機能が働きません。小戸数のマンションは、管理会社に依存体質が高くなりがちで管理会社に好き放題荒らされたり、一部役員の独走を許したり、逆に人材不足から非協力な役員を選任したりする問題を抱えていることから、マンション管理士のサポートが力を発揮すると考えています。しかしながら、理事会顧問としてマンション管理士の起用を考えると、大規模マンションに比べ戸当たりの単価が割高で、支出を割くことが難しいことから、採用に二の足を踏んでしまうのではないでしょうか？外部監査としてマンション管理士を採用するならば、ミッションと仕様にもよりけりですが、理事会顧問よりも業務報酬は割安になります。A案が難しければB案を検討する。選択肢を広げることでマンション管理はグングンよくなります！にほんブログ村
2010.05.31
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管理会社を斬る（その３：C.O社）
「マンション管理奮闘記」のイダケンです。 「管理会社を斬る」今回のターゲットは、過去は大手デベ系の管理会社、今は独立系管理会社として生まれ変わったC.O社です。 チェックポイント各社アピール フロントマン一人当たりの担当物件数 マンションへの巡回数 フロントマンへの教育1.フロントマンの教育は万全△フロントマンへの社内バックアップ2.理事会や総会の運営もサポート3.組織力で管理組合をきめ細かくサポート△●その他の特長4.まかせて安心マネージメント力5.電子ファイリングを推進6.管理の状況を毎月報告7.お客様満足度調査8.災害体制を整えている9.高齢化社会にも備えている10.理事長向けセミナー×○△◎◎○○ 評価は◎とても評価が出来る、○評価ができる ●着眼点は良いがもう一息 △普通 ×視点がずれているです 1.「フロントマンの教育は万全」△「フロントマン（営業担当者）の対応力強化に努めています。」と書かれていますが、どこの会社も建前論ではそうでしょう。教育は万全の具体性に欠けます。意地悪な書き方と思われる方もいますが、管理員の教育制度についてはきめ細かく説明しているのです。教育の重点ポイントは管理員＞フロントマンに見えないことはないです 2.「理事会や総会の運営もサポート」△重箱の隅をつつくようで心苦しいのですが、これをなぜポイントに？仕事ぶりはともかくとしてサポートしない管理会社はないでしょう。専門的な知識を要する場面ではマンション管理士や一級建築士などの有資格者がフルサポートと言っていますが、大手管理会社では当たり前すぎる内容です。マンション管理士は、本来管理会社業務にとっては必要としない資格ではないかと思うのは私だけでしょうか？少なくともフルサポートのポイントにはならないと思います。 3.「組織力で管理組合をきめ細かくサポート」●分業していますのアピールです。これはフロントマン依存体質の管理業界の欠点をよくわかっていることを示し評価できます。しかしながら、反面分業することで、フロントマンの知識・経験の範囲を狭め、窓口の一本化が図れない場合があること、対応がたらいまわしになることが懸念されます。フロントマン個人依存にならぬために具体的にどういうバックアップをしているのか？ここまで突っ込んだアピールが欲しいところです。 4.「まかせて安心マネージメント力」×管理実績１０万戸以上に裏付けられた豊富なノウハウとスケールメリットを活かすとしていますが、もともと親会社（デベロッパー）の供給が多かったから管理棟数がここまで多いだけです。まかせて安心の裏付けにはなっていません。大きい管理会社＝仕事がしっかりできるではありません。 5.「電子ファイリングを推進」○竣工図面等の重要書類の電子ファイリングを推奨し、社内の耐火金庫で保管するとは、良い提案だと思います。推奨が無償に代わると◎の評価になります。 6.「管理の状況を毎月報告」△毎月1回、各マンションの理事長様宛に「月次報告書」を提出するのは、すでに常識的なことです。実は×をつけようかと悩みました。その理由は報告の内訳が会計中心で、その他事務報告の内容が薄っぺらいからです。兎に角ポイントとしてアピールすることではありません。 7.「お客様満足度調査」◎年に１回理事長にお客様満足度調査アンケートを実施している他、すべてのマンションの管理事務室に「お客様サービス室行ハガキ」を常時設置し、ご要望に迅速にお応えすることのできる体制をとっているとのことです。前者もまだまだ少数派なのに、後者の対応は立派です。サービス室行は営業所や部署単位のもみ消しを防止するためにも有効です。 8.「災害体制を整えている」◎管理組合の災害対策マニュアル作成を支援。マンションが被災された場合の支援体制を整備・・・こと細かく具体的な対応が明示され、有事の対応は期待できそうです。 9.「高齢化社会に備えている」○２０００名を超える社員・管理員などが認知症サポーター養成講座を受講済とのことで、高齢化社会に向けての対応を整えています。10.「理事長向けセミナー」○マンション管理に関する情報を届け、同時に、お客様の声を直接聞く場を設けるためのセミナーを開催。こうしたセミナーを開催できるのは大手管理会社ならではのメリットだと思います。 【総合評価】ホームページでは、お客様に選ばれている８つのポイントとタイトルをつけ、わかりやすくアピールしています。「管理会社を斬る」では、総会・理事会支援業務について分析しているわけですが、その他の面では評価できることはいくつかありましたが、基本的な面では期待感を持てません。独立系管理会社は「理事会・総会支援」が不得手であるとの評判が多いのですから、新規で独立系としての位置づけを得たCO社には、この点をもっと改善できるアピールが欲しいものです。「管理会社を斬る」の注意ですが、ホームページ上からの評価で、実態の管理と異なることがあることをご理解ください。実態と異なる可能性があることを日記に示す理由は、管理会社の良し悪しを見極めるポイントを管理組合の皆様に理解して頂きたいからです。リプレイスをする大多数のマンションは、管理会社が提案する「良いことづくめ」の提案書と饒舌な説明を過信し、「良い管理」をしてもらえるだろうと錯覚します。本質を見極め、良いパートナーと長くお付き合いして下さい！ にほんブログ村
2010.05.30
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低レベルなリプレイス競争
「マンション管理奮闘記」のイダケンです。この時期、マンション管理の専門誌である「マンション管理新聞」に管理会社ランキングが掲載されます。ランキングはどなたかがブログネタの一つでUPすると思いますので、ここでは詳しく書きませんが、長年トップを守っていた大京アステージ社が日本ハウズイング社にぬかされました。グループ別ランキングでは、大京グループが一位を死守しましたが、単独トップを抜かされてかなり悔しい思いをしているのではないのでしょうか？大手管理会社＝信頼できる管理会社と言うわけではありません。受託戸数を増やすしている管理会社＝評判の良い管理会社ではありません。リプレイスで仕事を増やすためにはどうすれば良いのか？管理組合に対する「見せ」が上手で、魅力的な金額を提示すれば、管理を受託できます。逆に管理受託数をリプレイスで増やすことができない大手管理会社は、親会社の供給に頼り切って積極的に市場開拓する意欲が少ない、管理組合に対する見せが下手、魅力的な金額が提示できない、いずれか3つの理由です。大手管理会社は、インターネットのホームページを必ず持っています。最近の傾向をみると、管理組合からの見積依頼はインターネットから大手管理会社を選び問い合わせをします。積極的に営業行為をする独立系管理会社を除いて、それなりの内容があるホームページを持っている管理会社であれば、同じくらいの問い合わせがあるはずなのです。リプレイスが下手な管理会社が、契約している管理組合に良い提案ができる、適正な金額を提示できているとは思えません。リプレイスが上手な管理会社はどうなの？と言うと、管理組合に対する「見せ」はあくまで営業トークで、管理組合の立場でマンション管理を考えているわけではありません。独立系管理会社が目立って供給数を増やしているのは、営業部隊に人員を割いていることと、積極的な営業活動をしていること、不動産系列管理会社の提案が情けないことにあります。独立系は提案書の作りこみと営業戦略がうまいので、提案が下手な不動産系列の管理会社より仕事が多く取れるだけです。不動産系列の管理会社は、親会社の悪い部分ばかり真似して、親会社が得意分野とする営業手法を吸収しようとしないのかが不思議です。リプレイスにおいて差が出るのは、独立系管理会社は特別すごいことをしているわけではなく、不動産系列の管理会社が不甲斐ないだけです。不動産系列の管理会社さん。独立系管理会社と同じくらい営業努力をすれば、仕事が取れるのですよ！こんな低レベルな受注競争（リプレイス）をしているわけですから、いつまでたっても管理組合が満足するサービスを管理会社が提供できないのです。リプレイスをする大多数の管理組合が最終的に「お金」で管理会社を選ぶのは、提案を聞く限り、どこの管理会社も対して変わらない？と思ってしまうからではないのでしょうか？にほんブログ村
2010.05.28
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総会における計画と報告の重要性
「マンション管理奮闘記」のイダケンです。年１回行われる通常総会で事業報告、事業計画の承認を行っていますか？管理規約では、決算書・予算書の承認に合わせて事業報告・事業計画の承認を得ることが義務付けられています。ＬＥＶＥＬ１：決算書と予算書の承認のみを行う管理規約上不十分です。ＬＥＶＥＬ２：決算書および予算書の他、管理会社が作成した管理委託業務を中心とした事業報告、事業計画の承認を行う理事会活動が反映されず、引継ぎに問題が起きます。また管理会社お任せでは、管理組合の主体性が失われますＬＥＶＥＬ３：決算書および予算書に合わせて、理事会が作成した事業報告および事業計画の承認を行う管理組合が主役となる運営を行うために、これを目指しましょう！新旧役員の引継ぎが円滑化され、問題の先送りや問題の風化が防ぐことができます。事業報告、事業計画はどのように作ればよいのでしょうか？それぞれ、別の書式に分けることが一般的ですが、管理組合の運営は継続性が重要と成るため、項目ごとに事業報告、事業計画を一つの様式にまとめてみても良いのではないでしょうか？サンプルを紹介します。第11期事業報告および第12期事業計画 １、大規模修繕の実施築１０年を超え、大規模修繕実施の準備を進めています。第11期事業計画では、第12期の工事実施を目標に理事会で準備を進めることが承認されました。第１１期事業報告第１２期事業計画建物修繕に関する全般を専門的に協議するために理事会の諮問機関として専門委員である「修繕委員」を結成しました（委員５名）第11期は４回の委員会を行いました３月の臨時総会において大規模修繕工事実施を前提とする建物劣化診断および設計業務を設計事務所に発注することが決定しました。 8月に建物診断業務が完了し、報告会を開催する予定です診断結果に基づき、具体的な資金計画および改修プランを立て、専門委員会が中心となって、工事業者選作業を実施します。12月までに臨時総会を開催し、大規模修繕発注の詳細を決定します1月工事開始を目指しますワード形式（doc)による雛形をご希望の方は、メールください。イダケンは頑張る管理組合を応援しています！イダケンを応援してくださる方は↓↓のバナーをクリックしてください＾＾にほんブログ村
2010.05.27
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６月期管理組合向けセミナーのご案内
「マンション管理奮闘記」のイダケンです。6月期セミナー開催のご案内参加ご希望の方は、問合せフォームよりお申込みください。2010年6月20日（日）10:00～12:30 定員８名（完全予約制）テーマ／１、「管理会社を使いこなす！」せっかく委託費を払っているのですから、管理会社からサービスを目いっぱい引き出しましょう。管理会社の実情から、使いこなしテクニックまでを解説します２、「目覚めよ！無関心・非協力組合員」組合員の関心を高め、協力を得られる手法をレクチャーします。管理組合運営の障壁となるこの問題を少しでも解消できれば！３、「意見・交換会」会場／マンション管理支援事務所応接スペース（案内図）参加費／無料対象／分譲マンション区分所有者、管理組合役員、専門委員会定員／８名（最低２人以上参加申し込みから開催致します。開催の可否は３日前までにご連絡致します）申込締め切り／６月１６日（水）詳細はこちらのページをご覧下さい。http://www.11kanri.com/seminar.html※7月に以前の日記で予告しました、交流会を開催予定です！http://house.blogmura.com/mansionkanri/
2010.05.25
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管理費等滞納の問題解決
『マンション管理奮闘記』のイダケンです。管理費等滞納問題に頭を悩ませている管理組合さんは多いのではないでしょうか？管理費等滞納問題は、支払わない理由は様々ですが、多々あるマンション管理問題の中では、「支払うか」「支払わないか」問題の論点がはっきりしているので、私は解決が難しい案件とは思っていません。どのような理由にあるにせよ、分譲マンションを購入すれば、管理費等は支払わなくてはならないのです。「分譲マンションを所有する資格＝ルールを守る、管理費等を支払う」なのです。確かに滞納理由によっては解決まで時間がかかることがあります。しかし、早期解決を目指し、管理組合が先手先手を打ってさえいれば、一部の滞納区分所有者を除ければ問題が大きくなること、長期化することはないと考えています。最近のコンサルタント事例をご紹介します。ちょうど一年前に１０年以上督促業務が不十分であった小戸数マンションの管理組合と顧問契約を締結。当事務所と契約締結時には累計滞納額が間もなく１０００万円に届くような状況で、他の組合員は回収をあきらめかけていました。契約当初、私が一年以内に半分、うまくいけば７、８割方目処が立ちますと話をしたところ、出席した役員さんに鼻で笑われました。言葉こそださなかったものの、「良い所見せたくて、大見え切っているんだろう」と内心そう思っていたのかもしれません。契約後一年間、理事会とタッグを組んで地道に督促を続けた結果、来月に通常総会を迎える前に、約５０％の回収が実現、半分問題が片付いたのです。残り半分についても、債務承認書兼支払い計画書の提出がなされ、支払い計画に基づく分割支払いが滞りなく履行。すでに回収した分と合わせて７５％見通しがつくところまで行き着きました。７５％は何ら法的措置なしで解決に至りました。残り２５％は、行方不明区分所有者、すでに故人で相続人が決まっていない方、再三の督促を無視した方。当事務所と理事会の努力だけでは回収が困難と判断し、次回総会で訴訟の手続きに入る旨組合員のみなさまに説明する予定です。規約上、理事会決裁で法的措置を行使することが可能ですが、総会でなぜ訴訟を行うか理解をしてもらうために、事業計画に盛り込みました。回収業務については特別なマジックを使ったわけではありません。当事務所としては、様々な解決例から導き出された回収ノウハウを管理組合に提供をしたことと、管理組合の執行部たる理事会に対し奮起を促しただけです。（もちろん、管理組合任せにせずに実務面でのサポートもしています・・）契約当初、コンサルタント起用に疑心暗鬼で、私の説明に対して、半ば受け流すような対応をしていた役員さんから、「あなたが辞めてもらってはこまります」「あなたがいないと管理組合は機能しません」と言葉を頂きました。役員としてのポジショニングを十分理解され、必要があれば月２回でも、３回でも集まりましょう！と自ら率先して活動に取り組んでくれる意識の高い組合員さんからの一言。とても感動しました。ケースバイケースで、マンションによっては解決まで時間を要することがありますが、総額５００万円を超える累計滞納金を解決したケースはいくつもあります。当事務所は、管理費等滞納回収をメイン業務として行っているわけではありません。あくまでもコンサルタント業務の中の一部にすぎません。どのような事案に対しても最善の解決方法を導く。これがマンション管理士のスキルだと思います。http://www.11kanri.com/erabarerukanrisi.htmlこのページの「マンション管理士の役割」「優れたマンション管理士とは？」に書かれている内容を実践した事例です。営業トークで良いことを並べるのは簡単です（簡単とは言ったものの、実は私は「営業トーク」が不得手です）。絵にかいたモチになった時に、一番がっかりするのはコンサルタントに高いお金を払う管理組合さんです。管理会社に好き放題やられ、大規模修繕コンサルタントに高いだけで身のない仕事をされ、「ニワカ」マンション管理士に管理組合内部を引っかき回される。いつも犠牲になるのは、知識・経験に乏しい管理組合さんです。善良な管理組合さんの期待に応えることができるよう、今に甘んじることなく、これからも頑張っていきますので、皆様応援よろしくお願いします！ にほんブログ村
2010.05.24
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近況
「マンション管理奮闘記」のイダケンです。１、目指せ10000アクセスこのままのペースで行けば、目標にしていた月10000アクセスがぎりぎりクリアできそうです。ブログではなく、事務所のホームページですけど・・因みにこちらのブログは月3000－4000アクセスを頂いています。拙い文章ですが、これからも応援よろしくお願いします。２、新ホームページ伝えたいことがなかなか文章に出来ないため、事務所のホームページをアウトソーシングしました。誠実で私の意図を汲み取ってくれる方が製作しているので、試作版からほとんど修正なしでアップできました。今までのホームページは、手作りで思い入れがあるのでそのまま生かしておきます。あたりまえですが、内容が多々かぶりますが、よろしければ事務所新ページをご覧下さい。http://www.idaken.net/にほんブログ村
2010.05.21
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PDFファイルの加工
「マンション管理奮闘記」のイダケンです。インターネット上での参考資料や申込書は、データ容量が軽いPDF形式のファイルを用いることが一般的になっています。PDFファイルの閲覧は、無料でダウンロードできるAdobe Readerで簡単にできますが、編集するためには高価なソフトが必要になります。当事務所では、PDFファイルを編集する際には、汎用ワープロソフトのWord形式に変換しています。Word形式への変換ソフトは市販されていますが、下記サイトで無料で、指定のメール先にWord形式に変換したデータを送ってもらうことができます。http://www.pdftoword.com/【手順】STEP1：PCにダウンロードしたPDFファイルを指定↓STEP2:ワード形式へ変換する場合、docをチェック↓STEP3：メール送信先を入力国土交通省の添付資料は基本的にPDFファイルです。変換することで、総会・理事会資料作りが効率的に進みますよ！Officeがない場合は、無料でダウンロードできるのオープンオフィスを利用し、PDFから変換したファイルを編集することが可能です。日本ブログ村に参加しています。コチラをクリック♪♪にほんブログ村
2010.05.17
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住宅版エコポイント制度
「マンション管理奮闘記」のイダケンです。 平成21年12月に緊急経済対策が閣議され、「住宅版エコポイント」制度が創設されました。エコポイントの発行対象は、窓の断熱改修（窓・ガラス交換および内窓設置）および外壁、天井または床の断熱材の施工です。大規模修繕において、住戸サッシュおよび玄関扉を交換する際に、エコポイントの対象になる場合があります。窓ガラスを交換することによって、断熱性能・防音性能・防犯性能が向上するメリットがあります。なお、エコリフォームの対象期間は平成22年1月1日から12月31日までの着工することが条件になります。サッシュや玄関扉の交換を検討している管理組合は、エコポイントが助成金代わりになります。修繕積立金が不足しているが、窓の交換をしたいと言うマンションに対しては、各サッシュメーカーで、アルミサッシや玄関扉のリースプランも準備しているようです。【トステム】http://www.tostem.co.jp/iedukuri/ecopoint/default.htm?top-main-ecopoint【ＹＫＫ】http://www.ykkap.co.jp/info/ecopoint/index.asp【新日軽】http://www.shinnikkei.co.jp/ecopoint/dokuhon/【不二サッシ】http://www.fujisash.co.jp/hp/special/ecopoint/index.htm【三協立山アルミ】http://www.sankyotateyama-al.co.jp/ecopoint/index.html にほんブログ村
2010.05.13
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管理会社を斬る（その２：ＮＨ社）
「マンション管理奮闘記」のイダケンです。「管理会社を斬る」第２段のターゲットは、独立系大手、管理業界の黒船とも言われたＮＨ社です。誰もが見ることができるホームページから、管理組合運営バックアップ体制を分析します。チェックポイント各社アピールフロントマン一人当たりの担当物件数 マンションへの巡回数1.月に３回以上フロントマンへの教育2.最先端のカリキュラムと最新鋭の研修センターフロントマンへの社内バックアップ3.支店・本社バックアップ部門の充実 その他の特長4.コミュニティ形成の手伝い 5.防災・防犯コンサルティング 評価は◎とても評価が出来る、○評価ができる ●着眼点は良いがもう一息 △普通 ×視点がずれているです 1.「月に３回上のフロントマン巡回」◎この回数をノルマにしているのは現場第一主義と胸を張って言えることです。。ただ、どのような形で巡回しているかが重要になります。現場に出向き、ちらっと顔を覗かせただけでは３回巡回したとしても中身のないものになります。管理員の勤務時間内に巡回したのか？建物内を隈なく歩き回り、チェックしたのか？詳細を管理組合に報告していれば、非常に評価の高い業務であると思います。 2.「最先端のカリキュラムと最新鋭の研修センター」○管理業務主任者の国家資格者であることは、フロントマンとしてごくあたりまえのことで、資格バックアップをアピールしても、管理組合にとってはあまり魅力に感じることではないでしょう。自社で研修センターをもっていることは大手ならではのメリットがあると思います。また、「認定職業訓練校」に認定されていることは、研修カリキュラムを工夫していることの表れでしょう。研修を「人によって管理レベルのバラつきが出ない」ためと位置付けていることは○です。 3.「支店・本社バックアップ部門の充実」●分業していますのアピールです。これはフロントマン依存体質の管理業界の欠点をよくわかっていることを示し評価できます。しかしながら、反面分業することで、フロントマンの知識・経験の範囲を狭め、窓口の一本化が図れない場合があること、対応がたらいまわしになることが懸念されます。フロントマン個人依存にならぬためにどういう対応をしているのか？ここまで突っ込んだアピールが欲しいところです。 4.「コミュニティ形成の手伝い」○平成１６年に改定された標準管理規約に盛り込まれた「コミュニティ形成」を支援することは、管理組合にとってメリットがあります。イベント企画、広報誌の発行、ホームページ制作などの手伝いを管理会社が行うそうです。また、具体的な方策を示されていないものの、管理会社が地域コミュニティー形成の手伝いをするという着眼点は良いと思います。 5.「防災・防犯コンサルティング」●「コミュニティ形成の手伝い」と同様に、管理組合の要望がない限り、管理会社から積極的に行動を起こさない業務です。アピールはしているものの、具体的に何をするのが？いま一つ伝わらないのが残念な点です。 他の業務についても、非常にアピールが上手です。しかし、不思議なことにピンときません。なにか理想と現実のギャップがあるのではと感じてしまいます。なぜなら、この業務を本当にフロントマンがこなせるのか？と言う裏付けに欠けるからです。研修がどんなにしっかりしていても、バックアップをしっかりしても、ハードルが高いノルマを社員に課しても、社員の意識が低かったり、離職率が高かったりすると、レベルが高いサービスを提供することができません。 「管理会社を斬る」の注意ですが、ホームページ上からの評価で、実態の管理と異なることがあることをご理解ください。実態と異なる可能性があることを日記に示す理由は、管理会社の良し悪しを見極めるポイントを管理組合の皆様に理解して頂きたいからです。リプレイスをする大多数のマンションは、管理会社が提案する「良いことづくめ」の提案書と饒舌な説明を過信し、「良い管理」をしてもらえるだろうと錯覚します。本質を見極め、良いパートナーと長くお付き合いして下さい！ にほんブログ村
2010.05.12
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管理会社を斬る（シリーズ１：DA社）
こんにちは「マンション管理奮闘記」のイダケンです。 ホームページから判断する管理会社「管理会社を斬る」をスタートします。管理会社は広範囲な管理業務を行っていますが、「管理会社を斬る」で着目したのは組合運営支援業務のうち、総会・理事会支援です。管理会社に対する不満がある場合、８割方フロントマンを中心とした管理組合運営対応の不出来が原因であると考えています。はっきりいって大手であるほど、当事務所への相談が多いので、実態はよくわかっています。が・・あえて誰もが情報を共有できるインターネットホームページからチェックしました。ホームページをみると、良いことばかりを並べていて参考にならないのでは？と思いがちですが、会社の姿勢、何を重点に置いているのか？感覚のズレを垣間見ることができます！リプレイスを検討する管理組合はもちろん、サービスを提供する管理会社にも是非読んで頂きたいと思います。はっきりいって、管理会社は井の中の蛙で、管理組合が望むサービスは何かを勉強しなさすぎです。もっと外に目を見て、他社のサービスで優れているものはないか？管理組合が望むサービスは何のかをきちんと学んで頂きたいものです。因みにこの日記では、悪しき「削減屋」のような、重箱の隅をつつき、管理会社の不出来を見つけ管理組合の不安・怒りを煽ることを目的としていません。（辛口派の方は物足りない内容かもしれませんが・・）チェックポイントの項目詳細については、「管理会社変更・見直しの極意」を参考にしてください。前置きが大変長くなりましたが・・記念すべき最初のターゲットは、業界大手誰もが知るあのブランドマンションを管理するDA社です。チェックポイント各社アピールフロントマン一人当たりの担当物件数 マンションへの巡回数 フロントマンへの教育2.教育担当トレーナーの設置 フロントマンへのバックアップ3.バラつきがでない安定したサービス4.フロント業務に特化したことでミスを防止5.イントラネットへ情報共有その他の特長1.理事会議事録の複写6.２４時間体制のシステム評価は◎とても評価が出来る、○評価ができる ●着眼点は良いがもう一息 △普通 ×視点がずれているです1.「理事会議事録の複写」○是非これは全ての管理会社で実施してもらいたいと思います。理事会中に速記議事録をつくり、一番記憶が新しいうちに役員さんに内容をチェックしてもらい、それを議事録とするものです。あとから正本をつくるにしても、役員が事前に合意した速記議事録をもとに正確な内容の議事録がつくることができます。2.「フロント担当者ごとに教育担当トレーナーを配置」◎社内研修制度をアピールする管理会社は多いのですが、ありきたりの全体ミーティングスタイルの研修では、あくびをかいて馬耳東風のフロントマンが多いのでは（毒）。専属トレーナーを配置し、教育するのは、具体的なバックアップ体制として非常に評価できます。3.「バラつきが出ない安定したサービス」○フロントマン（物件担当者）の個人能力差が出やすいこの業界、ここをアピールポイントにしたのは○です。具体的な内容は３を除く１から６に書かれていることになります。4.「フロント業務に特化したことでミスを防止」●分業していますのアピールです。これはフロントマン依存体質の管理業界の欠点をよくわかっていることを示し評価できます。しかしながら、反面分業することで、フロントマンの知識・経験の範囲を狭め、窓口の一本化が図れない場合があること、対応がたらいまわしになることが懸念されます。5.「本社で事例を集約しイントラネットを活用し全社に情報提供。全ての社員が共有」○フロントマン（物件担当者）が見なければ意味がありませんが（毒）。ノウハウの共有を社内システムで行うのは大手ならではのスケールメリットだと思います。6.「24時間体制のセキュリティシステム」△大手管理会社では自社２４時間コールセンターは一般的です。昼と夜とでは担当する社員が全く違います。夜担当はフロントマン（物件担当者）ではなく、管理組合運営のケアができる人間ではないのです。情報をイントラネット（社内コンピュータ共有システム）で確認できるのは的確な指示を出せるメリットはありますが、運営に対するきめ細かい対応のレベルには至らないと思います。フロントマンが宿直・交替制で「現場を知る人間」が直接対応するのであれば○の評価をします。「管理会社を斬る」の注意ですが、ホームページ上からの評価で、実態の管理と異なることがあることをご理解ください。実態と異なる可能性があることを日記に示す理由は、管理会社の良し悪しを見極めるポイントを管理組合の皆様に理解して頂きたいからです。リプレイスをする大多数のマンションは、管理会社が提案する「良いことづくめ」の提案書と饒舌な説明を過信し、「良い管理」をしてもらえるだろうと錯覚します。本質を見極め、良いパートナーと長くお付き合いできるよう当事務所は応援しています。 にほんブログ村
2010.05.10
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特例が標準化している歪なマンション管理
「マンション管理奮闘記」のイダケンです。毎日ｊｐに、四国徳島県のマンションで、管理会社が１０００万円を横領したとのニュースが掲載されていました。今年５月施行の法改正による、従来の支払い一任方式、収納代行方式は、イ）方式に名前を変えて、修繕積立金と管理費余剰金については収納口座（管理費等の入出金を行う口座）から一月以内に保管口座（修繕積立金、管理費余剰金を保管する口座）に移しかえを行うことが義務化されました。そもそも、イ方式（旧：支払い一任方式および収納代行方式）は、管理会社が一定の条件を満たした時に認められる、特例の出納方式なのです。従来の原則方式（現：ハ方式）を基本的出納方式としながら、この方式を採用するのは少数派。特例であるイ方式（またはロ方式）を採用する管理会社が多いのが実態なのです。管理会社にとって仕事がしやすいがゆえに採用される「特例」方式。この形態が事実上標準化していることで、過去様々な不正処理が行われ、善良な管理組合は被害にあってきました。指針と実態がそぐわない歪な状況。特例をどうこうする前に、望ましい形態とする原則方式を標準化する動きをとるべきだと思います。国土交通省は管理業者に甘すぎます。 にほんブログ村
2010.05.08
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管理組合を手篭めにするのは管理会社ばかりではない
「マンション管理奮闘記」のイダケンです。 某コンサルタント会社の話。現在のマンション管理契約状況を反映していない、使い回しの共通仕様書をもとに管理会社に見積を依頼。管理会社が不明点、疑問点を指摘すると、各社の解釈にお任せ。各社提出の見積金額の平均額を開示するか、積算単価を見せ、どこまで削減が可能か各社にネゴシエート。引継ぎ、委託契約書の締結は新旧管理会社任せ。・・・痒いところに手が届きません。管理組合が気付かない部分は、某コンサルタント会社も気付きません。・・この仕事量で、年間削減金額の５０％を請求。契約終了後、クレームがあっても、全て新管理会社の責任。・・月刊誌に記事を出す名の知れたコンルタント会社がこういう状況です。管理会社にすき放題やられ、救世主とばかり入ったコンサルタントが更に荒らす。善良な管理組合が気の毒で仕方がありません。にほんブログ村
2010.05.07
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問題解決が難しい事案【真っ二つ分かれた管理組合】
「マンション管理奮闘記」のイダケンです。年齢層、家族構成、利用目的、所有年数等が異なる組合員で構成される管理組合では、総会や理事会において様々な意見が発言されるのは当然のことです。いろいろな考え方を、まとめていく総会の合意形成は、簡単なことではありません。個々の組合員の考え方が管理組合運営に反映されるとは限らない分譲マンション。しかしながら、自分の意見が絶対で、人の意見に対し聞く耳を持たない組合員がいます。こうした自己主張の強い方が、管理組合にとって影響力の強い立場になると大変です。誰が聞いても正しいと思う意見を言う時は良いのですが、個人の主観で大多数の方が首をかしげるような発言をすると、理事会や総会で反対意見が出ます。自己主張の強い方は、多くの反対意見があっても、自分が正しいと思っているのですから、民主主義の原則を無視して、強引に自分の意見を通そうとします。無理を通せば道理引っ込むで、争いごとを嫌う組合員が多い場合は疑問に感じつつも、自己主張の強い方と意見にしぶしぶ従うことになります。その結果、独裁政権が始まります。また、自分の意見に強固に反対する方がいれば、自己主張の強い方は影響力を行使し取り巻き集団を作り、反対派をつぶしにかかります。反対派は負けじと対決姿勢を強くします。感情論による喧嘩が始まった時は、もはや話し合いによる解決が成り立ちません。誰かが仲裁に入ったとしても、少しでもどちらかの意見を尊重する意見をいったならば、反対勢力と認識し、聞く耳を持ちません。管理組合は真っ二つに分かれることになれば、総会ではシーソーゲームが始まります。どちらの考えにも属さない中立な組合員へ、しつこい説得工作を行い票の取り合いをします。片方の意見が総会で決まれば、その決議を否決する議案を請求。管理組合運営が一向に前に進まなくなります。組合員が所有マンションで暮らす実需マンションでは少数事例ですが、賃貸率が高いマンションやリゾートマンションではこうした問題が頻繁に発生しています。解決にはとても時間がかかり、住民間がぎくしゃくした住みにくいマンション。管理の課題が何ら解決しないスラム化マンションとなり、結果的に資産価値を落とす原因となります。にほんブログ村
2010.05.04
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